MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Wenn der Exchange-Server weit ist - mit Outlook unterwegs

Outlook offline: Erstellung eines Offline-Ordners

Was ist ein Offline-Ordner? Was beinhaltet er? Wie kann ich einen Offline-Ordner einrichten? Ist ein Offline-Ordner gleichzeitig auch eine Sicherungsdatei?

Wenn MS Outlook Client von MS Exchange-Server ist, dann liegen die Daten des Postfachs (Mails, Termine, Kontakte etc.) zunächst nur auf dem Server. Diese Konstruktion ermöglicht, dass z.B. Regeln auch dann auf Ihre eingehenden Mails angewendet werden können, wenn Ihr Computer nicht in Betrieb ist, dass andere (im Rahmen von Berechtigungen) Ihre Ressourcen verwenden können, der Zugang über das Web (Outlook Web Access) ermöglicht wird etc.

Register Erweitert - aktivieren Sie beide Kontrollkästchen

Damit Ihre Daten schnell genug auf Ihrem Client verfügbar sind (bzw. auch dann verfügbar sind, wenn die Verbindung gerade unterbrochen ist), gibt es den Exchange-Cache-Modus (=lokale Kopie Ihres Postfachs). Hierbei handelt es sich um eine Datei mit der Erweiterung .ost. Wenn der Exchange-Cache-Modus installiert ist, können Sie MS Outlook auch offline verwenden (Reise).

Zusätzlich zu der Synchronkopie Ihres Postfaches enthält der Offline-Ordner auf Wunsch auch jene öffentlichen Ordner, die Sie in die Favoriten gezogen haben und von denen Sie bestimmt haben, dass sie offline zur Verfügung stehen sollen.

So richten Sie den Offline-Ordner ein und bereiten die Offlinefavoriten vor:

  1. Wählen Sie im Extras-Menü E-Mail-Konten...

  2. In dem Dialogfenster wählen Sie Vorhandene E-Mail-Konten anzeigen oder bearbeiten und klicken auf Weiter.

  3. In der Liste der E-Mail-Konten markieren Sie Microsoft Exchange Server und klicken auf Ändern...

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exchange-Cache-Modus verwenden. Klicken Sie nun auf Weitere Einstellungen... Gehen Sie in das Register Erweitert und aktivieren Sie Öffentliche Ordner Favoriten downloaden.

  5. Mit der Schaltfläche Einstellungen Offline-Ordnerdatei... könnten Sie noch Speicherort und Verschlüsselung für den Offline-Ordner auswählen.

Serververbindung

Der jeweilige Status der Verbindung zwischen MS Outlook und MS Exchange kann in der Statusleiste unten rechts abgelesen werden.
Wichtig zu wissen
: Ein ost.file ist jedenfalls keine Sicherung der Informationen, die im Postfach gespeichert sind bzw. die auf dem Exchange-Server liegen. Diese Sicherungen müssen vom Server-Administrator (in hoffentlich regelmäßigen Abständen) mit Befehlen, die u.a. Serverbetriebssysteme bieten, durchgeführt werden.

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