MS Outlook 2003 für Fortgeschrittene

Terminkoordination, Meetingplaces etc. - Kalender für Fortgeschrittene

Die Suche nach der Lücke: Terminkoordination

Ich möchte mit Hilfe von MS Outlook einen Termin mit einem Kollegen vereinbaren - wie geht das? Wie kann ich die Verfügbarkeit von Kollegen feststellen?

Bild vergrößernDas Register Terminplanung des Dialogfensters Besprechung

MS Outlook erleichtert die Organisation von Meetings durch die Suche nach der nächsten gemeinsamen Terminlücke. So koordinieren Sie ein Meeting:

  1. Symbol Neu Tragen Sie zunächst einen Termin in Ihren Kalender ein (Markieren und Symbol Neu). Die Zeiteinstellungen sind dabei nur vorläufig.

  2. Schaltfläche Weitere Einladen Register Terminplanung, Schaltfläche Weitere einladen: Es erscheint das Adressbuch, aus dem Empfänger der Einladung ausgewählt und in die drei Felder Erforderlich ->, Optional ->, und Ressource -> eingetragen werden können. Ressourcen sind z. B. Konferenzräume, Projektoren etc. Die erste ausgewählte Ressource sollte ein Raum sein, weil diese automatisch als Besprechungsort eingetragen wird. Eingeladene Ressourcen bleiben den Teilnehmern verborgen (ausgenommen der Besprechungsort). Schließen Sie das Dialogfenster mit OK.

  3. AutoAuswahl Zurück im Register Teilnehmerverfügbarkeit überprüfen Sie, ob die ausgewählte Zeit in Frage kommt. Mit den Schaltflächen << und AutoAuswahl>> kann automatisch eine Zeit ausgewählt werden, zu der alle Teilnehmer und Ressourcen verfügbar sind. Ein Zielen auf einen Termin eines beliebigen Teilnehmers macht - unter der Voraussetzung entsprechender Berechtigungen - den Betreff des Termins sichtbar (ausgenommen private Termine). Mit der Schaltfläche Optionen können Sie wählen, ob nur die Arbeitsstunden angezeigt werden. Mit der dortigen Schaltfläche AutoAuswahl kann z.B. gewählt werden, welche Personen und Ressourcen in die Planung miteinbezogen werden sollen.

  4. Senden Klicken Sie Senden, um die Einladung nun zu versenden.

Wenn der Besprechungsleiter eine Besprechung verschiebt, so wird automatisch an alle Teilnehmer eine Aktualisierung gesendet. Ebenso wird beim Löschen an alle eine Absage gesendet.

Ressourcen-Verwaltung

Ressourcen sind prinzipiell ganz normale Postfächer, die vom Administrator eingerichtet werden. Diese werden häufig so eingerichtet, dass sie auf Besprechungsanfragen automatisch reagieren (akzeptieren oder ablehnen). Es kann aber auch sein, dass eine bestimmte Person eine Ressource verwaltet.
Wichtig bei der Besprechungsplanung ist, als Beginndatum und -zeit den frühestmöglichen Termin einzugeben. Das Ende sollte so gesetzt werden, dass es die voraussichtliche maximale Dauer der Besprechung widerspiegelt.

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