Nachrichten lassen sich mit verschiedenen Dringlichkeiten, Fälligkeitsdaten und Ablaufdaten versehen. Ebenso kann die Übermittlung verzögert werden und eine Lesebestätigung angefordert werden.

Mit Hilfe von Abstimmungsschaltflächen können elektronische Umfragen durchgeführt werden. MS Outlook unterstützt den Anwender bei der Auswertung der Antworten.

Im Notfall lassen sich Nachrichten unter bestimmten Voraussetzungen zurückrufen. Leider können Sie sich darauf aber auf keinen Fall verlassen! Nachrichten lassen sich auch bequem erneut versenden. Begonnene Nachrichten speichern sich automatisch nach 3 Minuten im Ordner "Entwürfe".

Die Windows SharePoint Services stellen ein Informationsportal dar, dass auf komfortable Art und Weise Teams zur Kommunikation dienen kann. In Windows SharePoint Services können Teams Dokumente ablegen, Kalender führen, Aufgabenlisten anlegen, Umfragen durchführen etc. Im Zusammenhang mit MS Outlook sind die Windows SharePoint Services vorteilhaft, da Sie dort Beilagen zentral ablegen können und Empfängern Ihrer Mails nur noch den Hyperlink dazu senden müssen. Weiterer Vorteil: Es kursieren nicht mehr mehrere Versionen Ihres Attachments!

MS Outlook hat einen Filter, um ungewünschte Mail automatisch aus dem Posteingang zu entfernen. Sie können nicht erkannte Junk-E-Mail manuell mit dem Kontextmenü eines solchen Mails und dem Befehl Junk-E-Mail entfernen. In dem selben Untermenü befindet sich auch ein Befehl für die entsprechenden Voreinstellungen.

Mit Information Rights Management können Sie die Berechtigungen an einem Mail einschränken. Somit erreichen Sie, dass Empfänger Ihrer Mail nur in einem klar von Ihnen definiertem Rahmen mit diesem Mail umgehen können und insb. vertrauliche Mails Ihre Firma nicht verlassen können. Voraussetzung für die Verwendung von Information Rights Management ist die Installation der entsprechenden Software, ein entsprechender Server in Ihrer Firma und Microsoft Passport (wenn solche Mails auch an Empfänger außerhalb Ihrer Firma gesendet werden sollen). Empfänger eingeschränkter Mail benötigen auch MS Outlook 2003 (oder jünger).

Mit Hilfe der Verschlüsselung können Sie E-Mails so versenden, dass diese nicht mit vertretbarem Aufwand unterwegs gelesen werden können. Mit Hilfe der digitalen Unterschrift können Sie erreichen, dass Empfänger eines E-Mails sich darauf verlassen können, dass tatsächlich SIE dieses Mail geschrieben haben. Verschlüsselung und digitale Unterschrift beruhen auf Public-Private-Key Technologien, d.h. Sie verschlüsseln ein Mail mit Ihrem privaten und dem öffentlichen Schlüssel des Empfängers - Empfänger entschlüsseln mit Ihrem öffentlichen Schlüssel und dem eigenen privaten Schlüssel.