MS Outlook als "CRM-Tool": Kundenkontakte mit Outlook verwalten

Kundenpflege mit Bordmitteln

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Stand: 14. Oktober 2013 (aktualisiert)

Kundenpflege

Die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer kommen ohne Spezial-Software für "Customer Relations Management" (CRM) aus. Die Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten sowie die Inhalte der wichtigsten Geschäftsvorgänge lassen sich auch auf einfachere Weise verwalten. Am Beispiel der Basis- und Komfortfunktionen von MS Outlook zeigen wir, was mithilfe einer weit verbreiteten Standard-Software bereits möglich ist.

Customer Relations Management (CRM) ist ein anspruchsvolles Konzept. Der Deutsche Direktmarketing Verband definiert es so: "CRM ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Unternehmensführung. Er integriert und optimiert abteilungsübergreifend alle kundenbezogenen Prozesse in Marketing, Vertrieb, Kundendienst sowie Forschung & Entwicklung. Dies geschieht auf der Grundlage einer Datenbank mit einer entsprechenden Software zur Marktbearbeitung und anhand eines vorher definierten Verkaufsprozesses. Zielsetzung von CRM ist dabei die Schaffung von Mehrwerten auf Kunden- und Lieferantenseite im Rahmen von Geschäftsbeziehungen".

Für kleinere Unternehmen liegt diese Latte oft genug zu hoch. Selbst bei einer überschaubaren Kundenzahl bereitet es vielen Selbstständigen und Unternehmern bereits Mühe, ...

  • aktuelle Stammdaten im schnellen Zugriff zu haben,

  • die wichtigsten Geschäftsprozesse zu dokumentieren sowie

  • vorhandene Kontakte regelmäßig zu pflegen und mögliche Vertriebsaktivitäten im Auge zu behalten.

Bitte beachten Sie: Die folgenden Tipps & Tricks sollen nicht den Eindruck vermitteln, bei Outlook handele es sich um eine CRM-Software. Vielmehr zeigen wir anhand einer weit verbreiteten Standard-Software, wie sich typische betriebliche Vorgänge bereits mit "Bordmitteln" recht professionell erledigen lassen.

Outlook: Mehr als ein E-Mailprogramm

Für viele betriebliche Aufgaben ist keine Spezialsoftware erforderlich: Zum brauchbaren Einsteiger-Werkzeug taugt zum Beispiel schon der Personal Information Manager "MS Outlook", der als Teil der MS-Office-Version 2007 nach wie vor besonders weit verbreitetet ist. Erstaunlich in Anbetracht des hohen Verbreitungsgrades von Outlook: Viele nützliche und komfortable Funktionen, durch die die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern einfacher wird, sind den Anwendern nicht bekannt.

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Danke für Ihre Rückmeldung. Sie haben völlig Recht: Zur vollwertigen CRM-Software wird Outlook auch mit den im Beitrag vorgestellten Funktionen nicht. Deshalb ist in der Überschrift ja auch von "Kundenpflege mit Bordmitteln" die Rede - und das "CRM-Tool" in Anführungszeichen gesetzt.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Guter Beitrag um einige Funktionen zu entdecken. Aber wo sind die Auswertungen? Gerade diese sind ausschlaggebend für CRM.

low-level-info

viele Anregungen um sich im unübersichtlichen Outlook vielleicht doch mal mit den "versteckten" Optionen zu beschäftigen. vielleicht mal bei Gelegenheit auf die aktuelle Version Aktualisieren

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