Die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer kommen ohne Spezial-Software für "Customer Relations Management" (CRM) aus. Die Kontaktdaten von Kunden und Lieferanten sowie die Inhalte der wichtigsten Geschäftsvorgänge lassen sich auch auf einfachere Weise verwalten. Am Beispiel der Basis- und Komfortfunktionen von MS Outlook zeigen wir, was mit Bordmitteln bereits möglich ist.

Customer Relations Management (CRM) ist ein anspruchsvolles Konzept. Der Deutsche Direktmarketing Verband definiert es so: "CRM ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Unternehmensführung. Er integriert und optimiert abteilungsübergreifend alle kundenbezogenen Prozesse in Marketing, Vertrieb, Kundendienst sowie Forschung & Entwicklung. Dies geschieht auf der Grundlage einer Datenbank mit einer entsprechenden Software zur Marktbearbeitung und anhand eines vorher definierten Verkaufsprozesses. Zielsetzung von CRM ist dabei die Schaffung von Mehrwerten auf Kunden- und Lieferantenseite im Rahmen von Geschäftsbeziehungen".

Für kleinere Unternehmen liegt diese Latte oft genug zu hoch. Selbst bei einer überschaubaren Kundenzahl bereitet es vielen Selbstständigen und Unternehmern bereits Mühe, ...

• aktuelle Stammdaten im schnellen Zugriff zu haben,

• die wichtigsten Geschäftsprozesse zu dokumentieren sowie

• vorhandene Kontakte regelmäßig zu pflegen und mögliche Vertriebsaktivitäten im Auge zu behalten.

Outlook: Mehr als ein E-Mailprogramm

Für diese Aufgaben ist keine Spezialsoftware erforderlich: Zum brauchbaren Einsteiger-Werkzeug taugt zum Beispiel schon das weitverbreitete MS Outlook. Erstaunlich in Anbetracht des hohen Verbreitungsgrades von Outlook: Viele nützliche und komfortable Funktionen, durch die die Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern einfacher wird, sind den Anwendern nicht bekannt.

Kontakte im Mittelpunkt

Dreh und Angelpunkt stellen dabei die Outlook-Kontakte dar: