DruckversionDatei-Überwachung
Datei-'Überwachung'
Das Einbinden beliebiger Dateien in die Outlook-Überwachung ist außerdem über den Windows Arbeitsplatz bzw. den Windows Explorer möglich:
Sie hangeln sich in der Dateiverwaltung bis zu der Stelle, an der das betreffende Dokument gespeichert ist,
ziehen das Datei-Symbol bei gehaltener linker Maustaste auf das Outlook-Symbol in der Statusleiste,
warten, bis sich das Outlook-Fenster öffnet,
lassen das Datei-Symbol auf Ihren "Aufgaben-Ordner" fallen ...
- und schon wird eine neue Aufgabe angelegt, in der eine Verknüpfung zu dem Dokument eingebettet ist. Dort können Sie ganz nach Belieben Erläuterungen einfügen, Erinnerungs-Termine vorgeben und, wie bereits gewohnt, den Bezug zu einem oder mehreren Kontakt(en) herstellen.
Blitz-Wiedervorlage für E-Mails und Aufgaben
Vergleichsweise selten eingesetzt wird schließlich eine andere, ganz besonders einfache und überaus nützliche Outlook-interne Erinnerungsfunktion: Bei geöffneten E-Mails aktivieren Sie die "Nachverfolgung" über einen Klick auf das rote Fähnchen.
So richten Sie eine Wiedervorlage ein.
Im Posteingang (und allen anderen E-Mail-Listen) können Sie die Nachverfolgung einzelner E-Mails auch direkt über das Kontextmenü (rechter Mausklick auf die E-Mail) einstellen. Den "Wecker" bei den Aufgaben stellen Sie durch das Abhaken vor der Option "Erinnern" und der anschließenden Auswahl von Datum und Uhrzeit. Zum gewünschten Termin öffnet sich dann das Outlook-Erinnerungsfenster.
Fazit
Zugegeben: Eine vollwertige CRM-Software ist Outlook auch mit den hier vorgestellten Funktionen nicht. Besser als der oft vorzufindende Mix aus E-Mailarchiv, separater Adressverwaltung, verstreuten Office-Dokumenten, Terminkalender, Aufgabenlisten und handschriftlichen Telefon- und Gesprächsnotizen ist die vorgestellte Outlook-Kundenkartei allemal.
Danke für Ihre Rückmeldung. Sie haben völlig Recht: Zur vollwertigen CRM-Software wird Outlook auch mit den im Beitrag vorgestellten Funktionen nicht. Deshalb ist in der Überschrift ja auch von "Kundenpflege mit Bordmitteln" die Rede - und das "CRM-Tool" in Anführungszeichen gesetzt.
Freundliche Grüße
Robert Chromow