Die Outlook-Terminverwaltung bietet zahlreiche Tages-, Wochen- und Monatsansichten. Nach wie vor fehlt Outlook jedoch eine Jahresübersicht, mit deren Hilfe sich zum Beispiel die zeitliche Verteilung größerer Projekte überwachen lässt. Möglich wird die "Jahresplaner-Ansicht" jedoch mit dem "Kalenderdruck-Assistenten" von Microsoft für Outlook 2007. Das kostenlose Zusatzprogramm taugt nämlich zum Glück nicht nur zum Drucken.

Outlook-Kalenderansichten: Alles da - bloß keine Jahres-Ansicht!

Outlook-Anwender müssen seit eh und je ohne Kalender-Jahresansicht auskommen.

Für Abhilfe sorgten lange Zeit nur externe Addins und Makro-Lösungen wie zum Beispiel ...

• Outlook Year View,

• OLXCal oder

• Yearly Calendar view for Outlook.

Diese kostenpflichtigen Zusatzprogramme waren zwar nicht immer gelungen, dafür aber zum Teil richtig teuer.

Microsoft-Freeware: Der Kalenderdruck-Assistent

Splash-Screen Kalender-AssistentUmso erstaunlicher, dass ein bereits seit Jahren verfügbares kostenloses Zusatzprogramm von Microsoft vergleichsweise wenig bekannt ist.

Der Kalenderdruck-Assistent für Microsoft Office Outlook 2007 ist in Sachen Funktionsumfang und Bedienerfreundlichkeit zwar keine echte Software-Offenbarung. Außerdem lässt er sich nicht direkt aus Outlook heraus aufrufen, sondern muss als externe Zusatzsoftware umständlich gestartet werden - und das zu allem Überfluss auch noch von einer gut versteckten Stelle aus.

Trotzdem ist das Tool einen Versuch wert: Die Freeware ist weit mehr als eine Erweiterung der unflexiblen Outlook-Druckfunktion. Und zwar weniger deshalb, weil es farbige Wandkalender und Einlageblätter für Terminplaner auf Basis mehr oder weniger geschmackvoller Vorlagen ermöglicht. Vielmehr sorgt die obligatorische Druckvorschau des Kalenderdruck-Assistenten faktisch für die lange vermisste Outlook-Jahresansicht. Der anschließende Ausdruck ist dann oft genug gar nicht mehr nötig.

Installation und Handling

Nach dem Download (14,5 MB) starten Sie die Installation per Doppelklick auf die Setup-Datei "CalendarPrintAssistant.exe". Anschließend rufen Sie das Zusatzprogramm über den Startknopf in der Taskleiste und dann "Alle Programme" - "Alle Programme" - "Microsoft Office" - "Microsoft Office Tools" - "Kalenderdruck-Assistent" auf:

Gut versteckt: So starten Sie den Kalenderdruck-Assistenten

Daraufhin sehen Sie sich einem separaten Programmfenster gegenüber, auf dessen rechter Seite Sie zwischen zahlreichen "Vorlagen" für ganz unterschiedliche Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresansichten wählen können. Für die Bildschirm-Jahresansicht am besten geeignet ist die Jahresvorlage "Jahr Frei/Gebucht 02 A3": Sobald Sie diese angeklickt haben, werden sofort sämtliche Termine und Aufgaben des aktuellen Jahres angezeigt.

Das Programmfenster des Kalenderdruck-Assistenten

Über die Werkzeugleiste "Kalenderansicht" wählen Sie aus, ob und wenn ja welche Inhalte Ihrer Outlook-Kalender und Aufgabenlisten angezeigt werden sollen. Wenn Sie anschließend die Werkzeugleisten am linken und rechten Fensterrand über den Schließknopf (oder den Menüpunkt "Ansicht") ausblenden und das Programmfenster maximieren, haben Sie in vielen Fällen bereits die lange vermisste Jahresansicht:

Die vollständige Jahresansicht

Sofern Ihnen diese Darstellung zu unübersichtlich ist und Sie lediglich einen Überblick über Ihre wichtigsten Projekte im Jahresverlauf bevorzugen, legen Sie einfach einen separaten Kalender in Outlook 2007 an ("Datei" - "Neu" - "Kalender") und lassen sich nur diesen in der Jahresansicht des Kalenderdruck-Assistenten anzeigen. Ganz gleich, für welche Inhalte Sie sich entscheiden: Sie können Ihre(n) Jahreskalender als Datei (*.CALX) an beliebiger Stelle auf Ihrem Rechner abspeichern und haben so jederzeit Zugriff darauf.

Licht und Schatten

Erfreulich: Obwohl es sich um ein externes Zusatzprogramm handelt, ist der Kalenderdruck-Assistent ganz eng mit Outlook verzahnt: So werden zum Beispiel Änderungen im Outlook-Kalender unverzüglich in der Jahresansicht dargestellt, ohne dass diese von Hand aktualisiert werden müssen.

Weniger erfreulich: Zwar lassen sich mithilfe des Menüpunkts "Format" die Farben und Schriftarten der Kalendervorlagen beeinflussen. Auf die Zeichengröße der Bildschirmansicht haben Sie damit jedoch nur sehr bedingt Einfluss: Die durchweg überdimensionierten Buchstaben und Zahlen machen die Darstellung weniger übersichtlich, als das möglich wäre.

Fazit

Outlook-Anwender, die eine Jahresübersicht ihrer Termine vermissen, sollten den kostenlosen Kalenderdruck-Assistenten nicht links liegen lassen. Der ist nicht gerade das Gelbe vom Ei - als Notlösung geht er aber allemal durch. Probieren Sie einfach aus, ob das Tool für Ihre Zwecke geeignet ist: Versuch macht klug.