Etwas mühsam ist es, wenn Sie die Mail einer bestimmten Person suchen und nicht genau wissen, wo diese in Ihrem Postfach abgelegt ist. Nun können Sie in Outlook zwar Suchordner für häufig benötigte Personen anlegen - aber das ist bei einer größeren Anzahl von E-Mail-Kontakten nicht mehr handhabbar. Chilibase bringt Abhilfe.

Wann kann Chilibase für Sie nützlich sein?

1. Sie greifen hauptsächlich über die Person auf Ihre Mails zu und haben es im E-Mail-Alltag mit einer Vielzahl verschiedener Absender und Empfänger zu tun. In diesem Fall kann Chilibase das Werkzeug der Wahl sein, um schnell und komfortabel die Mails im Griff zu haben.

2. Sie haben projekt- bzw. themenbezogene Ablageordner. Da aber die gleiche Person in mehreren Ordnern vorkommen kann, ist der Zugriff mühsam. Hier stellt Chilibase einen zweite, horizontale, Ebene des Zugriffs bereit.

Erster typischer Anwendungsfall ist sicher die Suche nach E-Mails von oder an eine bestimmte Person. Das ist denkbar einfach: Geben Sie den Namen oder Namensteile in das Suchfeld von Chilibase ein und definieren Sie, ob alle Mails (nur die empfangenen oder nur die versendeten) angezeigt werden sollen. Das klappt auch mit mehreren ausgesuchten Personen.

Chilibase erlaubt den schnellen Zugriff auf alle E-Mails einer Person

Ein Goodie ist die fehlertolerante Suche nach Namen und Adressen. Sehr hilfreich, nicht nur bei der Suche nach Mails, auch für die Suche nach nicht so häufig benötigten Kontakten. Diese Möglichkeit hat mir das endlose blättern im Kontakte-Ordner erspart.

Zweiter Anwendungsfall ist die Anzeige relevanter Kontakte im Mailkontext. Hier lässt sich sehr viel Suchzeit sparen. Da dieser Punkt vielleicht etwas schwer verständlich ist, ein Beispiel:

Chilibase zeigt Ihnen alle zu einem E-Mail-Kontext passenden Personen an

Dieser Chilirank funktioniert erstaunlich zuverlässig und auch mit mehreren markierten Kontakten. Ich hatte noch keinen einzigen Fall, in dem der relevante Kontakt mehr als drei Zeilen unterhalb stand.

Häufig kommt es vor, dass eine Person mehrere Mailadressen hat. Daraus folgt, dass diese Person mit mehreren Einträgen in der Chilibase-Liste vertreten ist. Sie können - und sollten - diese einfach über Copy-Paste über die rechte Maustaste zu einem Eintrag zusammenführen. Das ist am Anfang etwas Aufwand, macht sich aber schnell in einer hohen Übersichtlichkeit bezahlt. Ihre eigenen Mailadressen und Newsletter & Co. können Sie von der Suche ausnehmen.

Dreh- und Angelpunkt ist das PersonPanel, das Sie in den oberen beiden Screenshots sehen. Die Position dieses Panels können Sie flexibel anpassen.

Sie können flexibel definieren, an welcher Stelle sich Chilibase in die Outlook-Oberfläche einklinkt

Kleine Kinderkrankheiten sollen nicht verschwiegen werden. Zwar kann die Spaltenbreite per AutoFit-Funktion recht komfortabel eingestellt werden, jedoch wird diese Einstellung derzeit noch nicht gespeichert. Sie müssen diesen Schritt als bei jedem Start von Outlook wiederholen. Dieses Thema ist Chilibase jedoch bekannt und es wird an einer Lösung gearbeitet. Wenn Sie digital signierte Mails versenden, dann werden Sie bei der Indexierung nach dem Passwort gefragt. Das kann bei vielen Mails schon mal lästig werden. Auch dieser Punkt ist den Machern von Chilibase bekannt und sie arbeiten daran.

Chilibase arbeitet mit einem eigenen Index. Die Indexerstellung dauert je nach Größe der Mailbox und Anzahl der Mails eine ganze Weile. Im laufenden Betrieb muss der Index natürlich ab und an aktualisiert werden. Während der Indexerstellung verlangsamt sich Outlook spürbar. Sie können diesen Effekt aber in Grenzen halten, indem Sie in den Optionen von Chilibase zum einen die Häufigkeit reduzieren und zum anderen die Priorität der Indexerstellung anpassen.

Einen interessanten Einblick in die E-Mail-Gewohnheiten bietet ein zweites Ranking, die "Importance". Anders als der Chilirank wird diese nicht in jeder Situation individuell berechnet sondern zeigt für jeden Kontakt dessen Wichtigkeit in Ihrer gesamten E-Mail-Kommunikation an. Sie wollen im Überblick sehen, welche Personen mit einem markieren Kontakt zusammenhängen? Einfach den Kontakt markieren, rechte Maustaste, "Rank related Persons for...".

Fazit

Nach anfänglicher Skepsis möchte ich das Tool heute in der täglichen Arbeit nicht mehr missen. Es spart Zeit bei der täglichen Arbeit und bietet interessante Einblicke in die Struktur des eigenen Mailverkehrs.

Chilibase läuft unter Outlook 2003 und 2007 und existiert in zwei Editionen. Die kostenlose Home-Edition ist für den Privatgebrauch gedacht und hat eine wesentliche Einschränkung: Die Anzeige der relevanten Kontakte, siehe oben, klappt nur 2x pro Outlook-Sitzung. Die Professional-Edition, für die es auch eine 30-Tage Evaluationsversion gibt, ist für die Investition von 49 Euro unlimitiert. Sofern Sie häufiger im E-Mail-Archiv nach Personen suchen, sind diese gut angelegt.