DruckversionEs sind oft die kleinen Tools, die das Arbeiten erleichtern. Für Outlook gibt es viele dieser kleinen Tools; den Anfang der kleinen Serie "Outlook mühelos" macht ein Helferlein, das unter anderem dafür sorgt, dass Sie Dateianhänge auch wirklich immer mit absenden...
SmartTools Mail-Assistent
Feierabend, noch schnell das Protokoll vom letzten Meeting an die Runde verschickt. Auf dem Heimweg dann die Erkenntnis: Attachment vergessen. Zeit für die peinliche E-Mail mit der Einleitung: "Und jetzt mit Anhang." Ganz ehrlich, wem ist das noch nicht passiert? Dem Autor früher jedenfalls häufiger. Das Protokoll, die Kalkulation, eine wichtige Info in der Anlage - der Mausfinger war einfach zu schnell.
Von SmartTools gibt es den Mail-Assistent für Outlook 2007/2003, 2002/XP und 2000. Nach der Installation startet das Tool automatisch mit Outlook und macht Schluss mit zwei Fouls beim E-Mailen:
keine vergessenen, leeren Betreff-Zeilen mehr und
keine vergessenen Anhänge.
Schluss mit dem Vergessen von Anhängen und Betreffzeilen
Nach der Installation finden Sie einen neuen Eintrag "SmartTools " im Menü "Extras". Dort können Sie den Mail-Assistenten konfigurieren. Definieren Sie im ersten Schritt einfach in der Liste die Ausdrücke und Phrasen, die Sie selbst häufiger beim Schreiben von E-Mails mit Anhang benutzen und aktivieren Sie die Funktion.
Prüfen Sie jede ausgehende Mail mit den von Ihnen am meisten verwendeten Anhang-Phrasen.
Künftig wird jede ausgehende E-Mail überprüft. Kommt einer der definierten Ausdrücke vor und ist kein Anhang an der E-Mail, erscheint ein Hinweisfenster. Dort können Sie entscheiden, ob Sie die E-Mail trotzdem verschicken möchten. Gleiches passiert beim Check auf eine leere Betreffzeile, sofern Sie diesen aktiviert haben.
Künftig warnt Sie Outlook, wenn Sie Gefahr laufen, einen Anhang zu vergessen.
"Nein - Senden"-Button
Einen kleinen Haken hat diese Prüfung: Kommt einer der definierten Ausdrücke bei einer Antwort- oder weitergeleiteten E-Mail im zitierten Ursprungstext vor, dann meldet sich das Tool auch. Dafür gibt es dann aber den entsprechenden "Nein - Senden!"-Knopf, den Sie drücken können, um die E-Mail trotzdem zu verschicken.
Ein ähnliches Hinweisfenster erhalten Sie, wenn Sie vergessen, etwas in die Betreffzeile zu schreiben:
Künftig sind Sie auch vor unschönen leeren Betreffzeilen gefeit.
Von automatisch vor die Betreffzeile gestellten Kürzeln wie "AW:" für Antwort oder "WG:" für Weitergeleitet lässt sich das Tool nicht aus der Ruhe bringen. Der Check auf eine leere Betreffzeile erkennt sie trotzdem korrekt als leer.
Persönliches bleibt persönlich - "Allen antworten" nur nach Bestätigung
Ist es Ihnen auch schon mal passiert, dass Sie auf eine E-Mail an mehrere Empfänger eine Antwort erhalten haben, die nicht für Sie bestimmt war? Oder gar umgekehrt, haben Sie schon mal aus Versehen etwas an den großen Kreis geschickt, was eigentlich nur für die Augen des Absenders gedacht war? Das können Sie zukünftig vermeiden.
Aktivieren Sie einfach die Funktion "Warnen bei 'Allen Antworten'".
Schützen Sie sich vor versehentlichem Versenden vertraulicher Informationen...
Nach dem nächsten Neustart von Outlook werden Sie dann beim Klick auf den "Allen Antworten"-Knopf gefragt, ob Sie das wirklich möchten.
Weitere nützliche Funktionen des Mail-Assistenten
Neben diesen beiden im täglichen Gebrauch wohl wichtigsten Funktionen bietet der Mail-Assistent noch mehr:
Sie können sich eine Warnung anzeigen lassen, wenn Anhänge zu groß sind. Hier ist die 10 MB-Grenze eine magische, da viele Systeme E-Mails mit größeren Anhängen ablehnen.
Sie können jede Nachricht automatisch auch als Blindcopy (BCC), also für die anderen Empfänger unsichtbar, an eine definierte Adresse verschicken.
Wenn Sie, aus welchen Gründen auch immer, versendete E-Mails in Papierform archivieren müssen oder möchten, können Sie das Ausdrucken mit dem Mail-Assistenten automatisieren. Dazu wird der in Windows eingestellte, systemweit gültige Standarddrucker verwendet.
Empfängerspezifische Einstellungen
Wie jeder gute Assistent kann auch der Mail-Assistent auf individuelle Anforderungen reagieren. Möchten Sie für bestimmte Empfänger bestimmte Aktionen standardmäßig durchführen, dann müssen Sie das zukünftig nicht mehr per Hand für jede Nachricht tun. Im Reiter "Empfängerspezifische Einstellungen" können Sie einzelne E-Mailadressen aufnehmen. Für diese können Sie dann bestimmte Versandeinstellungen als Default festlegen:
Wichtigkeit
Vertraulichkeit
Lesebestätigung
Erinnerung an jede Mail des eingestellten Empfängers in 3, 7, 14 oder 31 Tagen
Vergabe von speziellen Kategorien (wenn Sie diese zur E-Mail-Organisation nutzen)
Automatische Versandaktionen für bestimmte Empfänger einrichten
Versenden Sie künftig eine E-Mail an eine der aufgenommenen E-Mailadressen, dann werden diese Eigenschaften automatisch und ohne Rückfrage gesetzt.
Daneben können Sie mit einem Haken noch dafür sorgen, dass E-Mails an eine bestimmte Adresse sofort nach dem Senden automatisch gelöscht werden. Wenn Sie dafür eine Verwendung haben: Bitte in den Kommentaren verewigen.
Fazit
Alles in allem ein nützliches kleines Tool, das klaglos im Hintergrund läuft und zuverlässig hilft, häufige Fallen und Peinlichkeiten beim Versenden von E-Mails zu vermeiden.
Weitere Beiträge in der Reihe "Outlook mühelos"
Zu Teil 2: "Verschickte E-Mails automatisch richtig ablegen"
Alle 6 Beiträge der Reihe in der Gesamtübersicht: "Nützliche Outlook-Tools"
Dieser Beitrag ist öffentlich.
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Zur Funktion "Automatisches Löschen von eMails an eine bestimmte Adresse": Solch eine Funktion könnte beispielsweise einen Sinn machen, wenn man sich eine eMail an die private Adresse nach Hause schickt, oder von einer Sammeladresse an die eigene. In beiden Fällen muß man die eMail nicht doppelt archivieren.
Hilft. Danke!