Die Übernahme von Personen- und Adressdaten aus den Outlook-"Kontakten" in Word-Geschäftsbriefe war lange Zeit ein mühsames Unterfangen. Wir erläutern am Beispiel von Serienbriefen die beiden Grundvarianten der Verknüpfung von Outlook und Word.

Dass viele Nutzer der Microsoft Office-Pakete die Personen- und Adressdaten aus den Outlook-Kontakten nicht in ihre Geschäftskorrespondenz übernehmen (können), liegt an einem Geburtsfehler des "persönlichen Informationsmanagers": Denn obwohl das eigentlich mit zu dessen Kernaufgaben gehören sollte, klappte die Anbindung von Outlook an die Microsoft-"Schreibmaschine" Word lange Zeit nur sehr unvollkommen.

Viele Anwender haben das Kapitel deshalb für sich frustriert abgeschlossen und andere (Um-)Wege gefunden, wie sie die Outlook-Datenbestände zumindest für die Erstellung von Serienbriefen nutzen können. Mittlerweile ist zum Glück manches besser geworden: "Im Prinzip" klappt die Verknüpfung jetzt mit wenigen Mausklicks. In der Praxis verlieren unerfahrene Anwender jedoch schnell den Überblick im "Felder"-Dickicht. Außerdem müssen sie erst einmal mit einer unkonventionellen, Office-untypischen Vorlagen-Technik sowie einigen überraschenden Stolperfallen leben lernen.

Doch eine kurze Übungs- und Testphase lohnt sich: Denn anschließend stehen Ihnen Ihre Outlook-Daten nicht nur schnell für das Verfassen von normalen Geschäfts- und Serienbriefen zur Verfügung: Auch personalisierte E-Mailings lassen sich mit der Outlook-Word-Connection gut erstellen. Im ersten Teil des Tipps beschreiben wir die einzelnen Schritte zum Serienbrief am Beispiel der Office-Version 2003.

Variante 1: Ausgangpunkt "Word"

Es gibt zwei verschiedene Herangehensweisen: Entweder Sie starten mit der Adressaten-Auswahl in Outlook oder Sie beginnen mit einem Word-Dokument. Einfacher ist der Einstieg mithilfe der sechs Schritte im Seriendruck-Assistenten von Word:

Start mit dem Serienbrief-Assistenten

Serienbrief-Assistent in Word 2003

Der tritt Ihnen in Form einer eigenen Steuerungs-Leiste am rechten Fensterrand entgegen lässt Ihnen im ersten Schritt die Wahl zwischen unterschiedlichen Ausgabeformaten, darunter

• Briefen

• E-Mails

• Umschläge und Etiketten sowie

• Adress-Listen ("Verzeichnisse")

Wählen Sie dort zunächst "Briefe".

Im zweiten Schritt können Sie auf vorhandene Serienbrief-Dokumente bzw. Dokument-Vorlagen zurückgreifen oder mit einer leeren Datei beginnen.

Entscheiden Sie sich deshalb unter "Startdokument wählen" für die Option "Mit Vorlage beginnen" und wählen Sie anschließend Ihre persönliche Briefvorlage aus.

Im dritten Schritt geht es darum, die gewünschten Empfänger auszuwählen: Aktivieren Sie die Option "Von Outlook-Kontakten wählen" und selektieren Sie dann den Kontakte-Ordner, in dem sich die gesuchten Empfänger befinden:

Die Auswahl der Empfänger

Hier können Sie auf recht komfortable Weise entscheiden, wer in den Genuss eines Anschreibens kommen soll und wer nicht. "Alle löschen" bedeutet an dieser Stelle natürlich nur "Markierung aufheben" - gelöscht wird zum Glück gar nichts.

Hier fügen Sie die einzelnen Felder einIn Schritt 4 geht es - abgesehen vom Erstellen des eigentlichen Schreibens - um das Einfügen der richtigen Namens- und Adressfelder aus den Outlook-Datenbeständen. Ignorieren Sie auch hier die vermeintlichen Arbeitserleichterungen in Form vordefinierter "Adressblöcke": Ergebnis sind in der Regel nämlich unvollständige Anschriften (z. B. fehlende Postleitzahl) oder auch die Übernahme unpassender Felder (z. B. das Bundesland).

Nutzen Sie daher statt des "Adressblocks" oder der "Grußzeile..." den Befehl "Weitere Elemente" um die Seriendruckfelder (Auswahl: "Datenbankfelder") einzeln einzufügen. An dieser Stelle ist Word nicht besonders eng mit Outlook verwoben: Die Feldzuordnungen sind uneindeutig und die Bezeichnungen weichen leider von denen in Outlook ab.

Die wichtigsten Serienfeld-Bezeichnungen im Word-Assistenten

Im Klartext sieht das dann später so aus:

... und nachher im Klartext

Im Schritt 5 erhalten Sie eine Vorschau auf Ihre Briefe. An dieser Stelle können Sie die Empfängerliste nachbearbeiten.

Per Mausklick auf "Weiter: Seriendruck beenden" landen Sie beim sechsten und letzten Schritt. Mit dessen Hilfe sorgen Sie für den eigentlichen Mischvorgang, das Zusammenführen des Seriendruck-Masterdokuments mit den ausgewählten Datenbeständen. Klicken Sie hier jedoch nicht übereilt auf "Drucken", sondern nutzen Sie den Auswahlpunkt "Individuelle Briefe bearbeiten". Der Befehl sorgt dafür, dass sämtliche Schreiben hintereinander weg am Bildschirm angezeigt werden. Jeder einzelne Brief beginnt dabei selbstverständlich auf einer neuen Seite. Die können Sie dann bei Bedarf von Hand nachbearbeiten, um individuelle Anmerkungen ergänzen und zu guter Letzt dann ausdrucken.

Zwischen-Fazit

Die Einbindung von Outlook-Datenbeständen in Mailings über den Seriendruck-Assistenten von Word hat durchaus seine Vorteile - birgt aber auch manche Probleme: So lassen sich nicht alle Outlook-Felder eindeutig ansprechen, außerdem werden sie mit anderen Bezeichnungen versehen als in Outlook üblich. Deshalb spricht manches für den umgekehrten Weg: