DruckversionE-Mails sinnvoll abzulegen ist oft umständlich. Claritude Software bietet mit der Erweiterung "SpeedFiler" ein Tool, das Ihnen hilft, Ihre ein- und ausgehenden E-Mails zu organisieren.
E-Mails in Ordnern ablegen
Nach der Information Worker Performance-Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO verschieben 85 Prozent der Nutzer die erhaltenen E-Mails in thematisch passende Unterordner - aber nur 44 Prozent die gesendeten. Die gesendeten E-Mails sinnvoll abzulegen, ist gerade mit Microsoft Outlook umständlich.
Umständlich mit Outlook ...
Versandte E-Mails werden in Outlook automatisch im Ordner "Gesendete Objekte" abgelegt. Den Speicherort zu ändern, ist kompliziert und zeitaufwändig. Sie können E-Mails entweder nach dem Versenden manuell in andere Ordner verschieben oder vor dem Versenden den Speicherort bestimmen, indem Sie nach "Ansicht", "Optionen" über die Schaltfläche "Durchsuchen" den jeweiligen Ordner auswählen.
Gesendete Nachricht speichern in Outlook
Nicht gerade intuitiv und einfach, oder? Haben Sie diese Option überhaupt schon wahrgenommen?
... Komfortabel mit dem SpeedFiler
Das geht auch komfortabler. Nach der Installation des SpeedFiler von Claritude Software erhalten Sie in der E-Mail-Maske eine zusätzliche Symbolleiste. Dort können Sie vor dem Verschicken den gewünschten Ordner direkt auswählen. Die zuletzt verwendeten Ordner werden angezeigt.
Ordner für Gesendete Objekte im SpeedFiler
Wenn Sie jetzt Ihre E-Mail abschicken, wird sie im ausgewählten Ordner abgelegt.
Der SpeedFiler funktioniert auch problemlos mit einem deutschsprachigen Outlook.
Als nützlich erweist sich auch die Funktion "Delete After Sending". Diese bewirkt, dass E-Mails nach dem Versenden gelöscht werden. So vermeiden Sie, dass nicht aufhebenswerte (Spaß-)E-Mails das Postfach verstopfen und Speicherplatz fressen.
Haben Sie keine Auswahl getroffen, öffnet sich nach dem Klick auf "Versenden" ein Fenster, in dem Sie den passenden Ordner auswählen können.
Auswahl des Ordners in SpeedFiler
Um die Navigation in langen Baumstrukturen zu erleichtern, kann im Eingabefeld nach "Folder name contains" ein Teil des Ordnernamens eingegeben werden. Bereits während der Eingabe springt der SpeedFiler zum ersten passenden Ordner.
Nach einem Klick auf "OK" wird die E-Mail versendet und gleich richtig abgelegt.
Antworten Sie auf eine E-Mail, die Sie bereits mit SpeedFiler in einen Ordner abgelegt hatten, können Sie den SpeedFiler so einstellen, dass die zu verschickende E-Mail automatisch im gleichen Ordner abgelegt wird.
Optionen im SpeedFiler
Über eine zusätzliche Menüleiste im Hauptfenster von Outlook kann auch jede eingehende E-Mail in den richtigen Ordner verschoben werden, ohne dass Sie sich durch den Ordnerbaum klicken müssen. Die automatische Vervollständigung des Ordnernamens funktioniert auch hier.
Eine komplette Übersicht der Features finden Sie auf den Seiten von Claritude.
Blog: Email Overloaded
Der Programmierer des SpeedFiler betreibt auch ein lesenswertes Blog rund um das Thema E-mail: Email Overloaded
Fazit
Nach mehreren Wochen im täglichen Einsatz möchte ich auf den SpeedFiler nicht mehr verzichten. Einen kleinen Haken hat das Tool jedoch: Der SpeedFiler ist nicht kostenlos. Allerdings ist er jeden der 25 US-$ wert, da man sich viel Zeit im E-Mail-Handling spart. Eine 30-Tage-Testversion ist verfügbar. Der SpeedFiler läuft unter Outlook XP/2003/2007.
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Dass die Software nicht kostenlos ist, empfinde ich nicht als Haken. Wenn Sie hilft, Zeit (und damit Geld) zu sparen, ist die Lizenz keine einfache Ausgabe, sondern eine Investition. Lieber etwas zahlen und damit die Weiterentwicklung finanzieren, als nach ein paar Monaten ein nicht mehr gepflegtes Produkt deinstallieren zu müssen.
Eine weitere Menüleiste ist das letzte was ich in Outlook derzeit brauchen kann.
Habe das Tool gleich mal ausprobiert, erleichtert die Arbeit enorm. Danke für den Tipp.
Unter den akademie.de-Artikeln findet sich stets:
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In diesem Fall findet sich dort unter anderem ein Link auf den Artikel "Outlook: Sortierhilfe für Ausgangs-Mails" von Robert Chromow, welcher auf ein kostenloses deutschsprachiges Tool hinweist, das sich in den Sendevorgang - ohne zusätzliche Symbolleiste - einklinkt.
Der im Sortierhilfe-Artikel beschriebene Weg ist kein installierbares Addon, sondern eine gut nachvollziehbare Anleitung, wie man so etwas mit Visual Basic selbst einbettet (ein sog. SmartTools Tech-Tipp). Funktioniert leider nur mit Outlook 2002 und älter.
Für Outlook 2003 gibt es ein SmartTools-Addon, das allerdings nur unterhalb von “Gesendete Objekte” ablegen kann und nicht in beliebigen Verzeichnissen. Auch fehlem diesen Addon verschiedene nützliche Funktionen wie die Suche nach Ordnernamen (sehr hilfreich in umfangreichen, strukturierten Mailboxen) oder das automatische Löschen nach dem Senden.
Nichts desto trotz ist das SmartTool natürlich die kostenlose Alternative wenn man mit dem gebotenen Funktionsumfang auskommt.