Tipps & Tricks

Angefangen mit dem Vergeben sinnvoller Dateinamen über das Formatieren von Text bis zum Einfügen von Illustrationen erfahren Sie hier die "Basics" im Umgang mit Word.

• Delegieren

Microsoft Word (nachfolgend ,Word' genannt) soll die Arbeit erledigen!

Also: Zeilenumbruch, Silbentrennung, Aufzählung, Seitennummerierung, Kopf-/Fußzeilen und Datum einfügen nicht selber bewerkstelligen wollen.

• Bewahren & Sichern

Das Dokument sicherheitshalber während der Bearbeitung immer wieder auf die Festplatte abspeichern, durch Anklicken des Diskettensymbols oder mit Tastenkombination Strg+S. Beim Bearbeiten liegt das Dokument im Arbeitsspeicher (Jargon: RAM). RAM ist zwar schnell, aber auch flüchtig; nach versehentlichem Überschreiben, Löschen oder bei Stromunterbrechung sind alle Arbeitsdaten weg - unwiderruflich!

• Sinnvolle Namen vergeben

Kurze, "für-sich-sprechende" Dateinamen verwenden, dabei dürfen Zahlen vorkommen, nicht aber die folgenden Sonderzeichen: \ < > * ? | ; : "" . Empfehlung: Obwohl Windows Leerschläge und Punkte innerhalb des Dateinamens erlaubt, diese besser nicht verwenden (wegen allfälliger Inkompatibilität mit älteren PCs, US-Systemen und bei gewissen Servern im Internet).

• Uuups, ein Fehler

Schnell hat man sich vertippt oder an der falschen Stelle mit der Maustaste funktioniert - und schon ist auf dem Bildschirm einiges durcheinander geraten. Kein Grund zur Verzweiflung: Ein Klick auf das Symbol mit dem gegen den Uhrzeigersinn gerichteten blauen Pfeil: alttext in der Symbolleiste oder Drücken der Tastenkombination Strg+Z macht alles wieder rückgängig.

• Springen im Dokument

An den Zeilenanfang mit der Taste Home, zum Zeilenende mit End, an den Dokumentanfang mit der Tastenkombination Strg+Home, zum Dokumentende mit Strg+End.

• Worttrennung erzwingen

Wenn die automatische Trennung unbefriedigend ausfällt (Urin-stinkt oder Spargel-der zum Beispiel), ist manuelle Trennung angesagt. Die Menü-Schritte: Extras, Sprache, Silbentrennung, Schaltfläche Manuell.

• Das ganze Dokument markieren

Um alles im Dokument zusammenhängend zu markieren, drücken Tasten-Fans die Kombination Strg+A, während Mausliebhaberinnen es vermutlich vorziehen, mit dem Positionsanzeiger im linken Bildrand, drei Mal links zu klicken. (Das sonst übliche Markieren mit Shift-Taste, bzw. Maus und Bildrollen wäre für ein mehrseitiges Dokument mühselig.)

• Lieblingsschriftart als Standardeinstellung

In der Symbolleiste Format lässt sich die gewünschte Schriftart leicht einstellen. (Falls die Leiste nicht sichtbar ist, sie über die Menüfolge Ansicht, Symbolleisten aktivieren). Leider aber offeriert Windows als Voreinstellung die doch recht verstaubt wirkende "Times New Roman", so dass bei jedem Start von Word die bevorzugte Schriftart neu eingestellt werden muss - beschwerlich! Abhilfe schafft die Schaltfläche Standard ... , zu finden im Menü Format, Option Zeichen ... N.B: Drei Pünktchen in einer Menüoption zeigen an, dass vor der eigentlichen Aktion noch ein Dialogfenster erscheint. Im vorliegenden Fall weist Word darauf hin, dass sich die Änderung auf alle zukünftig eröffneten Dokumente auswirken wird.

• Nerven Sie die laufend erscheinenden roten Wellenlinien ...

... unter eingetippten Wörtern? Diese (wohl gut gemeinte) Voreinstellung von Word lässt sich deaktivieren über die Menüfolge: Extras, Optionen, Rechtschreibung und Grammatik, im Optionsfeld "Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen" das Häkchen entfernen.

• Die Esc-Taste ...

... oben links auf der Tastatur lässt bequem nicht benötigte Dialogboxen und ungewollt aufgeklappte Menülisten verschwinden. (N.B: Esc wirkt nicht bei allen Arten von offenen Boxen, andererseits können Sie mit Esc auch keinen Schaden anrichten.)

• Untrennbare Wort- und Zahlengruppen

Word soll den Namen "H. Meier" oder die Telefonnummer "688 22 44" nicht umbrechen, also nicht auf zwei Zeilen verteilen. Den dazu erforderlichen speziellen Zwischenraum erzeugt die Tastenkombination Strg+Shift+Leertaste (Shift steht für die, oft nur mit einem Aufwärtspfeil gekennzeichneten beiden Umschalttasten links und rechts der Tastatur).

• Dokumente vergleichen und abgleichen

Sie möchten zwei Vertragsversionen vergleichen. Nervig, beim Öffnen des einen Dokuments verschwindet das andere ... Besser geht es mit der Option Nebeneinander vergleichen mit ... im Menü Fenster; die beiden Dokumente liegen nun nebeneinander auf dem Bildschirm, was nebst dem Vergleichen auch das Übertragen von Textpassagen per Maus ("Drag and Drop") ungemein erleichtert.

• Zu schade, der Text läuft mit ein oder zwei Zeilen über ...

... auf eine neue Seite; ein an sich doppelseitiges Protokoll erheischt somit zwei Blätter! Sich kürzer fassen wäre die eine Möglichkeit, Word zu bemühen die andere: Durch Klicken auf die Menüs Datei, Seitenansicht. Word zeigt jetzt das Dokument in verkleinerter Form. Die Symbolleiste enthält ein Symbol, das (sobald der Mauszeiger für eine Sekunde darauf verweilt) mit "Größe anpassen" bezeichnet wird. Beim Aktivieren (Anklicken) dieser Funktion versucht Word, durch marginales Verändern des Schriftgrades (von z.B. 12 auf 11,5 Punkte) den Textüberhang zu eliminieren.

• Schon zum dritten Mal das Wort "wunderbar" im Reisebericht verwendet?

Einfach die Tastenkombination Shift+F7 drücken (der Mauszeiger muss dabei auf oder am Schluss des betreffenden Wortes stehen). Word schlägt in diesem Fallbeispiel 13(!) Synonyme vor, von "delikat", "fabelhaft" bis "unfassbar" (nebst 7 Antonymen wie "abscheulich" und "unangenehm"). Zudem: Jedes der Wörter kann mit einem einzigen Mausklick nachgeschlagen werden, so dass für "fabelhaft" z.B. 16 weitere Wörter erscheinen, die wiederum nachgeschl ... unendlich!

• A propos Reisebericht, spicken Sie ihn mit Illustrationen...

... aber nicht einfach via die Menüs Einfügen, Grafik, aus Datei, denn damit verbauen Sie sich einen profimäßigen Layout. Kreieren Sie deshalb zuerst ein Textfeld (Menüs Einfügen, Textfeld) und dann erst, mit dem Mauszeiger im Textfeld klicken Sie die Menüsequenz Einfügen, Grafik, aus Datei. (Den aufdringlichen und nutzlosen Rahmen mit dem Text "Erstellen Sie Ihre Zeichnung hier" entfernen Sie mit der Esc-Taste, links oben auf der Tastatur). Nun können Sie die Bilder auch wirklich verschieben, in der Größe verändern und allenfalls Raum für eine Bildlegende zuordnen. Und schließlich, wenn Sie via Menüs Format, Textfeld, Reiter Layout die Option Rechteck wählen, auf Weitere und im Fenster Erweitertes Layout beim Kästchen Überlappen zulassen das Häkchen entfernen, können Sie den Text um das Bild herum fließen lassen - wie die Layoutprofis!

• Zuletzt ...

... der vermutlich wertvollste Tipp: Tabellen in WORD sind enorm hilfreich beim Gestalten von strukturierten Texten, mit oder ohne Illustrationen.

Eine Tabelle zu erstellen ist einfach: L1X auf Menü Tabelle, Optionen Einfügen, Tabelle, oder - noch einfacher - L1X in der Symbolleiste auf:

In beiden Fällen müssen Sie die Größe der Tabelle in Anzahl Spalten und Zeilen definieren, zum Beispiel: Tabelle mit 4 Spalten und 3 Zeilen, also 12 Zellen.

Die Spaltenbreite können Sie spontan verändern, indem Sie die senkrechten Linien mit der Maus "packen" und ziehen.

Die Zeilenhöhe passt sich an, sobald Sie weiter schreiben, als in der Spalte Platz findet, bzw. wenn Sie Shift+Enter drücken.

Wichtig, wie überall in Word, ist das Anwählen (Markieren) ganzer Spalten (z.B. um sie für Zahlenkolonnen als linksbündig vorzubereiten) oder ganzer Zeilen (z.B. um eine Titelzeile fett oder groß zu schreiben.

Eine Spalte markieren: Die Maus, ohne zu klicken, sachte dem oberen Ende der Spalte entlang führen, bis der Mauszeiger (Cursor) zu einem Pfeil wird.

Eine Zeile markieren: Die Maus, ohne zu klicken, sachte gegen den linken Rand der Zeile führen, bis der Mauszeiger (Cursor) zu einem schrägen Pfeil wird.