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PC-Praxis für Späteinsteiger (Windows 7, Live Mail und Word 2007)

Tipps & Tricks in Word 2007

Word "Tipps & Tricks" für Einsteiger beim Arbeiten mit Microsoft Word 2007 (Windows 7)

Vorab zwei Verbote

Lösen Sie sich von allen Ihren Erinnerungen an die Schreibmaschine; sie sind kontraproduktiv!

1. Nicht am Zeilenende die Eingabetaste drücken - wie dies bei der Schreibmaschine selig mit dem Wagenrücklauf gemacht wurde. Die Enter-Taste (Eingabetaste) kommt nur zum Zug, wenn Sie einen neuen Absatz beginnen oder eine Leerzeile zwischenschalten möchten. Soll allerdings eine Zeile vor dem rechten Rand beendet und eine neue angefangen werden, wie z. B. bei einem Gedicht, hilft die Tastenkombination Shift+Enter. (Shift steht für die oft nur mit einem Aufwärtspfeil gekennzeichneten beiden Umschalttasten links und rechts auf der Tastatur.)

2. Nicht den Zwischenraumbalken (Leertaste) benutzen - um Wörter einzurücken (vergessen Sie die Schreibmaschine!); der Rand wird so niemals bündig, da die einzelnen Zeichen und Schriftarten unterschiedliche Leerabstände ergeben. Stattdessen die Tabulatortaste verwenden bzw. längere Spaltendarstellungen in Tabellen ohne sichtbaren Rand darstellen (s. unten). Die Leertaste nur für den Abstand zwischen Wörtern und Sätzen verwenden.

Tipps & Tricks

Angefangen mit dem Vergeben sinnvoller Dateinamen über das Formatieren von Text bis zum Einfügen von Illustrationen erfahren Sie hier die "Basics" im Umgang mit Word.

  • Delegieren

Microsoft Word (nachfolgend "Word" genannt) soll die Arbeit erledigen!

Zeilenumbrüche einfügen, Silbentrennung, Aufzählungen, Seitennummerierung, Kopf-/Fußzeilen und Datum einfügen: Das alles erledigt Word quasi automatisch.

  • Bewahren & Sichern

Sie sollten das Dokument sicherheitshalber während der Bearbeitung immer wieder abspeichern, mit L1x auf das Diskettensymbol Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder mit der Tastenkombination Ctrl+S.

Beim Bearbeiten liegt das Dokument im Arbeitsspeicher (RAM). RAM ist zwar schnell, aber auch ,flüchtig'; nach versehentlichem Überschreiben, Löschen oder bei Stromunterbruch sind alle Arbeitsdaten weg - unwiderruflich!

  • Uuups, ein Fehler

Schnell hat man sich vertippt oder an der falschen Stelle mit der Maustaste hantiert - und schon ist auf dem Bildschirm einiges durcheinandergeraten. Kein Grund zur Verzweiflung: Ein Klick auf das Symbol mit dem gegen den Uhrzeigersinn gerichteten blauen Pfeil Rückgängig in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder das Drücken der Tastenkombination Ctrl+Z macht alles wieder rückgängig.

  • Springen im Dokument

An den Zeilenanfang gelangen Sie mit der Taste Home, zum Zeilenende mit End und (praktisch bei mehrseitigen Texten!) an den Dokumentanfang mit Ctrl+Home, zum Dokumentende mit Ctrl+End.

  • Worttrennung erzwingen

Wenn die automatische Trennung unbefriedigend ausfällt (Urin-stinkt oder Spargel-der zum Beispiel), ist manuelle Trennung angesagt. Ein einzelnes Wort trennen Sie bei niedergedrückten Tasten Ctrl+Shift und der Bindestrichtaste. (Ein so erzeugter Trennstrich verschwindet diskret, wenn bei einem späteren Umformatieren des Textes das Wort vom Zeilenrand wegrutschen sollte.) Um im ganzen Dokument die Trennung manuell zu korrigieren: L1x auf Registerkarte Seitenlayout, Gruppe Seite einrichten, Silbentrennung, Option Manuell im Klappfenster.

  • Das ganze Dokument markieren

Um alles im Dokument zusammenhängend zu markieren, drücken Tasten-Fans die Kombination Ctrl+A, während Mausliebhaberinnen es vermutlich vorziehen, mit dem Positionsanzeiger im linken Bildrand dreimal links zu klicken. (Das sonst übliche Markieren mit Shift-Taste bzw. Maus und Bildrollen wäre für ein mehrseitiges Dokument mühselig.)

  • Lieblingsschriftart als Standardeinstellung

Falls Sie anstelle der voreingestellten Schriftart Calibri Ihre Lieblingsschriftart als Standard setzen möchten: L1x auf die Registerkarte Start und in der Gruppe Schriftart auf den kleinen Pfeil in der Ecke rechts unten. Ein Fenster öffnet sich. Wählen Sie die gewünschte Schrift, dann L1x auf die Schaltfläche Standard und bejahen Sie die Frage: "...für alle neuen Dokumente...?"

Dokumente austauschen mit Personen, die nicht über Word 2007 verfügen

Dokumente aus Word 2007 tragen die Namensendung ".docx". Damit Kolleginnen mit früheren Word-Versionen (Endung .doc) Ihre Dokumente öffnen können, müssen diese einen sog. Compatibility Pack (kostenlos von Microsoft: microsoft-office-compatibility-pack.software.web.de/) installieren oder Word anpassen:

  1. L1x auf das Microsoft Schaltflächensymbol oben links im Word-Fenster:
    Microsoft Schaltflächensymbol

  2. L1× auf Word-Optionen und dort auf Speichern.

  3. Wählen Sie bei Dateien in diesem Format speichern die Option Word 97-2003-Dokument (*.doc) und quittieren Sie mit OK - basta.

  • Untrennbare Wort- und Zahlengruppen

Word soll den Namen "H. Meier" oder die Telefonnummer "688 22 44" nicht umbrechen, also nicht auf zwei Zeilen verteilen. Entfernen Sie zuerst mit der Delete-Taste den Zwischenraum und drücken Sie die Tastenkombination Ctrl+Shift+Leertaste. So fügen Sie ein sogenanntes "Geschütztes Leerzeichen" (°) ein.

  • Den Überblick bewahren

Wenn Sie am Schluss eines längeren Dokuments die Zusammenfassung schreiben, möchten Sie vielleicht gleichzeitig eines der ersten Kapitel im Blickfeld haben. Dazu führen Sie die Maus über den kleinen Querstrich am rechten Bildrand, gleich oberhalb des Linealsymbols. Sobald ein kleiner Doppelpfeil erscheint, führen Sie diesen bei gedrückter linker Maustaste gegen die Bildschirmmitte. Jetzt erscheint Ihr Text in zwei Fenstern und Sie können beide Teile separat bearbeiten. Den Trennbalken "entsorgen" Sie, indem Sie ihn mit der Maus gegen den oberen Bildrand schieben.

Bild vergrößernÜberblick bewahren

  • Dokumente vergleichen und abgleichen

Sie möchten zwei Vertragsversionen vergleichen. Nervig, beim Öffnen des einen Dokuments verschwindet das andere ... Besser geht es mit der Option Nebeneinander anzeigen im Menü Ansicht/Fenster; die beiden Dokumente liegen nun nebeneinander auf dem Bildschirm, was nebst dem Vergleichen auch das Übertragen von Textpassagen per Maus ("Drag and Drop") ungemein erleichtert.

  • Zu schade, der Text läuft mit ein oder zwei Zeilen über ...

... auf eine neue Seite; das sieht schlecht aus, verschwendet Papier! Also, sich kürzer zu fassen ist die eine Möglichkeit, Word bemüht die andere, also: L1x auf das Symbol Office-Schaltfläche, anschließend auf Drucken, Seitenansicht. Word zeigt jetzt das Dokument verkleinert. In der Gruppe Vorschau wählen Sie Um eine Seite verkleinern. Word versucht nun, durch marginales Verändern des Schriftgrades (z. B. von 12 auf 11,5 Punkte) den Textüberhang zu eliminieren.

  • Schon zum dritten Mal im Text das Wort "vielleicht" verwendet?

Einfach die Tastenkombination Shift+F7 drücken (der Mauszeiger muss dabei auf oder am Schluss des betreffenden Wortes stehen). Word schlägt in diesem Fallbeispiel ein Dutzend Synonyme vor, von "eventuell", bis "so Gott will" (nebst sechs Antonymen wie "definitiv" und "garantiert"). Zudem: Jedes der Wörter kann mit einem einzigen Mausklick nachgeschlagen werden, sodass für "möglicherweise" z. B. 17 weitere Wörter erscheinen, die wiederum nachgeschl... unendlich!

  • A propos Reisebericht, spicken Sie ihn mit Illustrationen ...

Angenommen, Sie wollen eine Illustration oben links in bestehenden Text einfügen. Das grundlegende Vorgehen kennen Sie bestimmt: Sie platzieren den Mauszeiger an der gewünschten Stelle, dann L1x auf die Registerkarte Einfügen, Gruppe Illustrationen, Grafik. Dann wählen (markieren) Sie das gewünschte Bild, L1x auf die Schaltfläche Einfügen.

Nun erscheint das Bild und ist vorerst angewählt (erkennbar an den acht viereckigen Ankerpunkten am Bildrand und in den Ecken). Nach einem Mausklick außerhalb des Bildes ist es nicht mehr angewählt und muss durch L1x erneut markiert werden. Erst dann erscheint wieder die Registerkarte Bildtools, die Sie für die weitere Bearbeitung benötigen. Jetzt können Sie die Größe der Illustration genau anpassen, indem Sie entweder mit der Maus die Eckpunkte der Grafik ziehen ("stauchen"/"dehnen") oder das Werkzeug Zuschneiden in der Gruppe Schriftgrad aktivieren und dann die mittleren Punkte benutzen. Auch Helligkeit und Kontrast (Gruppe Anpassen) können Sie jederzeit verändern, sollte die Druckausgabe nicht Ihren Erwartungen entsprechen.

Jetzt soll der Text aber noch um die Illustration fließen! Die Schritte: R1x auf das Bild und Option Grafik formatieren wählen. Im nun angezeigten Fenster gleichen Namens aktivieren Sie die Registerkarte Layout, dort als Umbruchart Passend und bestätigen Sie mit OK. Schwupp, der Text umschließt nun das Bild. Und um die Grafik genau zu positionieren, benutzen Sie entweder die Maus oder (präziser) die Navigationstasten (Pfeiltasten).

  • Tabellen nutzen!

Und zuletzt der vermutlich wertvollste Tipp: Tabellen in Word sind enorm hilfreich beim Gestalten von Texten, mit oder ohne Illustrationen.

Eine Tabelle zu erstellen ist einfach: L1x auf die Registerkarte Einfügen, Gruppe Tabellen, Tabelle. Es erscheint ein Raster, im dem Sie mit der Maus (ohne zu klicken) die Anzahl Spalten und Zeilen wählen, zum Beispiel: Tabelle mit 4 Spalten und 3 Zeilen, also 12 Zellen. Erst jetzt bestätigen Sie mit L1x, worauf die gewünschte Tabelle im Dokument erscheint.

  1. Die Spaltenbreite können Sie spontan verändern, indem Sie die senkrechten Linien mit der Maus "packen" und ziehen.

  2. Die Zeilenhöhe passt sich an, sobald Sie weiter schreiben, als in der Spalte Platz ist, oder aber, wenn Sie Shift+Enter drücken.

  3. Wichtig ist das Anwählen (Markieren). Markieren Sie Spalten (z. B. um sie für Zahlenkolonnen als linksbündig vorzubereiten) oder Zeilen (z. B. um in einer Titelzeile fett zu schreiben).

  4. Eine Spalte markieren: Die Maus, ohne zu klicken, sachte am oberen Ende der Spalte entlangführen, bis der Mauszeiger (Cursor) zu einem senkrechten Pfeil wird:

    Spalte markieren

  5. Eine Zeile markieren: Die Maus, ohne zu klicken, sachte gegen den linken Rand der Zeile führen, bis der Mauszeiger (Cursor) zu einem schrägen Pfeil wird:

    Zeile markieren

Wenn Sie weitere Spalten oder Zeilen benötigen, markieren Sie den Ort, an den Sie anschließen möchten, L1× auf Tabelle, Einfügen, Spalten... bzw. Zeilen. Um am Schluss der Tabelle eine weitere Zeile anzuhängen, positionieren Sie den Mauszeiger in die letzte Zelle und drücken Sie die Tabulator-Taste.

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Über den Autor:

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René Brunner verfasst und illustriert Bedienungsanleitungen im IT- und Gerätebereich. Als freier Fachjournalist arbeitet er für verschiedene Fachzeitungen. Beruflicher Background: Maschineningenieur ...

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