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Plakate gestalten und produzieren

Warum Sie für die Produktion eines Plakats bis zu fünf Wochen einplanen sollten

Auch wenn es nur um kleine Auflagen und kleinere Anlässe geht: Welchen Aufwand die Gestaltung und Produktion eines Plakats darstellt, wird beim ersten Mal fast immer unterschätzt. Wir sagen Ihnen, was alles bedacht und erledigt werden muss und wie viel Zeit Sie veranschlagen sollten, bis die Plakate wirklich hängen.

Mal eben ein Plakat ...?

Für Ihren Verein, Ihre Gemeinde oder für eine Veranstaltung wird ein Plakat benötigt - und Sie sind dafür zuständig?

Über die Jahre habe ich viele Plakate gestaltet und erstellt - meist ehrenamtlich für Veranstaltungen unserer Kantorei und Gemeinde. Inzwischen weiß ich sehr genau, dass ein Plakat nicht "mal eben" zu machen ist, sondern viel Zeit in Anspruch nimmt.

Viele Interessenten haben kaum eine Vorstellung davon, welcher Aufwand hinter einem fix und fertig gedruckten Plakat steckt und wie viel Zeit man dafür braucht. Außerdem gibt es eine ganze Reihe kritischer Punkte im Ablauf - zwischen Vorplanung und dem gedruckten Plakat lauern viele vermeidbare Probleme.

Um Ihnen zu helfen, diese Probleme zu vermeiden, gebe ich in diesem Beitrag meine Erfahrungen weiter - als Checkliste und Zeitplaner für andere "Gelegenheits-Plakatmacher".

Dabei will ich besonders den zeitlichen Ablauf so genau wie möglich darstellen. Auf technische Einzelheiten, Design-Fragen und Details etwa zu Druckvorlagen gehe ich hier nicht groß ein: Mir geht es um den praktischen Arbeitsablauf aus Sicht der Grafikerin, die das Bindeglied zwischen Auftraggeber und Druckerei darstellt, mit Schwerpunkt auf den Tücken, die ich aus eigener Erfahrung kenne.

Fünf Wochen vorher sollte es spätestens losgehen:

1. Plakatinhalt festlegen

Für die Gestaltung des Plakates - also für die Bilddatei, die am Ende dabei herauskommen soll - brauchen Sie als der oder die für die grafische Gestaltung Verantwortliche folgende Informationen:

  • Titel der Veranstaltung bzw. Thema - die Überschrift des Plakats

  • Datum - an welchem Tag soll die Veranstaltung stattfinden?

  • Uhrzeit - wann geht es los?

  • Ort - wo findet das Ganze statt?

  • Veranstalter - wer organisiert die Sache?

  • und natürlich andere wichtige Informationen zum Event: Programm, Ablauf, Highlights, Gäste ...

Alle diese Angaben müssen so knapp und präzise wie möglich gefasst sein - der Platz ist knapp! Ein Plakat lebt davon, auch aus einiger Entfernung lesbar zu sein. Da braucht es eine große Schrift.

2. Aussehen festlegen

Außerdem brauchen Sie - um nicht im luftleeren Raum arbeiten zu müssen - eine erste Gestaltungsidee:

  • Motiv: Was ist der Hingucker? Am besten sollte gleich ein passendes Foto dazu kommen. Das Foto muss noch nicht genau passen, Sie können es ja noch mit Effektfiltern oder anderen Mitteln der Bildbearbeitung umgestalten. Aber Sie brauchen eine ungefähre Ahnung davon, in welche Richtung Sie (bzw. der Grafiker oder die Grafikerin) suchen sollen.

  • Farbgebung: Sollen oder müssen bestimmte Farben auf dem Plakat vorkommen (Vereinsfarben, Wappen, Logofarben ...)?

  • Logos: Logos benötigen Sie wenn möglich als Vektordatei, zumindest aber eine hochauflösende Bilddatei - also bitte nicht nur 72 dpi und in Briefmarkengröße.

Apropos Bilder: Nehmen Sie nicht einfach irgendein Bild. Nehmen Sie eines, das Sie auch nehmen dürfen - weil Sie für die Nutzung bezahlt haben oder weil der Urheber es pauschal für die Nutzung freigegeben hat. Wenn Sie auf der sicheren Seite sein wollen, dann werfen Sie einen Blick auf unseren "Praxisüberblick Urheberrecht: So beugen Sie urheberrechtlichen Abmahnungen vor".

3. Druckauftrag festlegen

Damit ist es aber noch nicht getan, denn für die Herstellung eines Plakates in der Druckerei sind auch noch andere Informationen wichtig:

  • Das Format: Wie groß wird das Plakat? Bewährt haben sich - z. B. in Schaukästen und für Schaufenster - DIN A3 oder DIN A2. (A3 entspricht knapp 30 cm Breite und 42 cm Höhe, A2 sind 42 cm auf knapp 60 cm. Eine Übersicht aller DIN-Papierformate finden Sie unter www.din-formate.de.)

    Wenn die Plakate viel größer sind, gehen einem leicht die möglichen Flächen zum Aufhängen aus. Messen Sie sicherheitshalber einige Pfeiler, Wände, Streukästen oder andere Orte aus, an denen auch Ihr Plakat hängen könnte.

  • Die Stückzahl: Wie viele Plakate wollen Sie übers Land verteilen?

    Gerade bei kleineren Stückzahlen lohnt es sich, genau hinzuschauen. Bei einer Auflage von weniger als 100 Stück ist Offsetdruck zu teuer, weil die Druckplattenherstellung viel technischen Aufwand bedeutet. Deshalb sollten Sie in diesem Fall auf einen Anbieter von Digitaldruck ausweichen.

    Vergleichen Sie die Preise verschiedener Anbieter!

  • Die Papiersorte: Meistens legt die Druckerei ein Angebot hinsichtlich der Papiersorte und des Papiergewichtes vor, das sich bewährt hat.

    Papier mit 100 oder 130 g/m² ist im Normalfall völlig ausreichend - und preiswerter als festerer Karton.

    Ihre Plakate müssen ja nur begrenzt lange halten - Plakate werden nicht für die Ewigkeit gedruckt und ein normaler Offsetdruck ist durchaus zwei Wochen lang wetterfest, ohne ganz furchtbar auszubleichen oder sich aufzulösen ...

Der Zeitplan

Und dann kommt auch noch das Kniffligste: Der Zeitplan für die Herstellung muss festgelegt werden.

  • Ein Plakat wird nur selten über Nacht fertig gezeichnet und gestaltet.

  • Auch die Druckerei braucht für die Herstellung der Druckplatten, den Druck, Zuschnitt und alle sonstigen Arbeitsprozesse einige Tage Zeit.

  • Und schließlich hat die Post bzw. DHL zwar einen Overnight-Express-Service, aber zum Auftraggeber gebeamt werden können Plakate trotz alledem immer noch nicht. Zudem kostet Express auch immer etwas mehr, die meisten Budgets sind aber begrenzt.

Wenn für irgendeinen dieser Punkte zu wenig Zeit eingeplant wurde oder plötzlich irgendwo Sand im Getriebe knirscht, führt das sofort zu Ärger.

Den Ärger können Sie sich aber schon durch unsere Checklisten zu einem guten Teil ersparen: Damit sind zumindest schon mal die Daten und Informationen komplett, die benötigt werden.

Übrigens ist eine ungefähre Vorstellung vom zeitlichen Ablauf eine gute Motivation, um wirklich rechtzeitig mit der Planung zu beginnen.

Zeitplan erstellen:

Für Ihr Plakatprojekt nehmen Sie sich also am besten einen Kalender oder unsere Ablaufplanung in PDF-Form vor und rechnen ab dem Tag der Veranstaltung rückwärts. Für eine aussagekräftige Planung zählen wir ab jetzt nur die Werktage, lassen also alle Sams- Sonn- und Feiertage mal außen vor.

  • Zwei Wochen lang sollte das Plakat schon hängen und Werbung machen. Die Werbezeit - also die Zeit, in der das Plakat an allen Wänden hängt - sollte damit 10 Werktage nicht unterschreiten.

    Je nach Veranstaltung kann die Frist natürlich auch mal länger sein. Weniger als eine Woche ist selbst bei Kleinstveranstaltungen nicht sinnvoll.

    Werbezeit: 10 Tage.

  • Zwei Tage braucht die Paketpost mindestens.

    Versand: 2 Tage

  • Fünf Werktage braucht üblicherweise die Druckerei.

    Druck: 5 Tage

  • Planen Sie zwei Tage für die Durchführung der letzten Korrekturen und den Datenversand ein. Schlimmstenfalls ist die Datei so groß, dass sie nur per CD oder DVD zur Druckerei gelangt: Dann müssen Sie also nochmal den Postweg berücksichtigen, zumindest aber die Upload-Zeiten.

    Korrektur und Upload: 2 Tage

  • Für das Korrekturlesen, Überprüfen und "nochmal drüber schlafen" sollten Sie auf jeden Fall einen Tag einrechnen.

    Korrekturphase: 1 Tag

So, wir sind bereits bei 20 Werktagen (!) und das waren bisher nur die technischen Abläufe des ganzen Prozesses. Noch haben wir ja keine Druckdatei - und übrigens auch noch keine Druckerei.

Kümmern Sie sich also am besten rechtzeitig um einen Anbieter, der Ihre Datei verarbeitet. Klären Sie, welchen technischen Anforderungen die Druckdatei genügen und in welchem Dateiformat sie geliefert werden muss.

Praktische Tipps, die Ihnen dabei helfen, die richtige Druckerei zu finden, stehen im Leitfaden "Grafiker, Agentur, Druckerei: So finden Sie den passenden Dienstleister" und im Abschnitt "Wie erkenne ich eine gute Druckerei?" unserer Anleitung "Geschäftsausstattung leicht gemacht".

Viele Online-Druckereien haben ganz exzellente Informationsseiten. Standard ist in jedem Fall, dass Ihre Druckdatei im Farbraum CMYK angelegt sein muss. Computerbildschirme und Kameras, die Digitalbilder produzieren, arbeiten jedoch im Farbraum RGB - das ist schon die erste knifflige technische Hürde und schon allein hier wird deutlich, warum Sie z. B. mit einem Office-Programm wie Word normalerweise keine brauchbare Druckdatei erstellen können.

Standard ist auch, dass die Druckdatei üblicherweise eine Auflösung von 300 dpi aufweisen muss. Deshalb erzeugt ein DIN A2- oder gar A1-Plakat eine enorme Datenmenge. Da kommen schnell mal 50 bis 100 MB zusammen - und mit denen müssen der Arbeitsspeicher des Rechners und die Datenleitung fertig werden.

Jetzt kommt noch die Gestaltungszeit dazu. Gleichgültig, ob ein professioneller Mediengestalter fulltime an dem Auftrag arbeiten kann (also pro Tag 8 Stunden Arbeitszeit zur Verfügung hat) oder ob ein engagierter Ehrenamtlicher in der Freizeit an der Datei werkelt - ein Plakat ist niemals eben mal so auf Knopfdruck fertig.

Bilder müssen gesucht, formatiert und zugeschnitten werden, der Text muss eingegeben werden, Layouts müssen entworfen und (häufig) auch wieder verworfen werden, Logos wollen eingebaut, Informationen abgeglichen und fehlende Daten angefragt werden. Und natürlich sind die Leute, die für Absprachen und Entscheidungen zuständig sind, gerade nicht erreichbar.

Wie viel Gestaltungszeit Sie benötigen, dazu kann ich natürlich nur schlecht etwas sagen. Aber bei mir zumindest kann in weniger als drei Tagen keine zufriedenstellende Arbeit entstehen. Und je früher man anfängt, umso mehr Luft ist auch, um die Aufgabe ordentlich zu erledigen und auftretende Probleme besser als nur notdürftig zu lösen. Qualität braucht eben Zeit.

Und es gibt bei jedem Grafiker - nicht nur bei Ehrenamtlichen, auch beim Vollprofi - immer einzelne Zwischenfälle, die abgepuffert sein müssen. Das ist das so genannte "Real Life" ...

Mit 10 Werktagen im Voraus dürfte man für die Gestaltungszeit in einem guten Rahmen sein ... und wenn Sie die Tage mitgezählt haben, wissen Sie auch, dass Sie eigentlich schon zu spät dran sind, wenn Ihre Veranstaltung schon in fünf Wochen ist.

Checklisten

Je besser der Auftrag vorbereitet ist, je vollständiger die Daten, Ideen und Angaben sind, desto schneller lässt sich auch die Druckdatei gestalten.

Daher gibt es hier nochmal alle Punkte, an die auf jeden Fall gedacht werden muss:

  • Titel

  • Datum

  • Uhrzeit

  • Ort

  • Motiv

  • Bilder/Fotos

  • Text

  • Logodateien

  • Stückzahl

  • Format

Wenn Sie wollen, können Sie sich für Ihr eigenes Plakat-Projekt aber auch zwei ausführlichere Hilfsmittel herunterladen, die ich für Sie vorbereitet habe:

Download: Checkliste und Ablaufplan (PDF, 44 KB)

Bild vergrößernScreenshot Checkliste
Bild vergrößernScreenshot Zeitplan

(Der Download ist exklusiv für zahlende Mitglieder von akademie.de.
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Über die Autorin:

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Eigentlich ist Claudia Schramm studierte Architektin (Schwerpunkt Städtebau und Stadtsanierung). Seit sie im Alter von acht Jahren ihre erste Agfa-Pocket-Kamera bekam, ist sie jedoch als begeisterte H ...

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