Kennen Sie das? Am Tag nach dem Urlaub werden Sie ständig gefragt, wie denn der Wasserstand beim Abarbeiten der aufgelaufenen E-Mails ist. In Zukunft können Sie mit einem ruhigen Lächeln Entwarnung geben.

Zwei Schritte sind dazu notwendig:

1. Sorgen Sie schon vor (!) Ihrem Urlaub dafür, dass das Postfach so übersichtlich wie möglich bleibt.

2. Nutzen Sie die Möglichkeiten Ihres E-Mail-Programms, um nach dem Urlaub die lange Liste neuer E-Mails schnell zu reduzieren.

Radikal auslagern

Lagern Sie alles aus, was den Blick auf das Postfach verstellt. Leisten Sie dazu Vorarbeit: Sorgen Sie dafür, dass Ihnen Ihr E-Mail-Programm so viel Arbeit wie möglich abnimmt.

Wenn Sie beim Anblick Ihrer Mailbox das Gefühl haben, den Wald vor lauter Bäumen nicht zu sehen, dann sind zu viele unwichtige E-Mails aufgelaufen. Im Wesentlichen sind das

• Newsletter,

• Abwesenheitsnotizen der Empfänger,

• Lesebestätigungen,

• Unzustellbarkeitsnachrichten,

• Benachrichtigungs-E-Mails von Online-Diensten wie z. B. Xing,

• Google Alerts,

• E-Mails, die nur in Kopie an Sie gehen.

Am besten beugen Sie dem bereits vor Ihrem Urlaub vor. Sie können für alle diese E-Mails einen Extra-Ordner anlegen und die E-Mails in diesen Ordner automatisch verschieben lassen.

Newsletter

Am aufwendigsten ist das für die Vielzahl Ihrer Newsletter. Legen Sie zunächst einen Unterordner "Newsletter" an. Dann müssen Sie für jeden Newsletter eine Regel definieren bzw. einen Filter anlegen.
Wie definiert man einen sinnvollen Filter?

1. Über die Betreffzeile: Oft haben Newsletter einen immer gleich lautenden Text im oder am Anfang der Betreff-Zeile.

2. Über die Absenderadresse: Viele Versender haben auch eine spezielle E-Mail-Adresse nur für den Newsletter-Versand. Achten Sie bei dieser Möglichkeit jedoch darauf, dass es sich wirklich um eine reine Newsletter-Adresse handelt - sonst verschiebt der Filter natürlich auch alle anderen E-Mails dieses Absenders automatisch.

Einfacher haben Sie es, wenn Sie für Ihre Newsletter-Abos eine eigene E-Mail-Adresse einrichten. Dann nämlich bleibt Ihr Haupt-Account verschont - und Sie können sich später mit Zeit und Muße den aufgelaufenen Newslettern widmen.

Automatische E-Mails

Richten Sie nun drei weitere neue Ordner für automatisch generierte E-Mails ein und erstellen Sie entsprechende Regeln:

• Abwesenheitsnotizen beginnen häufig mit den Begriffen "Out of Office", "Out-of-Office", "Abwesenheitsnotiz:", "Auto-Reply:" oder enden mit "ist abwesend".

• Lesebestätigungen erkennt man meistens an den Zeichenketten "Lesebestätigung:", "return receipt" oder "delivered to" im Betreff.

• Gerade wenn Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz nutzen, werden Sie nach Ihrer Rückkehr eine ganze Menge von Unzustellbarkeitsnachrichten in Ihrem Postfach finden. Da viele Newsletter und systemgenerierte E-Mails keinen realen Absender haben, kann man auf diese E-Mails nur selten direkt antworten. Das weiß Ihre Abwesenheitsnotiz natürlich nicht und antwortet trotzdem. Auch hier gibt es einige typische Betreffzeilen, auf die Ihre Regel reagieren kann: "Returned Mail:" und "undeliverable". Oft hört der Absender von Unzustellbarkeitsnachrichten auch auf "Mail Delivery Subsystem".

Sie müssen nicht pro Begriff einen eigenen Filter erstellen. Besser ist es, nur einen Filter zu erstellen und die Begriffe mit "oder" zu verknüpfen. Dann schlägt der Filter zu, wenn der eine oder der andere Begriff enthalten ist. Das heißt, eine E-Mail, die "Return Receipt" oder "Auto-Reply" oder "Undeliverable" aufweist, wird aussortiert.

Natürlich können Sie per Filter bestimmen, diese E-Mails automatisch zu löschen. Doch zumindest die Abwesenheitsnotizen wichtiger Geschäftspartner möchten Sie vielleicht im Kalender notieren.

Als Nächstes kümmern wir uns noch um die Vielzahl von Benachrichtigungs- und Status-E-Mails, die uns tagtäglich erreichen. Wenn Sie Google Alerts abonniert haben, dann können Sie eine Regel anlegen, die auf den Betreff "Google Alert -" oder noch besser auf den Absender "googlealerts-noreply@google.com" reagiert.

Damit Ihnen ganz sicher nichts Lesenswertes entgeht, können Sie dafür einen "Aussortiert-Ordner" erstellen lassen, der es Ihnen erlaubt, die Nachrichten kurz zu überblicken, bevor sie per [Strg+A] markiert und gelöscht werden.

Automatische Statusnachrichten kommen häufig von eindeutig identifizierbaren Adressen. Um nur einige Beispiele zu nennen: Xing verschickt diese über "mailrobot@xing.com", Friendfeed über "emailhelp@friendfeed.com" und Google Adwords über "adwords-noreply@google.com". Werfen Sie einen Blick in Ihren E-Mail-Papierkorb und Sie werden noch einige weitere finden...

" ...in Kopie"

Ein letzter Schritt, mit dem Sie für mehr Überblick sorgen, ist, die E-Mails auszusortieren, die Sie nur in Kopie erhalten. Gehen Sie einfach mutig davon aus, dass man Sie mit CC-E-Mails wirklich nur informieren will. Durcharbeiten können Sie die E-Mails immer noch, ganz zum Schluss. Legen Sie dazu einen neuen Ordner "CC-Mails an mich" an und definieren Sie einen Filter für alle E-Mails, die den CC-Tatbestand erfüllen. Diese werden dann automatisch verschoben.

Gestalten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz gezielt

Eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

• den Hinweis, dass Sie abwesend sind;

• das Datum, wann Sie wieder zurück sind;

• einen Hinweis darauf, ob Sie ab und an Ihre E-Mails checken bzw. beantworten;

• einen Hinweis darauf, ob Ihre E-Mail weitergeleitet wird und wann ja, an wen;

• eine Stellvertretung für dringende Fälle, sofern vorhanden, und deren E-Mail-Adresse und evtl. zusätzlich eine Telefonnummer;

• Höflichkeit siegt: Garnieren Sie Ihre Abwesenheitsnotiz auch mit einer Anrede und einem Gruß.

E-Mail-Liste gezielt abarbeiten

Bei allen guten Wünschen, eines kommt sicher: Der erste Tag nach dem Urlaub und der Blick in die prallvolle Mailbox. Einiges haben Sie ja durch die obigen Tipps schon herausgefiltert. Trotzdem ist es eine Herausforderung, in den verbleibenden E-Mails das Wichtige vom Unwichtigen zu trennen.

Bewährt hat sich folgendes schrittweise Vorgehen:

1. Stellen Sie die Sortierung Ihres Posteingangs um. Lassen Sie sich die E-Mail-Flut zuerst in einem gesonderten "Noch-nicht-gelesen-Ordner" und danach nach Absender sortiert anzeigen. Die übliche chronologische Sortierung ist nämlich gerade nicht für das schnelle "Scannen" Ihrer Urlaubsmails geeignet.

2. Überfliegen Sie dann die neu sortierte Liste nach Newslettern, Werbepost, Systemnachrichten, Status- und Benachrichtigungsmails. Markieren Sie diese am besten möglichst zusammenhängend und verschieben Sie diese unbesehen in den jeweiligen Ordner. Damit lichten sich die Dinge schon ein wenig und die verschobenen E-Mails können Sie in der Mittagspause immer noch lesen.

Wichtigste Absender zuerst

Wichtiges vor Dringendem: Die Sortierung nach Absender hilft Ihnen dabei, im nächsten Schritt die wichtigsten Absender schnell zu identifizieren. Bearbeiten Sie jeden Absender am Stück und beginnen Sie dabei jeweils mit den neuesten Nachrichten.

Zum Schluss widmen Sie sich den verbliebenen E-Mails der zweit- und drittwichtigsten Absender. Dazu sortieren Sie die E-Mails wieder chronologisch, also mit dem aktuellsten Datum nach oben. Beginnen Sie auch hier in der Abarbeitung mit den aktuellsten E-Mails. (Sie werden feststellen, dass sich ältere E-Mails oft schon erledigt haben. Wenn eine E-Mail älteren Datums wirklich wichtig war, so wird sich der Absender höchstwahrscheinlich mehr als einmal bei Ihnen gemeldet haben.)

Wenn Sie abschließend noch Lust und Muße haben, dann können Sie sich noch den aussortierten Newslettern, Servermeldungen und Werbebotschaften zuwenden. Oder Sie lassen den Weihnachtsurlaub noch etwas nachklingen.