Wichtig: Sichere Identifizierung des Ansprechpartners

Um solche Ansprechpartner sicher zu identifizieren und gleichzeitig sich selbst und das Unternehmen vorzustellen, ist eine Einführungs-E-Mail das geeignete Medium. Gleichzeitig lässt sich so abfragen, ob wirklich der oder die Richtige angeschrieben wurde, ob künftig E-Mail-, Fax- oder Briefansprache gewünscht wird und ob sonstige Vorlieben bestehen. Oftmals erhält man eine Antwortmail mit den erbetenen Angaben und hat so den direkten Kontakt hergestellt. Das ist auch für die Aktualisierung wichtig, denn Adressverteiler wollen gepflegt sein.

Alle diese Einzelschritte, wie das Zusammenstellen und Pflegen der Medienverteiler, Aussendungen, Ergebnisberichte, Dokumentenverwaltung, Kontaktarchiv, Zeiterfassung, Controlling und vieles mehr, lassen sich mit entsprechender PR-Software verwalten. Die Zahl der Anbieter ist groß - geben Sie einfach "PR Software" bei Google ein.

Aber auch hier gilt: Ein solches Programm muss gepflegt werden, denn die Erfassung der Daten erfolgt nur sehr bedingt automatisch. Die meisten Informationseingaben erfolgen manuell. Zudem kann es keine persönlichen Kontakte zu Journalisten herstellen und es kennt auch nicht die länderspezifischen Besonderheiten oder die richtige Tonalität einer Übersetzung. Eine solche PR- Software unterstützt Arbeitsabläufe und strukturiert sie sinnvoll, hat aber auch ihren Preis.

Nur die Sprache der Leser zählt

Eine weitere Herausforderung stellt die Übersetzung der Pressemeldungen dar. Denn ein Redakteur arbeitet nicht gern auch noch als Übersetzer, sondern will einen Text in der Sprache seiner Leser erhalten. Wer hier nicht absolut sattelfest ist, sollte sich der Hilfe eines Übersetzers bedienen. Er oder sie sollten möglichst Muttersprachler des Ziellandes sein. Eine gute Anlaufstelle für die Suche nach einem passenden Dienstleister ist die Website des "Bundesverband der Dolmetscher und Übersetzer e.V.", dort gibt es eine Online-Suchmöglichkeit nach Branchen und Auftragsart. Die Fachterminologie muss man ihm oder ihr vielleicht noch an die Hand geben, damit die Übersetzung fachlich und inhaltlich einwandfrei wird. Die Kosten halten sich in Grenzen, weil Übersetzer Zeilenhonorare à 55 Anschläge ohne Leerzeichen abrechnen. Deutsch-Englisch-Übersetzungen kosten zwischen 0,80 bis 1,25 Euro pro so genannter Normzeile. Die Übersetzung einer Standardpressemeldung von 2.500 Zeichen vom Deutschen ins Englische schlägt also mit 50 bis 60 Euro zu Buche. Je exotischer die Sprache ist oder je komplizierter der Sachverhalt, desto teurer wird es.

Doch mit der Übersetzung der Pressemeldung allein ist es nicht getan: Auch das Anschreiben muss den Redakteur möglichst in seiner Landessprache erreichen. Das ist bei unserem fiktiven Beispiel mit England als Zielmarkt sicherlich nicht schwierig, doch bei anderen Ländern kann es problematisch werden: Und spätestens hier stellt sich die Frage, ob man nicht doch besser eine PR-Agentur vor Ort mit einbezieht, statt alles selbst zu machen. Sie erhält den Text in Englisch und übersetzt ihn nicht nur, sondern passt ihn auch den landestypischen Gegebenheiten an. Dazu ein Beispiel: In den skandinavischen Ländern ist es verpönt, das eigene Produkt oder die Dienstleistung mit der eines Mitbewerbers zu vergleichen. Das gilt auch dann, wenn weder er noch dessen Produkt namentlich genannt sind. Solche Feinheiten weiß nur ein Eingeweihter vor Ort, beispielsweise die lokale PR-Agentur. Sie pflegt auch den Presseverteiler, denn sie hat häufig mit den Redakteuren zu tun. Und sie hilft auch, das geeignete Bildmaterial auszuwählen.