Private und berufliche Nutzung von Telefon, Handy & Co.

was Sie wann wie steuerlich geltend machen können

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Stand: 11. Januar 2010

private Nutzung

Der geldwerte Vorteil, der sich durch die private Nutzung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten wie Telefon, Handy, Faxgeräten ergibt, ist steuerfrei. Das gilt nicht nur für die private Nutzung des Telefons am Arbeitsplatz im Betrieb, sondern auch, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein Telefon zur privaten Nutzung überlässt. Für vom häuslichen Telefon des Arbeitnehmers geführte beruflich veranlasste Gespräche kann der Arbeitgeber steuerfreien Auslagenersatz gewähren. Für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ergeben sich eine Fülle von steuersparenden Gestaltungsmöglichkeiten. Wir erläutern, was Sie wann wie steuerlich geltend machen können.

Vorsicht: Steuer-Falle für Selbstständige

Während Angestellte am Arbeitsplatz privat telefonieren und ins Internet gehen dürfen, ohne auf diesen Vorteil Steuern bezahlen zu müssen, ist das bei Freiberuflern und Gewerbetreibenden anders. Sie müssen aufpassen, dass der Fiskus ihnen daraus keinen Strick dreht. Praxistipps liefert Robert Chromow: "Vorsicht Falle: Teure Privatnutzung von Geschäftstelefonen, Handys und Internetzugängen".

Private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte

Nach dem Gesetz (§ 3 Nr. 45 EStG) ist der geldwerte Vorteil, der sich durch die private Nutzung von betrieblichen Telekommunikationsgeräten (Telefon, Handy, Faxgeräte) ergibt, steuerfrei. Die Steuerfreiheit gilt dabei nicht nur für die private Nutzung des Telefons am Arbeitsplatz im Betrieb, sondern auch dann, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer z.B. ein Mobiltelefon zur ständigen privaten Nutzung überlässt oder dem Arbeitnehmer in dessen Privatwohnung einen betrieblichen Telefonanschluss einrichtet, den der Arbeitnehmer ohne jede Einschränkung privat nutzen kann.

Entscheidend ist, dass es sich um einen betrieblichen Telefonanschluss handelt, das heißt dass das Telefon, Handy oder Faxgerät Eigentum des Arbeitgebers bleiben muss. Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 ist ausgeschlossen, wenn der Arbeitnehmer als wirtschaftlicher Eigentümer des Telekommunikationsgeräts anzusehen ist. In diesem Fall handelt es sich nicht mehr um eine Nutzungsüberlassung, sondern um die Übertragung des Telekommunikationsgeräts.

Steuerfreiheit nur bei Überlassung!

Die Steuerfreiheit des geldwerten Vorteils gilt nur bei einer Überlassung von Telekommunikationsgeräten entweder durch den Arbeitgeber selbst oder aufgrund des Dienstverhältnisses durch einen Dritten. Die Steuerfreiheit tritt also nicht ein, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer das Telefongerät (Handy...) schenkt oder verbilligt übereignet.

Liegt eine Überlassung durch den Arbeitgeber vor, ist die Steuerfreiheit des geldwerten Vorteils der Höhe nach nicht begrenzt und zwar auch dann nicht, wenn die überlassenen Geräte durch den Arbeitnehmer oder andere Personen (z.B. Freundin, Familie) ausschließlich privat genutzt werden. Es ist auch unerheblich, ob die Vorteile zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt oder aufgrund einer Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über eine Gehaltsumwandlung (s.u.) finanziert werden.

Für die Steuerfreiheit der Privatnutzung spielt es auch keine Rolle, in welchem Verhältnis die berufliche Nutzung zur privaten Mitbenutzung steht. Das heißt, dass auch dann der geldwerte Vorteil nicht versteuert werden muss, wenn der Arbeitnehmer das Telefon des Arbeitgebers ausschließlich privat nutzt und der Arbeitgeber die Gesprächsgebühren zahlt.

Bei einer Überlassung betrieblicher Geräte sind zudem auch die vom Arbeitgeber getragenen Verbindungsentgelte (Grundgebühr und sonstige laufende Kosten) steuerfrei und zwar unabhängig davon, ob der Arbeitgeber Vertragspartner des Telekommunikationsanbieters ist oder nicht.

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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