DruckversionNachweisführung
Vereinfachte Nachweisführung
Anstelle des monatlichen Einzelnachweises ist es auch zulässig, dass der Arbeitgeber den beruflichen Anteil für die Nutzung privater Telekommunikationsgeräte des Arbeitnehmers für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist. In der Folgezeit kann das sich ergebende Nutzungsverhältnis der beruflichen Verbindungsentgelte zu den gesamten Verbindungsentgelten für den Umfang des steuerfreien Auslagenersatzes so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Die monatlichen Rechnungen des Telekommunikationsanbieters sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.
Zulässig ist auch, dass der Arbeitgeber für die berufliche Nutzung privater Telekommunikationsgeräte seinem Arbeitnehmer steuerfreien Auslagenersatz in Höhe eines Durchschnittsbetrags gewährt. Voraussetzung für die Steuerfreiheit des pauschalen Auslagenersatzes ist auch hier, dass der Arbeitnehmer anhand der Rechnungsbeträge für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten eine entsprechende Nachweisführung vornimmt. Der sich hierbei für die berufliche Nutzung ergebende monatliche Durchschnittsbetrag kann für die Folgezeit als steuerfreier Auslagenersatz fortgeführt werden. Der pauschale Auslagenersatz nach Maßgabe des ermittelten Durchschnittsbetrags bleibt so lange steuerfrei, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Die Rechnungsbelege des Dreimonatszeitraums sind als Belege zum Lohnkonto aufzubewahren.
Kleinbetragsregelung
Ergänzend zur vereinfachten Nachweisführung für einen Dreimonatszeitraum gilt eine Kleinbetragsregelung, die den steuerfreien pauschalen Auslagenersatz bei privaten Telekommunikationsgeräten unabhängig vom Umfang der beruflichen Nutzung zulässt. Danach kann der Arbeitgeber ohne weitere Prüfung 20% des vom Arbeitnehmer vorgelegten Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 Euro monatlich steuerfrei ersetzen, wenn dem jeweiligen Arbeitnehmer erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen entstehen. Die monatlichen Rechnungen des Telekommunikationsanbieters sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen. Der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aufgrund dieser Kleinbetragsregelung für einen repräsentativen Dreimonatszeitraum ergibt, kann wie bei der vereinfachten Nachweisführung als pauschaler Auslagenersatz so lange steuerfrei fortgeführt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Die Rechnungsbelege des Dreimonatszeitraums sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen.
Gehaltsumwandlung
Die Vorschrift des § 3 Nr. 45 EStG enthält in Bezug auf die Umwandlung von Barlohn in steuerfreie Sachbezüge keine Einschränkungen.
Der Bundesfinanzhof hat die Umwandlung von Barlohn in einen Sachbezug ausdrücklich zugelassen. Die Finanzverwaltung hat diese Rechtsprechung übernommen und z.B. die Umwandlung von Barlohn in Essensmarken oder Restaurantschecks dann akzeptiert, wenn der Austausch von Barlohn durch Essensmarken ausdrücklich durch eine Änderung des Arbeitsvertrags vereinbart wird. Diese Grundsätze gelten auch für die Fälle, in denen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im gegenseitigen Einvernehmen Barlohn durch einen steuerfreien Sachbezug ersetzen.
In der Sozialversicherung wird auch bei einer Änderung des Arbeitsvertrags die Barlohnminderung nicht anerkannt, wenn der Arbeitnehmer ein Wahlrecht zwischen Barlohn und Sachbezug hat. Bei der Sozialversicherung wird man auf die Grundsätze zurückgreifen können, die von den Spitzenverbänden der Sozialversicherung zur Umwandlung von Barlohn in einen durch den Rabattfreibetrag begünstigten Sachbezug aufgestellt wurden.
Werbungskosten
Telekommunikationsaufwendungen sind Werbungskosten, soweit sie beruflich veranlasst sind. Als Werbungskosten abzugsfähig sind nicht nur die laufenden beruflichen Kosten für Telefon, Internet usw. (Verbindungsentgelte), sondern auch die anteiligen festen Kosten für die entsprechenden Anschlüsse sowie die anteiligen monatlichen Grundgebühren, z.B. für Telefon und Internet. Der berufliche Anteil der festen Kosten kann nach dem Verhältnis der Zahl der beruflich zu den privat geführten Gespräche ermittelt werden.
Abzugsfähig sind außerdem die Anschaffungskosten der Geräte, soweit sie beruflich genutzt werden. Dabei müssen Aufwendungen über 410 Euro zuzüglich 19% Mehrwertsteuer für ein einzelnes Wirtschaftsgut auf die Nutzungsdauer verteilt werden. Die Nutzungsdauer beträgt für Telekommunikationsgeräte nach der amtlichen AfA-Tabelle 5 Jahre.
