Vorbereitende Maßnahmen

Haben Sie genügend Informationen darüber, wer für Sie zuständig ist?

• Name, Funktion, Entscheidungsbefugnis?

Sie sparen beiden Seiten zeitraubende Gegenfragen und sorgen für einen positiven und effizienten Gesprächseinstieg. Sie wirken kompetent und "zielorientiert", wenn Sie Ihre Gespräche gezielt aufbauen. Bereiten Sie sich am besten schriftlich vor:

• Kurzvorstellung Ihrer Person und des Unternehmens

• Kurzversion des Zwecks oder des Zieles Ihres Anrufes

• Nutzen und Vorteil für den Angerufenen - wenn möglich - deutlich machen.

• Hauptziele notieren,
  - um nicht zu viel Zeit für Nebensächlichkeiten zu verbrauchen.
  - um sich nicht zu leicht ablenken zu lassen.
  - um bei Abschweifungen schneller zum Thema zurückführen zu können.
  - um nichts Wichtiges zu vergessen.

Strukturieren Sie Ihr Gespräch

Überfallen Sie Ihren Gesprächspartner nicht. Kündigen Sie zu Beginn des Gesprächs an, wenn Sie mehrere Themen oder Fragen besprechen möchten. Ihr Gesprächspartner kann sich dann darauf einstellen.

Checkliste zur Vorbereitung von Telefongesprächen

1. Wen will ich anrufen?

   Telefonnummer
   Name
   Firma
   Abteilung
   Funktion
   eventuell Stellvertreter

2. Warum rufe ich an?

   Grund des Anrufes

3. Was will ich erreichen?

   Zweck und Ziel des Anrufes?

4. Welchen Nutzen/Vorteil hat mein Gesprächspartner?

5. Welche Informationen brauche ich?

6. Worüber will ich informieren?

7. Welche Gegenargumente/ Fragen können kommen?

8. Müssen Termine vereinbart werden?

   Welche kommen in Frage?

9. Habe ich alle Unterlagen zur Hand?