"Kopieren und Einfügen"? Das kann doch jeder ... " werden Sie vielleicht denken. Aber von wegen - rund ums "Copy & Paste" gibt es eine ganze Reihe von Tricks, die diesen allgegenwärtigen Arbeitsschritt beschleunigen. Und gerade weil das Kopieren, Ausschneiden und Einfügen zur Computerarbeit gehört wie das Schalten zum Autofahren, können Sie mit unseren Power-Tipps rund um "Copy & Paste" auf die Dauer eine Menge Zeit sparen.

Diesen Computer-Dreikampf haben Sie bestimmt schon einmal bestritten:

1. Wort, (Ab-)Satz oder den kompletten Text markieren,

2. Menüpunkt "Bearbeiten" - "Kopieren" aufrufen und

3. an der gewünschten Stelle dann wieder "Bearbeiten" - "Einfügen".

Sehr praktisch. Und wenn der Ausschnitt nicht kopiert, sondern verschoben (also am Ursprungsort entfernt) werden soll, lautet der Dreischritt "Markieren" - "Ausschneiden" - "Einfügen".

Was schon viel weniger bekannt ist: Das Ganze funktioniert nicht nur mit Texten, sondern mit jedem beliebigen Seitenelement - ganz gleich, ob es sich um Bilder, Zeichnungen, Diagramme, Tabellen, Formeln - oder auch komplette Dateien handelt. Und: Das sprichwörtliche "Copy & Paste" macht auch vor Programmgrenzen nicht halt: Soweit das die Zielanwendung zulässt, können Sie so ziemlich jeden Inhalt mit wenigen Mausklicks oder Tastenkombinationen übernehmen. Ein umständlicher Ex- und Import ist vielfach entbehrlich.

Die Maustechnik: Ziehen und Ablegen

Freunde der Computermaus wissen, dass sich das Ganze auch ohne Umweg über Menübefehle oder die Tastatur erledigen lässt. Sie bedienen sich der Variante "Markieren" - "Ziehen" und "Ablegen" - genauer gesagt:

• Sie markieren den fraglichen Teil des Dokuments,

• bewegen den Mauszeiger in den schwarz hervorgehobenen Bereich,

• halten die linke Maustaste gedrückt und

• legen den Schnipsel an der passen Stelle wieder ab:

Copy & Paste: Per Mausexpress von A nach B

Fertig ist der Verschiebe-Bahnhof.

Wenn Sie das Ganze versuchsweise statt mit der linken einmal mit der rechten Maustaste erledigen, besteht zusätzlich zum Verschieben die Möglichkeit "Hierher kopieren" - dann wird der Text oder die Grafik gedoppelt, nicht verschoben. Und nicht nur das: Sie können auf diese Weise theoretisch sogar interne Sprungmarken anlegen ("Hyperlink hier erstellen").

Wahlvielfalt via Kontextmenü

Falls Ihnen der Kopierweg über das Rechtsklick-Kontextmenü zu umständlich ist, probieren Sie einfach einmal diesen Trick: Markieren Sie den gewünschten Abschnitt, halten Sie die STRG-Taste fest und bewegen Sie nun die Markierung mit festgehaltener Maustaste. Sofort erkennen Sie an einem kleinen Plus-Zeichen neben dem eingeblendeten Symbol, dass Sie kopieren und nicht verschieben.

Der Tastatur-Turbo

So bequem der Griff zur Maus ist: Die meisten Routinetätigkeiten lassen sich schneller per Tastatur erledigen. Das gilt ganz besonders für das Kopieren/Ausschneiden/Einfügen. Selbst wenn Sie eine ausgeprägte Abneigung gegen das "Auswendiglernen" von Tastenkombinationen haben - die folgenden drei sollten Ihnen in Fleisch und Blut übergehen:

• "STRG C" wie "C"opieren,

• "STRG X" wie e"X"trahieren (= ausschneiden) und

• "STRG V" wie ein"V"ügen.

Vorteil: Auf diese Weise können Sie sogar dann kopieren und einfügen, wenn gar keine Menüleiste vorhanden ist und das das Ziehen und Ablegen per Maus nicht funktioniert.

Die Tastenkombinationen "STRG C", "STRG X" und "STRG V" haben dabei dieselbe Wirkung wie die (Kontext-)Menübefehle "Bearbeiten" - "Kopieren"/"Ausschneiden" und "Einfügen": Die zu kopierenden Ausschnitte werden im Hintergrund in der praktischen Windows-Zwischenablage abgelegt. Von dort aus können Sie sie in aller Seelenruhe (bei Bedarf auch Stunden später!) an der Cursorposition des gleichen Programms oder aber einer beliebigen anderen Anwendung einfügen. Wenn Sie mit MS Office arbeiten, erleichtert Ihnen die erweiterte Office-Zwischenablage dabei die Arbeit zusätzlich.

Grenzüberschreitung: Die Word-Excel-Connection

Sämtliche Kopier- und Verschiebevorgänge sind über Programmgrenzen hinweg möglich: Angenommen, Sie arbeiten mit Word und Excel, dann markieren und kopieren Sie ein Excel-Tabellenblatt (oder einen beliebigen Ausschnitt)...

Ausgangspunkt: Eine Excel-Tabelle...

... wechseln zum Textprogramm und fügen die Tabelle dort an der gewünschten Stelle ein:

... Landung in Word

Standardmäßig übernimmt Word dabei sowohl die Tabellenwerte als auch die Gestaltung der Tabelle. Die im Textprogramm automatisch angelegte Tabelle können Sie mit Word nun genauso (nach-)bearbeiten wie jede "normale" Word-Tabelle auch.

Inhalte einfügen

So richtig interessant wird der kurze Dienstweg zwischen zwei Programmen aber erst, wenn Sie sich statt des Menüpunkts "Einfügen" einmal den Befehl "Inhalte einfügen" anschauen:

Das Dialogfenster "Inhalte einfügen"

Mit dem binden Sie (zum Beispiel) eine Excel-Tabelle mehr oder weniger dynamisch in ein Word-Dokument ein. Dabei stehen Ihnen grundsätzlich zwei verschiedene Methoden zur Verfügung:

• "Einfügen": In diesem Fall wird die Ursprungstabelle (bzw. Grafik etc.) als eigenständiges Excel-Objekt "eingebettet". Per Doppelklick in den Tabellenbereich bearbeiten Sie dieses Element, als befänden Sie sich in Excel. Dadurch stehen Ihnen im Textprogramm sämtliche Funktionen der Tabellenkalkulation zur Verfügung. Sie sind also nicht mehr auf die bekannt mageren Word-Rechenkünste beschränkt:

  Excel-Feeling in Word: Die per "Inhalte einfügen" übernommene Tabelle kann direkt in Word bearbeitet werden.

• "Verknüpfung einfügen": Mit dieser Einfüge-Methode "verlinken" Sie das Word-Dokument mit der Ausgangstabelle:

  Die Option "Verknüpfung einfügen" im Dialogfenster "Inhalte einfügen"

  Eine "Verknüpfung" sorgt dafür, dass Word beim Öffnen des Dokuments in der Original-Exceltabelle nachschaut, ob sich dort etwas geändert hat. Das Excel-Objekt wird also bei jedem Dateistart automatisch mit der Originaldatei synchronisiert. Eine spezielle Hinweisbox macht Sie auf die Verknüpfung aufmerksam, so dass Sie im Einzelfall auch auf die Aktualisierung verzichten können:

  

Eine verlinkte Tabelle lässt sich aus Word heraus direkt per Doppelklick mit Excel öffnen und dort bearbeiten. Die Änderungen sind anschließend in Word sofort sichtbar. Falls Sie an der Tabelle in Excel Änderungen vornehmen, während das Word-Dokument mit dem verlinkten Objekt-"Klon" geöffnet war, können Sie die Word-Ansicht über die Funktion "Verknüpfungen aktualisieren" im Kontextmenü (Rechtsklick auf das Excel-Objekt) auf den neuesten Stand bringen.

Alternative 1: Symbol

Da die komplette Tabellenansicht in Word vielfach entbehrlich ist (z. B. bei sehr umfangreichen Kalkulationen) können Sie sowohl "eingebettete" also auch dynamisch "verlinkte" Tabellen im Word-Dokument auch als Symbol darstellen:

So fügen Sie eine Excel-Tabelle "symbolisch" in Word ein.

Per Doppelklick auf das Symbol öffnen Sie die einschlägige Excel-Tabelle und können sie in der Original-Anwendung bearbeiten, ausdrucken etc.

Alternative 2: Hyperlinks

Neben dem "Einbetten", "Verlinken" und dem symbolischen Verknüpfen können Sie die Excel-Word-Connection auch in Form von Hyperlinks vornehmen. Dafür gibt es im "Bearbeiten"-Menü den Befehl "Als Hyperlink einfügen":

Excel-Zelle als "Hyperlink"-Verknüpfung in Word.

Wenn Sie anschließend bei festgehaltener STRG-Taste auf einen solchen Hyperlink klicken, landen Sie punktgenau an der Stelle der Excel-Tabelle, auf die Sie sich im Text beziehen.

Sonderfall Internet

"Copy & Paste" ist vor allem bei Internet-Recherchen ausgesprochen nützlich - etwa wenn es darum geht, Kontaktinformationen in ein Adressbuch oder eine Wegbeschreibung in ein Text-Dokument zu übernehmen. Erfahrungsgemäß stellen jedoch gerade die Kopiervorgänge innerhalb von Internet-Programmen wie dem Internet Explorer oder Firefox die Anwender vor größere Probleme.

Hier die wichtigsten Praxistipps:

• Sie wollen den Teil einer Internetseite in ein Word-Dokument übernehmen - mit "Kopieren" - "Einfügen" holen Sie sich aber ungewollt einen bunten Mix aus formatiertem Text, Bildern, Links und anderen Seitenelementen in Ihr Dokument. Das Nacharbeiten und Umformatieren dauert dann oft länger, als eine Information abzutippen.

  Auch in diesem Fall sorgt die Funktion "Inhalte einfügen" für Abhilfe: Nachdem Sie den gewünschten Seitenabschnitt im Browser markiert und kopiert haben und (zum Beispiel) zu Ihrer Word-Datei gewechselt sind, steht Ihnen unter "Bearbeiten" - "Inhalte einfügen" die Option "Unformatierten Text" zur Verfügung:

  Text pur: So filtern Sie die Textinformationen aus Internet-Schnipseln heraus.

  Die fügt den Inhalt der Zwischenablage als reinen Text ohne jede Formatierung ein.

• Wenn Sie statt eines Text-Auszugs eine bestimmte Grafik (zum Beispiel ein Schaubild oder eine Illustration) übernehmen wollen, nehmen Sie den Weg über das Browser-Kontextmenü: Nach einem Rechtsklick auf die betreffende Grafik haben Sie die Wahl, ob Sie sie mit "Kopieren" (Firefox: "Grafik kopieren") in die Windows-Zwischenablage übernehmen (und von dort aus z. B. in ein Word-Dokument einfügen) oder über "Bild speichern unter" (Firefox: "Grafik speichern unter") auf Ihrem Computer abspeichern und später als Datei in ein anderes Dokument einfügen:

  Bild-Kopie im Internet

• Angenommen, Sie benötigen eine Internet- oder E-Mailadresse, die hinter einem Hyperlink versteckt ist (um z. B. die Fundstelle einer interessanten PDF-Datei an einen Kollegen zu schicken oder eine E-Mailadresse in Ihr Adressverzeichnis zu übernehmen): Der Linkbeschriftung im Fließtext sehen Sie die Adresse ja in aller Regel nicht an. Selbstverständlich können Sie sich dadurch behelfen, dass Sie die Zielseite zunächst einmal aufrufen und dann den URL aus der Adresszeile des Browsers herauskopieren.

  Vor allem bei Download-Angeboten kann das jedoch ein ausgesprochen zeitraubender und mühsamer Vorgang sein. Zum Glück geht es auch weniger umständlich. In vielen solcher Fälle leistet nämlich das Kontextmenü wieder einmal gute Dienste: Nach einem Rechtsklick auf den Ursprungs-Hyperlink wählen Sie den Kontextmenü-Befehl "Verknüpfung kopieren" (Firefox: "Linkadresse kopieren")...

  So kopieren Sie Internet- und E-Mailadressen aus Webseiten.

  ... und schon befindet sich die Zieladresse in der Windows-Zwischenablage. Von dort aus kann sie dann an beliebiger Stelle (zum Beispiel einer E-Mail) eingefügt werden.

  Extra-Tipp: Statt die Internetadresse herauszukopieren, können Sie auch die betreffende Datei gleich auf dem eigenen Rechner speichern. Dabei hilft der Kontext-Menübefehl "Ziel speichern unter": Auf diese Weise legen Sie zum Beispiel ein PDF-Dokument zur Weiterverarbeitung gleich auf Ihrem Desktop ab, ohne es zuerst in Ihrem Browser zu öffnen und dann in einem zweiten Schritt noch einmal abzuspeichern.

• Falls keine der anderen Internet-Kopiertechniken greift, können Sie wichtige, aber gut versteckte Informationen (zum Beispiel URLs von Dateien) vielfach im Quelltext ausfindig machen. Um einen Blick auf den "Quellcode" der gerade angezeigten Internetseite zu werfen, öffnen Sie ihn über den Menübefehl "Ansicht" - "Quelltext" (Firefox: "Ansicht" - "Seitenquelltext anzeigen"):

  Quelltext der akademie.de-Homepage in der Quelltext-Ansicht des Firefox-Browsers

Vorsicht, Ideenklau: Vor Content-Diebstahl wird gewarnt

Gerade weil das Kopieren und Übernehmen so einfach ist, hat sich der schnelle Inhalte-Klau quasi im Vorübersurfen im Internet weithin eingebürgert. Die Übernahme von fremden Texten, Grafiken, Informationen oder ganzen Webseiten-Layouts ist nicht nur gang und gäbe - oft fehlt den "Content-Klauern" auch jedes Unrechtsbewusstein. Doch auch hier gilt: Nicht alles, was geht, ist auch erlaubt. Urheberrechte sind auch im Internet gültig - und wer sich Ärger, Abmahnungen und Geldforderungen ersparen will, sollte beim Copy & Paste fremder "Werke" vorsichtig sein. Eine umfassende Einführung zum Thema "Urheberrechte und Ideenklau" bietet der Beitrag Ideenklau im Internet: Der Diebstahl geistigen Eigentums - und was Kreative dagegen tun können von Rechtsanwalt Fabian Haslob.

Fazit

"Kopieren und Einfügen", das Übernehmen von Text- und Multimediainhalten aus eigenen oder fremden Dokumenten, ist einer der häufigsten Arbeitsschritte, mit denen man am Computer konfrontiert ist. Es lohnt sich also unbedingt, die wichtigsten Kniffe und Techniken dafür zu kennen. Mit ihnen können Sie sich viel Erfassungsaufwand sparen und so manches Alltagsproblem lösen.