Obwohl ein Textprogramm nicht wirklich zur Datensammlung geeignet ist, dienen Word-Dokumente vielfach als Info-Pool - zum Beispiel für Adressen oder Produkt- und Preislisten. Schlimmer noch: Statt als richtige Tabellen werden derartige Heimwerker-"Datenbanken" noch dazu oftmals im fortlaufenden Text eingegeben. Wir zeigen, wie Sie "Daten-Dateien" ohne Umweg über Excel sortieren - oder in eine ordentliche Tabelle umwandeln.

Wer kennt das nicht: Der Praktikant (oder die Praktikantin) hat das Protokoll und die Teilnehmerliste des Meetings mal wieder fein säuberlich in ein Word-Dokument eingetippt - und die "Datenbank" noch nicht einmal als Tabelle formatiert, sondern die Spalten (bestenfalls) mit "Tabulatoren" voneinander abgesetzt.

TAB-Anachronismus: Tabellarische Word-Liste

Wenn Sie solche "anachronistischen" Listen nachträglich sortieren, filtern oder auf andere Weise nachbearbeiten wollen, können Sie die Inhalte ohne Weiteres per "Kopieren & Einfügen" in ein Tabellenkalkulationsprogramm übernehmen und dort weiterbearbeiten. Sofern bei der Eingabe echte "Feldbegrenzer" wie die TAB-Taste (und nicht womöglich Leerzeichen) benutzt worden sind, werden die einzelnen Datensätze dabei vielfach sogar gleich in eine korrekte (Excel-)Tabelle umgesetzt:

Vom tabellarischen Word-Text zur Excel-Tabelle

In den meisten Fällen können Sie sich den Umweg über Excel aber sparen. Denn Word bietet nicht nur eine recht differenzierte Sortierfunktion, sondern wandelt tabellarische Textabschnitte bei Bedarf auch in ordentliche (Word-)Tabellen um.

Text-Ausschnitte sortieren

Obwohl es sich beim Ausgangsmaterial gar nicht um eine ausgewiesene Tabelle handelt, ist die Sortierfunktion im "Tabellen"-Menü untergebracht:

Der gut versteckte Sortierbefehl von Word

Grundsätzlich bezieht sich der Befehl "Sortieren" auf die Absätze im Text: Im einfachsten Fall wird der gesamte Text alphabetisch nach den Buchstaben oder Ziffern am Beginn der Zeile nach einem festen Zeilenumbruch sortiert. Das ist aber in aller Regeln nicht Sinn der Sache: Es geht ja gerade darum, eine Liste zum Beispiel nach Namen, Firmen oder Orten (neu) zu ordnen. Außerdem soll ja nicht die Reihenfolge des ganzen Dokuments (z. B. Sitzungsprotokoll und Teilnehmerliste), sondern nur die eines Ausschnitts geändert werden.

Erfreulicherweise können Sie die Sortierfunktion von Word auf einen zuvor markierten Teil begrenzen. Außerdem bietet der Sortier-Dialog eine echte Feld-Auswahl. Dazu...

• markieren Sie den Datenbereich - einschließlich der Spaltenüberschriften,

• rufen den Befehl "Tabelle" - "Sortieren" auf,

• aktivieren die Option "Liste enthält - Überschrift",

  Die differenzierten Sortier-Optionen von Word

• und wählen dann ganz bequem bis zu drei verschiedene Sortierschlüssel aus (z. B. zuerst nach Ort, dann nach Firma)

Selbst das Sortierverfahren (alphabetisch, numerisch oder Datum) können Sie auf diese Weise beeinflussen. Wohlgemerkt: All diese Bearbeitungsschritte sind im fortlaufenden Fließtext möglich, ohne dass zuvor die Umwandlung in eine "richtige" Tabelle erforderlich ist.

Vom Text zur Tabelle

Wer anspruchsvollere Tabellenfunktionen nutzen (z. B. Rechnen oder Autoformatierungen) oder aber nur eine bestimmte Spalten-Auswahl weiterverarbeiten will, kann tabellarische Texte aber auch in Word-Tabellen konvertieren. Dazu dient der Befehl "Tabelle" - "Umwandeln" - "Text in Tabelle":

"Text-2-Tabelle" mit allem Komfort

Im Standardfall (wenn die einzelnen Felder per Tabulator und die Datensätze per Zeilenumbruch getrennt sind) ist die Umwandlung mit drei Mausklicks erledigt. Je nach Ausgangsmaterial lassen sich aber auch andere Feldtrenner oder besondere Formatierungseinstellungen wählen. So oder so können sich die Ergebnisse aber in den meisten Fällen sehen lassen.

Fertig zur Weiterverarbeitung: Die automatisch erzeugte Word-Tabelle

Fazit

Wer die komfortablen Umwandlungsfunktionen für Texte und Tabellen kennt, kann sich das umständliche Nachbearbeiten mit separaten Programmen und manch mühsame manuelle Manipulation sparen. So kommt echtes Tabellenfeeling in einfachen Texten auf.