DruckversionEingabehilfen: Schnelle Eingabe statt langem Tippen und Würgen
Rechnen in Texten
Haben Sie schon einmal versucht, in Word-Tabellen zu rechnen? Zugegeben, es geht - aber es ist mühsam. Demgegenüber sind Kalkulationen in OpenOffice geradezu ein Kinderspiel. Wir haben die Rechenkünste der beiden Textverarbeitungen für Sie verglichen.
Ob Preisliste, Rechnung oder Stundenzettel: Manchmal möchte man einfache Berechnungen im Textverarbeitungsprogramm erledigen, ohne zum Taschenrechner greifen oder das Tabellenkalkulationsprogramm starten zu müssen. Leider sind die Rechenkünste von Word begrenzt, viel zu "gut" versteckt und noch dazu fehleranfällig.
Zum Beispiel Ausgangsrechnung...
Angenommen, Sie wollen in einer Rechnung...
Zum Beispiel Ausgangsrechnung
...die folgenden vier Zell-Inhalte automatisch berechnen lassen:
"Gesamtpreis" (=Anzahl in der Spalte "Einheit" multipliziert mit dem "Einzelpreis"),
"Rechnungsbetrag (netto)" (= Summe der Gesamtpreise einzelner Positionen),
"19 Prozent MWSt." (= "Rechnungsbetrag (brutto)" x 0,19) sowie
"Rechnungsbetrag (brutto)" (=Netto-Betrag + Mehrwertsteuer).
Der Formel-Editor
Dann sind dafür bei Word zunächst folgende Schritte erforderlich:
Sie stellen den Cursor in die zu berechnende Zelle,
rufen den "Formel"-Dialog im Menü "Tabelle" auf und
geben die Rechenanweisung manuell ein (z.B. "=B3*D3").
Neben den Grundrechenarten und der Prozentrechnung lassen sich mit Word auch zahlreiche statistische Kalkulationen anstellen. Übrigens: Formeln werden zwar üblicherweise in Tabellen eingegeben - Sie können in Word aber auch im Fließtext rechnen.
Fehlerquellen...
Eine automatische Übernahme der Adressbezüge durch Anklicken der gewünschten Zelle(n) - wie von Tabellenkalkulationen gewohnt - ist allerdings nicht möglich. Schlimmer noch: Da Word-Tabellen - anders als bei Excel - keine beschrifteten Spalten- und Zellköpfe haben, muss man die Zelladressen "an den Fingern" abzählen ("dritte Spalte von links, siebte Zeile von oben" = "C7").
Die Word-Zellkoordinaten
Fehlerquelle Nummer zwei: Anders als Excel & Co. kennt Word nur absolute Bezüge. Die Folge: Sofern Sie nachträglich eine Zeile oder Spalte einfügen, stimmen die Berechnungsgrundlagen vorne und hinten nicht mehr! Um das zu vermeiden, müssen Sie mit so genannten Textmarken rechnen: Zu diesem Zweck markieren Sie die betreffende Zelle und weisen ihrem Inhalt über den Menüpunkt "Einfügen" - "Textmarke" eine Bezeichnung zu. Auf solche Variablen (klappt auch mit Konstanten) können Sie sich in den Formeln anderer Zellen beziehen. Nur so führt die Änderung von Zell-Koordinaten nicht zu Fehlern.
Beispiel: Variable 'Netto'-Zelle
Wenn Sie beispielsweise vermeiden wollen, dass Sie nach Einfügen zusätzlicher Rechnungs-Positionen (= Zeilen) bei der Berechnung der Mehrwertsteuer- oder Bruttobetrag-Zelle den Bezug zur Netto-Betragszelle korrigieren müssen, geben Sie ihr zum Beispiel die Bezeichnung "netto". Die Mehrwertsteuer-Formel lautet dann "=netto*0,19" und kommt somit ohne absoluten Zellbezug (z. B. "=E5*0,19") aus.
Mehr Excel-Feeling mit dem intelligenten Formel-Assistenten
Eine spürbare Vereinfachung erfährt das katastrophale Handling des Word-Rechenmoduls durch die Installation des kostenlosen Formel-Assistenten (469 KB) aus der SmartTools-Reihe: Das Addin tritt als zusätzliche Word-Symbolleiste in Erscheinung:
Die Symbolleiste des Formel-Assistenten
Die Breite der Anzeige- und Bearbeitung-Zeile lässt sich über das "Optionen/Info"-Menü auf bis zu 600 Pixel verbreitern. Sobald Sie eine Tabellenzelle anklicken, die bereits eine Formel enthält, wird sie in der Symbolleiste angezeigt und kann dort problemlos editiert werden. Per Return-Taste übernehmen Sie die Änderungen in die Tabelle:
Bequemes Bearbeiten von Berechnungsformeln
Viel wichtiger: Beim Erstellen neuer Berechnungen entfällt das mühselige Herstellen manueller Bezüge. Wenn Sie zum Beispiel Spaltenwerte addieren wollen, markieren Sie den betreffenden Bereich und klicken anschließend in die Zelle, in der die Summe ausgegeben werden soll. Daraufhin öffnet sich automatisch der Formel-Dialog von Word, in dem die Summenformel in Bezug auf den markierten Zellbereich bereits eingetragen ist. Sie können selbstverständlich auch einen anderen Operator oder eine andere Funktion wählen. Außerdem haben Sie Einfluss auf das Zahlenformat.
Die Handhabung des Formelassistenten zeigt unser animierter Screenshot.
Eine automatische Aktualisierung der Tabelleninhalte bringt jedoch auch der Formelassistent nicht:Ändern sich Inhalte von Ausgangszellen, müssen die berechneten Felder weiterhin von Hand auf den neuesten Stand gebracht werden.
...über Fehlerquellen
Dritte Fehlerquelle: Falls sich die Inhalte bezogener Zellen ändern, sorgt Word nicht für eine automatische Aktualisierung der berechneten Felder. Um die auf den letzten Stand zu bringen, müssen sie ausdrücklich markiert und über die Funktionstaste "F9" (oder Menüpunkt "Felder aktualisieren" im Kontextmenü) "aufgefrischt" werden. Falls Sie in der Praxis mit der Word-Rechenfunktion arbeiten, sollten Sie Ihr Dokument vor der Schluss-Kontrolle und dem Ausdruck sicherheitshalber immer komplett markieren ("STRG+A") und mit "F9" aktualisieren.
Dass es keine relativen Bezüge gibt, ist zugleich die Ursache für die vierte Fehlerquelle: Es fehlt eine Vervollständigungs-Funktion, mit der in Tabellenkalkulationen die Inhalte einer Zelle automatisch auf benachbarte Zelle ausgeweitet wird. Sie müssen berechnete Zellen also kopieren und die Formel anschließend manuell editieren. Da nach Eingabe der Formel zunächst nur das Ergebnis der Rechenoperation angezeigt wird, müssen Sie dafür wiederum zunächst den Menüpunkt "Feldfunktionen ein/aus" im Kontextmenü (rechter Mausklick auf die Formelzelle) aktivieren.
Die Anzeige der Feldfunktionen in Word
Selbst der einzige Vorteil der Word-Rechenfunktion kann sich als Fehlerquelle (= Nr. 5) entpuppen: Rechenoperationen werden nämlich selbst dann ausgeführt, wenn in einer Zelle neben Zahlen noch Text auftaucht! Enthält eine Zelle mehrere Zahlen, addiert das Programm sie automatisch vor der Weiterverarbeitung. Auf diese Weise können im Einzelfall überraschende Ergebnisse zustande kommen.
Download Rechnungsvordruck
Mitglieder von akademie.de, die ihre Ausgangsrechnungen mithilfe von Word erstellen und auf berechnete Felder zurückgreifen wollen, finden im Beitrag "Rechnungsvordruck mit Rechenautomatik" ein fertiges Word-Beispiel, das sich nach dem Download (40 KB) mit wenig Aufwand an die eigenen Bedürfnisse anpassen lässt.
Dabei kann es aufgrund von Fehlerquelle Nr. 6 übrigens zu einem Problem kommen: Je nachdem, mit welcher Word-Version Sie arbeiten, versteht sie die Summen-Formel nicht: Neuerdings ist Microsoft nämlich wieder zu englischsprachigen Feldbezeichnungen übergegangen ("SUM(ABOVE)"), in vorherigen Versionen hatte die gleiche Funktion aber schon deutsche Feldnamen ("=SUM(ÜBER)" bzw. "SUMME(ÜBER)"). Falls es bei Ihnen also zu Rechenfehlern kommt, passen Sie diesen Befehl an Ihre Word-Version an.
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