Auf der Microsoft-Website finden sich nicht nur Informationen über Preise, Funktionen und Fehler von Office-Produkten. Sie enthält auch eine Sammlung durchaus brauchbarer Dokumentvorlagen, Formulare und Checklisten. Bei dem Gratisangebot handelt es sich zwar überwiegend um Übersetzungen amerikanischer Planungshilfen. Viele sind trotzdem durchaus nützlich - zumal sie sich bei Bedarf mit wenig Aufwand anpassen und ergänzen lassen.

Zeit sparende Vordrucke für betriebliche Zwecke wie Vertragsmuster, Planungshilfen und Checklisten werden oft geradezu händeringend gesucht. Vorausgesetzt natürlich, sie stehen gebührenfrei zum Download bereit.

Office Online LogoDem trägt auch Microsoft als Marktführer in der "Office-Branche" Rechnung: Zugegeben, nicht in jedem Fall sind die kostenlosen Vorlagen unter "Office Online" der Weisheit letzter Schluss. Manche davon finden sich außerdem bereits als Dokumentvorlagen in Microsoft-Produkten wie Word, Excel, PowerPoint, Project oder Visio. Wer bei Standardaufgaben gerne mit Ablaufplänen, Diagrammen, Prüf- und Überwachungslisten, Erhebungsbögen oder Gesprächsleitfäden arbeitet, sollte die Vorlagen-Fundgrube in einer ruhigen Stunde trotzdem einmal in Augenschein nehmen.

Das Vorlagen-Verzeichnis von "Office Online"

Business, Beruf und Privatleben

Doch selbst wenn der eine oder andere inhaltliche Aspekt fehlt - fertig formatierte Musterdateien sparen Zeit und Mühe. Und an die eigenen Zwecke anpassen kann man sie ja auch. Inhaltlich ist das Office-Online-Angebot nach folgenden Rubriken gegliedert:

• "Geschäftliches und Rechtswesen" (mit Planungshilfen für sämtliche Geschäftsbereiche vom Einkauf über die Personalverwaltung bis hin zu Marketing und Vertrieb),

• "Ihre berufliche Laufbahn" (Lebensläufe, Bewerbungsschreiben, Empfehlungsschreiben),

• "Gesundheit und Wohlbefinden" (Fitness- und Ernährungspläne, Einkauflisten, Krankheits- und Gesundheitsprotokolle),

• "Feiertage und besondere Anlässe" (Grußkarten, Glückwunschschreiben, Partyplaner, Einkaufslisten),

• "Erziehung und Bildung" (Unterrichts- und Stundenpläne, Berichte und Präsentationen, Organisationshilfen für Lehrkräfte) und

• "Familie und Gemeinde" (von der "Checkliste der für eine Entbindung benötigten Dinge" über die Ahnenforschung bis hin zur Reiseplanung).

Zusätzlich sind die Vorlagen nach formalen Kriterien sortiert, zum Beispiel nach Software-Format (Word, Excel etc.) oder Dokumenttyp (Kalender, Planer, Schriftverkehr). Durch die Mehrfachzuordnung der einzelnen Dokumente zu unterschiedlichen inhaltlichen und formalen Kategorien erscheint der Umfang der Dateisammlung auf den ersten Blick größer als er tatsächlich ist. Die Suchfunktion erleichtert den Weg zu den gewünschten Dateien.

Auswahl und Qualität

Die Muster-Zusammenstellung erhebt keinen Anspruch auf systematische Vollständigkeit. Die Dokumentauswahl wirkt eher zufällig und exemplarisch, manche Rubriken sind nur sehr dürftig besetzt. Neben Übersetzungen von US-amerikanischen Microsoft-Ressourcen stellen Formular-Anbieter wie Redmark oder Signform kostenlose "Appetizer" aus ihren Programmen zum Download bereit.

Qualität, Umfang und Nutzen der einzelnen Lösungen unterscheiden sich ebenso sehr wie der Bedarf des jeweiligen Anwenders. Das gilt auch für den Bereich der geschäftlichen Planungshilfen: Während etwa

• die - erstaunlicherweise äußerst beliebte - Telefonliste kaum mehr ist als ein buntes Excel-Tabellenblatt mit ein paar Spaltenüberschriften,

• bietet der 28-seitige Businessplan-Vordruck eine Informationsfülle, die auf gründungswillige Kleinunternehmen schon fast wieder abschreckend wirken dürfte.

Zwischen diesen beiden Polen gibt es viele sinnvolle und durchaus alltagstaugliche Hilfsmittel - wie zum Beispiel Geschäftsreiseplaner, Kalendervorlagen oder Checklisten rund um die Auswahl neuer Mitarbeiter.

Erinnerungshilfe: Arbeitgeber-Aufgaben bei Neueinstellungen

Mustervordrucks-Alternativen

Wesentlich besser sortierte, dafür aber auch überwiegend kostenpflichtige Plattformen für Geschäftsdokumente finden Sie bei

• formblitz.de

• vertrag.de oder auch dem bereits erwähnten

• redmark.de

Die Preise für einfache Arbeitshilfen liegen durchweg zwischen einem und zehn Euro. Bezahlt wird pro Einzeldownload. Auf einen Schlag " Checklisten satt" bietet demgegenüber Claudia Ossola-Harings schwergewichtiger A4-Sampler der " 499 besten Checklisten für Ihr Unternehmen. Die Arbeitshilfen liegen sowohl in gedruckter (Buch-)Form als auch auf CD-Rom im PDF-Format vor. Dafür sind dann aber auch happige 129 Euro fällig.