Word-Anwender, die häufig lange Texte aufs Wesentliche zurückstutzen müssen, können sich vom kostenlosen "Markierungshelfer" unterstützen lassen. Wir demonstrieren das smarte Office-Addon und erläutern zwei passende Power-Funktionen von Word.

Wussten Sie eigentlich, dass Sie mit Word inzwischen auch nicht zusammenhängende Textteile markieren, verschieben bzw. kopieren (oder "STRG+C") und in andere Dokumente oder Programme übernehmen können? Zu diesem Zweck halten Sie einfach die STRG-Taste fest, während Sie die gewünschten Ausschnitte markieren:

Mehrfach-Auswahl mit Word

Sobald Sie Ihren Markierungsvorgang abgeschlossen haben, können Sie die Auswahl über "Bearbeiten" - "Kopieren" in die Zwischenablage übernehmen und von dort aus wahlweise

• an anderer Stelle des Dokuments,

• in andere Dateien oder

• Programme einfügen.

Auch das Löschen und das "Ziehen & Ablegen" per Maus funktioniert problemlos.

Nachteil des Verfahrens: Falls Sie umfangreichen Word-Dokumenten zu Leibe rücken, besteht die Gefahr, dass Ihre mühsam getroffene Auswahl durch ein versehentliches Loslassen der STRG-Taste verloren geht und Sie wieder von vorne mit der Arbeit beginnen müssen.

Praktischer Markierungs-Assistent

Der eingebaute "virtuelle" Textmarker von WordWenn Sie die wichtigsten Aussagen längerer Texte schnell zusammenfassen wollen, hilft Ihnen der kostenlose "Markierungshelfer" von Smarttools (Word-Version 2000, 2002/XP und 2003) weiter. Nach Download (389 KB), Installation und Word-Neustart heben Sie zunächst mit dem Standard-Textmarker von Word die für Sie wichtigen Textteile hervor:

Markierter Word-Text

Anschließend rufen Sie den neuen Menüpunkt "Bearbeiten" - "SmartTools Markierungsassistent" auf und sorgen mit einem einzigen Mausklick dafür, dass die Auszüge in ein neues Dokument übertragen werden:

Das "Exzerpt" in einer neuen Datei.

Trennzeichen oder -zeilen zwischen den einzelnen Ausschnitten erzeugt das Werkzeug dabei nicht. Die Inhalte werden nahtlos aneinandergereiht. Zeilenumbrüche im Original bleiben selbstverständlich erhalten.

Mehr Markierungskomfort

Die Dialogbox des Markierungs-Assistenten stellt Ihnen darüber hinaus einige weitere praktische Funktionen bereit:

Die Funktionen des Markierungs-Assistenten

So können Sie die markierten Passagen

• nach der Übertragung in eine neue Datei im Ursprungs-Dokument löschen,

• im Original-Dokument bequem drucken, umformatieren oder löschen sowie

• sämtliche farbliche Hervorhebungen auf einen Schlag wieder entfernen (die Inhalte bleiben dabei aber erhalten).

Alternative: Die F3-Sammlung

Wer häufiger Text-Steinbrüche "ausschlachtet", kann dafür auch die in Word von Hause aus eingebaute, aber allzu gut versteckte "Sammlung" nutzen: Mithilfe der Tastenkombination "STRG+F3"

• übernehmen Sie gewünschte Textausschnitte (und/oder Grafiken) nach und nach in eine spezielle Zwischenablage und

• fügen deren Inhalt später durch Drücken der Tastenkombination "STRG+UMSCHALT+F3" in der Reihenfolge des Ausschneidens an die gewünschte Stelle wieder ein.

Sieht man einmal davon ab, dass die Word-Sammelablage im Blindflug bestückt wird, handelt es sich beim "Power-Verschieben" um eine wirklich nützliche - und viel zu selten genutzte Funktion.

Fazit

Ob letztlich

• die Word-Sammlung,

• der Markierungs-Assistent oder

• das Kopieren von nicht zusammenhängenden Textteilen

zum Werkzeug der Wahl werden, hängt im Einzelfall vom Anwendungszweck ab. Kennen sollten Text-Experten diese Möglichkeiten aber auf jeden Fall. Denn im Vergleich zum konventionellen "Kopieren & Einfügen" mit dem wiederholten Wechsel zwischen Ursprung und Ziel können alle drei Lösungen die Arbeit beträchtlich erleichtern.