Word kann Texte "wie von Geisterhand" in Dokumente einfügen: Von der kurzen Grußfloskel bis hin zum fertig formatierten Dokument lassen sich Bausteine aller Art speichern und bei Bedarf abrufen - und zwar inklusive Bilder, Felder oder Tabellen. Komfortabler und vielseitiger wird die Textbaustein- und Vorlagenverwaltung durch die Word-Erweiterung "texManager", mit deren Hilfe Dokumentmodule sogar zentral im Netzwerk bereitgestellt werden können.

Viele Formulierungen tauchen in der Geschäftskorrespondenz immer wieder auf. Ob Grußformeln, Wegbeschreibungen oder Produktbeschreibungen: Wer regelmäßig wiederkehrende Texte im schnellen Zugriff hat, kann sich viel Arbeit ersparen, unnötige Fehlerquellen beseitigen und insgesamt für höhere Qualitätsstandards sorgen.

Word-Eigenbau

Eine zwar schlichte, aber brauchbare Textbaustein-Verwaltung ist von Haus aus in Word eingebaut: Über den Menüpunkt "Einfügen" - "AutoText" lassen sich eine ganze Reihe vordefinierter Briefanfänge, Grußformeln oder auch Versandanweisungen an der aktuellen Cursor-Position einfügen:

AutoTexte mit Word einfügen

Bei häufigerer Nutzung können Sie über "Ansicht" - "Symbolleisten" - "Autotext" eine separate Symbolleiste einblenden, mit der Sie etwas schnelleren Zugriff auf die Phrasen-Liste haben. Eigene Textbausteine fügen Sie der Sammlung folgendermaßen hinzu:

• Markieren Sie den "typischen" Teil eines bestehenden Dokuments,

• klicken Sie auf "Einfügen" - "Autotext" - "Neu" und

• vergeben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung.

So legen Sie mit Word einen neuen Textbaustein an.

Künftig rufen Sie das neue Dokumenten-Modul über die neu angelegte "Standard"-Kategorie der Word-"AutoTexte" ab. Dabei wird nicht nur der reine Text eingefügt, sondern auch sämtliche Formatierungen, Tabellen und Illustrationen.

Tasten-Turbo via 'AutoKorrektur'

Es gibt sogar noch eine wesentlich schnellere (und noch weniger bekannte) Variante: per selbst definiertem Tastatur-Hotkey. Die Definition der Bausteine erfolgt dabei nicht in der "AutoText"-Funktion, sondern über die "AutoKorrektur". Und so gehen Sie vor:

• Markieren Sie den "typischen" Teil eines bestehenden Dokuments,

• klicken Sie auf "Extras" - "AutoKorrektur-Optionen" - Register "AutoKorrektur",

• markieren Sie dort die Option "Während der Eingabe ersetzen",

• legen Sie eine besondere Tastenfolge fest, die Sie normalerweise nicht tippen (z. B. beginnend mit einem selten benutzten Zeichen wie dem Doppelkreuz "#" oder der Tilde "~": Einem Textbaustein "Vorteile Produkt A" könnten Sie z. B. das Kürzel "#vpa" zuordnen) und

• entscheiden Sie, ob jeweils sämtliche Formatierungen übernommen oder nur die reinen Textinhalte eingefügt werden sollen.

Textbausteine per Tastatur via Autokorrektur-Funktion abrufen.

Wenn Sie dann künftig die Tastenfolge "#pva" gefolgt von einem Leerzeichen eintippen, wird sie von Word automatisch durch Ihr komplettes Modul ersetzt. Später erforderliche Anpassungen nehmen Sie auf dem gleichen Weg vor - Sie speichern die neue Fassung einfach unter dem bisherigen Kürzel. Sofern Sie sich durch die bereits vordefinierten AutoKorrektur-Ersetzungen von Word gestört fühlen, können Sie die - ebenso wie Ihre eigenen - jederzeit löschen.

Echter Baustein-Komfort: texManager

Zwar verbirgt sich unter der Word-Haube viel mehr Floskel-Komfort als die meisten Anwender vermuten - doch ist es mit der Übersichtlichkeit nicht besonders weit her. Mindestens ebenso wichtig: Wenn es darum geht, Textbausteine an zentraler Stelle - beispielsweise innerhalb eines Firmennetzwerks - zu pflegen, damit alle Mitarbeiter immer mit identischen, aktuellen Textmodulen arbeiten, hilft die Microsoft-Textverarbeitung nicht weiter.

texManager-LogoDas ist aber nicht der einzige Vorteil, den die netzwerkfähige Textbaustein- und Vorlagenverwaltung "texManager" (vormals "TextVerwalter") für sich hat. Nach Download (2,9 MB) und Installation der Demo-Version greifen Sie über eine zusätzliche Word-Symbolleiste ("TVW") oder ein Taskleistensymbol auf die eigene Bausteinverwaltung zu:

Floskel-Komfort per texManager

Über die Vorschau im rechten Fensterausschnitt verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über den Inhalt bereits vorhandener Module. Mit Hilfe der intuitiv bedienbaren Programmoberfläche

• legen Sie Kategorien Ihrer Wahl an,

• wandeln Sie markierte Teile beliebiger Word-Dokument in Textbausteine um - inklusive sämtlicher Word-Elemente wie Bilder, Serienbrief- und anderen Feldern oder Tabellen - oder

• importieren komplette Word-Dokumente bzw. -Vorlagen und

• fügen sie anschließend bei Bedarf per Mausklick an der Cursor-Position ein.

Sie können sich aber auch hier den Griff zur Maus sparen: Sofern Sie beim Einrichten eines Textmoduls eine "Kurzbezeichnung" ("Kurzbez. für Autotext") vergeben haben (z. B. "PVA") ...

So legen Sie einen neuen texManager-Eintrag mit Kurzbezeichnung an

... tippen Sie diese Buchstabenkombination in Word ein und drücken anschließend die Funktionstaste "F3": Prompt erscheint der benötigte Instant-Inhalt an der gewünschten Stelle.

Umweg über die Zwischenablage

Sie können die benötigten Inhalte aber auch komplett in die Zwischenablage übernehmen, um sie von dort aus in anderen Anwendungen weiter zu verwenden. Zu diesem Zweck markieren Sie im texManager-Fenster den benötigten Baustein, rufen mit einem rechten Mausklick das Kontextmenü auf und wählen den Befehl "Textbaustein => Zwischenablage" (mit der Tastaturkürzung "STRG+G" ersparen Sie sich den Umweg über das Kontextmenü):

Daten-Übergabe per Zwischenablage

Falls Ihre Floskel-Sammlung im Laufe der Zeit wächst, können Sie mit Hilfe der eingebauten Suchfunktion auf den gerade benötigten Eintrag zugreifen. Für Power-Anwender besonders interessant: Nachdem Sie die "Multicopy"-Funktion eingeschaltet haben, markieren Sie per Doppelklick nach und nach mehrere Bausteine und übernehmen Sie durch abschließendes Betätigen des Multicopy-Schalters dann auf einen Schlag in Ihr Word-Dokument. Auf diese Weise können komplette Notizen, Briefe, Berichte oder Protokolle aus fertigen Modulen "komponiert" werden. Ausgesprochene Phrasen-Architekten können statt solcher Adhoc-Zusammenstellungen bei Bedarf auch feste "Textkombinationen" aus mehreren verschiedenen Bausteinen erzeugen und später bei Bedarf abrufen.

Makros und mehr

Wem auch das noch nicht genügt, der kann die texManager-Module obendrein mit Word-Makros verknüpfen und so komplexe Anweisungen erzeugen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die benötigten Makros in der aktuellen bzw. globalen Dokumentenvorlage von Word gespeichert sind. Mit Hilfe des so genannten "docBuilder" schließlich können die Inhalte der texManager-Datenbank über eine XML-Schnittstelle ganz oder teilweise an andere Anwendungen übergeben werden.

...und nach der Demo?"

Sie können den komfortablen texManager 30 Tage lang auf Herz und Nieren testen. Anschließend schlägt die dauerhafte Nutzung der

• Light-Version pro Einzelplatz-Anwender mit 29 Euro zu Buche. Bei Abnahme von mehr als fünf bzw. zehn Netzwerk-Lizenzen gewährt der Anbieter insgesamt gut zehn bzw. knapp zwanzig Prozent Rabatt.

• Die Pro-Version enthält zusätzlich das Datenübergabemodul "docBuilder" und eine "Multi-Importfunktion". Kostenpunkt: 64 Euro.

Fazit

Die Arbeit mit fertigen Versatzstücken muss nicht zu unpersönlicher Kommunikation führen - im Gegenteil: Wer sich die Erzeugung von laufend wiederkehrenden Modulen vom Computer abnehmen lässt, hat mehr Zeit für die Besonderheiten des Einzelfalls und macht außerdem weniger vermeidbare und deshalb besonders ärgerliche Fehler.

Wem die AutoText-Funktion von Word zu unbequem ist, der kann sich die Sache mit der Alternative texManager einfacher und übersichtlicher machen und außerdem einige pfiffige Komfortfunktionen nutzen. Die Installation der Netzwerk-Version ist zwar ein wenig umständlich, die erforderlichen Schritte sind aber gut dokumentiert. Der Weg zu einer einheitlicheren "Corporate Identity" lässt sich auf diese Weise mit vergleichsweise wenig Aufwand realisieren.