Auf Basis der Informationen über die einzelnen Arbeitspakete bzw. Phasen aus der Projektplanung werden nun die Kosten der verschiedenen Kategorien addiert. Dabei ist es für eine spätere Kostenkontrolle optimal, wenn die Kosten auch den einzelnen Projektabschnitten zugeordnet werden. Denn so kann später der Projektfortschritt mit den bis dahin angefallenen Kosten mit der Planung verglichen werden. Für ein kleines Projekt wie im Beispiel reicht auch eine einfache Auflistung der Kosten.

Als einfache Projektkostenkalkulation bezeichnet man die fertige Zusammenstellung der ermittelten Beträge nach dem Muster:

Sie reicht für interne Projekte, bei denen keine Kundenbeteiligung stattfindet, völlig aus. Hier ist die Projektkostenplanung mit den berechneten/geschätzten direkten Kosten ausreichend; es müssen keine Gemeinkosten in der Berechnung angesetzt werden.

Wird ein Projekt jedoch für einen Kunden durchgeführt, so soll es einen bestimmten Gewinn erzielen, der anhand einer Projektkostenkalkulation (Aufschlagskalkulation) berechnet wird. Dazu werden für bestimmte Leistungen die notwendigen Gemeinkostenaufschläge (z. B. Materialgemeinkosten) angesetzt, die für eine kostendeckende Leistungserstellung erforderlich sind. Auf die Summe der Kosten wird dann ein Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkostenzuschlag erhoben, der die weiteren betrieblichen Kosten abdeckt. Auf diese Weise werden die Selbstkosten berechnet. Der Gewinnaufschlag wird auf die Selbstkosten addiert, um den Angebotspreis zu ermitteln. Eine Aufschlagskalkulation wird im Weiteren gezeigt.