Änderungswünsche als Ursache für Termin- und Kostenüberschreitungen

Eine der wichtigsten Ursachen, warum Projekte oft später und kostspieliger als geplant abgeschlossen werden, liegt weniger in der mangelhaften Planung zu Projektbeginn als vielmehr in nachträglichen Änderungswünschen des Auftraggebers. Denn obgleich die Projektziele und -spezifikationen mit dem Auftraggeber abgestimmt wurden, tauchen im Projektverlauf plötzlich neue, veränderte Anforderungen an den Projektgegenstand auf.

Gerade in IT-Projekten ist dieses Problem besonders virulent, da der Auftraggeber - trotz Anforderungsanalyse und Festlegung von Projektzielen - oft nur eine unklare Vorstellung von der technischen Realisierung des Projektergebnisses hat. Mit der Konkretisierung des Projektgegenstandes fallen ihm weitere Anwendungsmöglichkeiten und Funktionalitäten ein, die er nun gern umgesetzt sehen möchte. Die Auswirkungen seiner Änderungswünsche auf das Gesamtprojekt, Kosten und Termine sind ihm dabei nur selten bewusst.

In der Folge wird das Projekt teurer und verspätet sich. Sie als Projektleiter haben die Konsequenzen zu tragen. Was also tun?

Wichtige Regeln zum Umgang mit Änderungswünschen des Kunden

• Änderungswünsche des Kunden sollten Sie niemals spontan akzeptieren oder ablehnen. Sollte sich die Unmöglichkeit der Änderung herausstellen, können Sie die Zusage später nur schwer zurücknehmen. Bitten Sie sich Zeit aus, die Sache zu prüfen.

• Analysieren Sie genau die Auswirkungen des Änderungswunsches auf Ihr Projekt, am besten gemeinsam mit Ihrem Team. Wenn der Änderungswunsch Ihrem Zeit- und Ressourcenplan schadet, sollten Sie mit Ihrem Auftraggeber klären, ob ihm der Änderungswunsch dies wert ist.

• Wenn Sie keine Wahl haben und den Änderungsauftrag akzeptieren müssen (weil z.B. der Vorstand darauf besteht), sollten Sie die Auswirkungen auf Ihr Projekt genau dokumentieren. Wenn Sie dann später die unvermeidlichen Budgetüberschreitungen und Terminverzögerungen erklären müssen, haben Sie sich bereits frühzeitig abgesichert.