DruckversionProjektplanung: Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung
Wie kalkuliere ich die Kosten meines Projekts?
Vorgehensweise bei der Kostenplanung
Im nächsten Schritt können Sie nun die Ergebnisse der Arbeitspaket-Beschreibung und der Terminplanung mit den Ergebnissen Ihrer Kostenschätzung zusammenführen. In der Kostenplanung geht es hier vor allem darum, dass Sie sich darüber klar werden, welche Kosten Ihr Projekt verursachen wird. Genau wie bei der Terminplanung gibt es grundsätzlich zwei Verfahren der Kostenplanung (vgl. Abbildung):
Top-Down-Methode: Bei diesem Verfahren gehen Sie von einem festen Budgetrahmen aus und verteilen diese Mittel auf Ihre Arbeitspakete. Der Vorteil liegt darin, dass Sie mit der Verteilung der Mittel Prioritäten auf das zu erreichende Projektziel setzen können. Auf der anderen Seite wird der zur Verfügung stehende Budgetrahmen in der Regel nicht ausreichen und es besteht die Gefahr, dass Arbeitspakete unterfinanziert werden.
Bottom-up-Methode: Wenn Ihnen bereits eine detaillierte Arbeitspaketbeschreibung vorliegt, können Sie aus den Kosten der einzelnen Arbeitspakete die voraussichtlichen Gesamtkosten berechnen. Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie von realistischen Planungsprämissen ausgehen. Andererseits besteht die Gefahr, dass Sie für Ihr Projekt einen Kostenrahmen kalkulieren, der weit außerhalb des Budgetrahmens bzw. der Preiszahlungsbereitschaft des Marktes liegt.
Verfahren der Budgetplanung
Das Beste beider Welten - die Gegenstromplanung
In der Praxis wird oft eine Synthese beider Verfahren angewendet, um die jeweiligen Vor- und Nachteile zu optimieren: Die Gegenstromplanung. Im Top-down-Verfahren wird dabei ein Entwurf für eine Rahmenplanung erstellt, welcher im Bottom-up-Rücklauf auf der Grundlage der überarbeiteten Arbeitspaket-Beschreibungen wieder zu einem Gesamtbudget zusammen geführt wird.
1. Schritt: Kosten identifizieren und zuordnen
Bevor Sie über die Höhe einzelner Kosten nachdenken, sollten Sie sich zunächst fragen, welche Kostenarten in Ihrem Projekt entstehen. Grundsätzlich können Sie zwischen Personalkosten und Sachkosten unterscheiden.
Die Personalkosten sind die projektbezogenen Kosten, die sich aus dem Einsatz der Projektmitarbeiter ergeben. Unter Sachkosten fallen beispielsweise Kosten des Back-Office, Mobilitätskosten, Beratungskosten, Anschaffung neuer Software, Verbrauchsmaterialien usw.
2. Schritt: Personalkosten abschätzen
Bei der Berechnung der Personalkosten pro Tag gehen wir unter Abzug von Feiertagen, Wochenenden, Urlaub, Fortbildungsveranstaltungen und krankheitsbedingten Fehlzeiten von 200 Arbeitstagen pro Jahr aus. Diese Zahl hat sich in der Praxis bewährt. Möglicherweise können Sie sich aber in Ihrem Unternehmen nach davon abweichenden Erfahrungswerten erkundigen.
Beispiel für die Berechnung der Personalkosten
Die Kosten pro Mitarbeiter und Tag betragen demnach durchschnittlich rund 336 Euro (= 369.612 Euro / [200 x 5,5 MA]). Wenn Sie eine detaillierte Arbeitspaket-Beschreibung vorliegen haben, müssen Sie nicht mit Durchschnittssätzen rechnen, sondern können berücksichtigen, welche Mitarbeiter mit welcher Kostenverursachung in den einzelnen Arbeitspaketen tatsächlich benötigt werden. Auf diese Weise erhalten Sie wesentlich präzisere Zahlen.
3. Schritt: Sachkosten abschätzen
Wie Sie die Sachkosten differenzieren, ist abhängig von der Art Ihres Projektgegenstandes. Wenn das Ziel Ihres Projektes beispielsweise in der Einführung eines CRM-Tools besteht, werden Sie zu einer anderen Einteilung der Sachkosten gelangen, als wenn Ihr Projektgegenstand die Planung und Durchführung einer Personalfachmesse ist.
Beispiel: Sachkosten im Projekt
Kosten für externe Beratung, Schulungskosten, Mobilitätskosten, Computer und Zubehör, Software, Büromaterial, Telefonkosten, Druckkosten, Fachliteratur, Catering, Büromiete, Verbrauchsmaterial, Versicherungen, Werbekosten usw.
Beispiel für die Berechnung der Sachkosten
In dieser Darstellungsform können Sie in den Zeilen die Gesamtsachkosten der Arbeitspakete ablesen, während Sie in den Spalten die Aufschlüsselung nach Sachkostenarten übersichtlich dargestellt finden.
Sachkosten schätzen
Versuchen Sie, die Sachkosten jedes einzelnen Arbeitspaketes möglichst genau zu differenzieren und zu schätzen. Greifen Sie dabei auf Erfahrungswerte in Ihrem Unternehmen zurück. Sprechen Sie auch mit den Spezialisten in den Fachabteilungen, wenn diese später für bestimmte Arbeitspakete verantwortlich sein sollen.
Sollte es Ihnen nicht gelingen, einen konkreten Kostenansatz zu ermitteln, können Sie immer noch die Art und Menge des Aufwandes bezeichnen (z.B. 20 Stunden Laborkapazität).
4. Schritt: Gesamtkosten berechnen
Im nächsten Schritt werden nun die Ergebnisse der Personalkostenplanung und der Sachkostenplanung in einer Tabelle zusammen gefasst.
Gesamtkostenübersicht in Tabellenform
Entscheidend ist nun der Wert unten rechts. Denn die Frage, die sich nun stellt, ist: Lohnt sich das Projekt überhaupt? Wenn die Kosten im Vergleich zum vorhandenen Budget zu hoch sind, sollten Sie überlegen, wie Sie die Kosten in einzelnen Arbeitspaketen reduzieren oder wo Sie die Leistungen des Projekts einsparen können.
Das Projektziel bestimmt die Kosten
Denken Sie daran, dass bei der Kostenplanung die Vorgehensweise "1. Was habe ich zur Verfügung? - 2. Was kann ich kann ich damit erreichen? - 3. Welche Leistung werde ich erbringen?" falsch ist!
Der richtige Ansatz sollte lauten: "1. Was will ich erreichen? - 2. Wie werde ich vorgehen? - 3. Was brauche ich dazu?"
Wie Sie mit einer auftretenden Planungslücke gegenüber Ihrem Auftraggeber umgehen (Budgeterhöhung einfordern, den Zeitrahmen verlängern, mehr Personal anfordern, die Projektziele abspecken etc.) ist dann erst der zweite Schritt!
Sie sehen nun sicherlich, wie wichtig es ist, die Kostenplanung abzuschließen, bevor Sie sich von Ihrem Auftraggeber auf ein festes Budget festlegen lassen. Nachträgliche Budgeterhöhungen sind nur schwer zu argumentieren und werfen ein schlechtes Licht auf den verantwortlichen Projektleiter. Dies gilt vor allem dann, wenn keine unvorhersehbaren Ereignisse Ursache der Kostenüberschreitung sind, sondern sich als schlichte Planungsfehler der Projektleitung entpuppen.
