DruckversionProjektdurchführung: Projektsteuerung und Projektcontrolling
Was muss ich alles für einen erfolgreichen Projektabschluss beachten?
Wann ist das Projekt beendet?
Interessanterweise sind auf diese Frage mehrere Antworten denkbar: Das Projekt ist dann beendet, a) wenn die Projektziele erreicht wurden, b) wenn alle Beteiligten mit dem Projektergebnis zufrieden sind, c) wenn der Fertigstellungstermin abgelaufen ist, d) wenn das Budget aufgebraucht ist, e) wenn das Interesse der Beteiligten am Projektergebnis erlahmt ist oder f) wenn der letzte Projektmitarbeiter das Projekt verlassen hat. Diese verschiedenen Bedingungen fallen nur selten auf ein und denselben Zeitpunkt.
Projekte enden meist stillschweigend
Der Projektbeginn ist also wesentlich leichter zu identifizieren als das Projektende. Denn häufig beginnen Projekte mit einer Kick-Off-Veranstaltung und erhalten gerade in dieser Phase die meiste Aufmerksamkeit. Der Projektabschluss sieht in der Regel weit weniger spektakulär aus.
Oft gibt es keinen klar erkennbaren Projektabschluss, weil z.B. die Fachabteilung bereits mit dem Projektergebnis arbeitet, während das Team noch an letzten Kleinigkeiten bastelt. Oder die Befürchtung, zum Projektende unangenehme Detail- oder Wartungsaufgaben übernehmen zu müssen, führt dazu, dass Projektmitarbeiter das Projekt nach und nach verlassen und dass Sie als Projektleiter am Schluss möglicherweise alleine dastehen.
Das Projektende bewusst gestalten
Gerade weil das Interesse und die Motivation der Projektmitarbeiter zum Projektende erfahrungsgemäß nachlässt, sollten Sie das Projektende bewusst gestalten. Feiern Sie den Erfolg! Eine offizielle Abschlussfeier in entspannter Atmosphäre rundet das Projekt ab und verdeutlicht noch einmal die Bedeutung, die das Projekt für das Unternehmen und die Projektmitarbeiter hatte. Außerdem ist dies ein guter Zeitpunkt, die Leistungen des Teams zu würdigen.
Aufgaben und Probleme auf der Sachebene
In der Abschlussphase konzentriert sich die Aufmerksamkeit auf das Vervollständigen und Beenden der noch laufenden Arbeitspakete. Die Ziele eines geordneten Projektabschlusses sind im Einzelnen:
Präsentation und Übergabe der Projektergebnisse
Einigung mit dem Auftraggeber über noch zu erbringende Leistungen
Behebung von Restmängeln
Erhalt der offiziellen Abnahme
Ergebnisdokumentation
Aufbereitung der Projektergebnisse für die Öffentlichkeitsarbeit
Auswertung der Erfahrungswerte (Kosten, Zeitbedarf, Personaleinsatz) zur Schaffung einer Datenbasis für die Kalkulation ähnlicher Projekte
Analyse der Projektabwicklung
Auflösung der Projektressourcen
Wiedereingliederung der Projektmitarbeiter
After Action Review - Lernerfahrungen sichern
Gerade nach einem unbefriedigenden Projektverlauf sind die Beteiligten mental bereits im nächsten Projekt und froh, wenn das Projekt endlich abgeschlossen ist. Als Projektleiter sollten Sie jedoch neben der betriebswirtschaftlichen Nachkalkulation auch auf eine systematische Auswertung der gesammelten Lernerfahrungen drängen.
Dabei geht es um Fragen: Was haben wir in diesem Projekt gelernt? Achten Sie dabei auf ein lösungs- statt schuldorientiertes Denken und konzentrieren Sie sich nicht nur auf das Projektergebnis, sondern auch auf den Projektverlauf: Wie war der Plan, wie das Ergebnis? Warum gab es Abweichungen? Was haben wir über das Ziel hinaus noch erreicht? Wie hat sich das Team entwickelt?
Aufgaben und Probleme auf der Beziehungsebene
Wenn das Projektende absehbar ist, sind die Projektmitarbeiter weniger motiviert, sich für das Team zu engagieren, da ihnen klar ist, dass sich diese Gruppenkonstellation bald auflösen wird. Außerdem machen sich die Projektmitarbeiter zunehmend Gedanken darüber, wie es für Sie persönlich nach dem Projekt weiter geht und ob sie an Ihren alten Arbeitsplatz zurückkehren können.
Motive der Projektmitarbeiter berücksichtigen
Sprechen Sie rechtzeitig mit Ihren Projektmitarbeitern über Ihre Erwartungen und Pläne für das Leben nach dem Projekt und erarbeiten Sie unter Einbeziehung der Wünsche Ihrer Mitarbeiter einen Plan zur Personalüberleitung.
Informieren Sie die Mitarbeiter regelmäßig - auch und gerade in der Endphase - über den Projekterfolg und ihren jeweiligen Anteil daran.
