DruckversionProjektplanung: Termin-, Kosten- und Ressourcenplanung
Wie plane ich die Termine meines Projekts?
Die Terminplanung als Grundlage des Projektablaufplans (PAP)
Im Projektablaufplan (PAP) legen Sie fest, in welcher Reihenfolge die Arbeitspakete abgearbeitet werden sollen. Das Herzstück des Projektablaufplans bildet dabei der Terminplan. Hier lernen Sie die zwei gängigsten Techniken der Terminplanung kennen: Den Balkenplan und den Netzplan.
1. Möglichkeit: Der Balkenplan
Der Balkenplan ist eine der einfachsten Formen der Terminplanung. Seine Kennzeichen sind eine vertikale Liste der Arbeitspakete, eine horizontale Zeitachse und horizontale Balken, welche den Start- und Endzeitpunkt sowie die Dauer der jeweiligen Arbeitspakete bezeichnen.
Beispiel eines Balkenplans
Die Vorteile des Balkenplans liegen darin, dass er aufgrund des direkten Zeitbezugs gut lesbar ist und mit einfachen Mitteln (zum Beispiel Microsoft Excel) erstellt und gepflegt werden kann. Bei Projekten mit einer geringen Anzahl an Arbeitspaketen ist er sehr übersichtlich. Seine Schwäche besteht darin, dass er ab 15 -20 Arbeitspaketen unübersichtlich wird. Außerdem können Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen nur schlecht dargestellt werden und es besteht die Gefahr, dass sie bei Planungsänderungen leicht übersehen werden.
2. Möglichkeit: Der Netzplan
Eine Alternative bietet der Netzplan. Der Netzplan ist hervorragend dazu geeignet, bei einer größeren Anzahl an Arbeitspaketen die inneren Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Arbeitspaketen abzubilden.
Die Vorgangsliste als Vorstufe zum Netzplan
In der nachfolgenden Abbildung haben wir die Angaben der Vorgangsliste in die Darstellung des Netzplans übertragen. Die Pfeile zwischen den Arbeitspaketen bedeuten, dass die Fertigstellung des einen Arbeitspakets die Voraussetzung für den Beginn des nachfolgenden Arbeitspakets darstellt. Es fällt Ihnen in diesem Beispiel sicher auf, dass Sie einige Arbeitspakete parallel bearbeitet können. Es gibt aber auch Arbeitspakete, mit denen Sie erst dann beginnen können, wenn bestimmte andere Arbeitspakete bereits abgeschlossen sind (Beispiel: Beim Hausbau können Sie Fenster und Türen erst einsetzen, nachdem der Rohbau steht).
Netzplan-Darstellung mit kritischem Pfad
Betrachten Sie bitte zunächst den Strang der Arbeitspakete AP01-AP04-AP07. Die Bearbeitungszeit dieses Strangs beträgt 20 Tage (0+10+10). Betrachten Sie nun bitte den darunter liegenden Strang der Arbeitspakete AP01-AP02-AP05. Die Bearbeitungszeit dieses Strangs beträgt ebenfalls 20 Tage (0+15+5). Die Bearbeitungszeit des dritten Strangs AP01-AP03-AP06 beträgt 30 Tage (0+5+25).
Die ersten beiden Stränge haben also jeweils eine Pufferzeit von 10 Tagen gegenüber dem dritten Strang. Arbeitspakete, die keine Pufferzeit haben, werden als "kritischer Pfad" bezeichnet. In der Abbildung ist der kritische Pfad als rote gepunktete Linie gekennzeichnet.
Beispiel: Was bedeutet das in der Praxis?
Szenario 1: Stellen Sie sich vor, der Verantwortliche des Arbeitspakets AP07 meldet Ihnen, dass es einen Lieferengpass bei einem seiner Lieferanten gibt. Die Fertigstellung des gesamten Arbeitspaktes verzögert sich deshalb um eine Woche (5 Werktage).
Szenario 2: Stellen Sie sich vor, der Verantwortliche des Arbeitspakets AP06 meldet Ihnen, dass es einen Lieferengpass bei einem seiner Lieferanten gibt. Die Fertigstellung des gesamten Arbeitspakets verzögert sich deshalb um eine Woche (5 Werktage)
Frage: In welchem Fall besteht für Sie als Projektleiter akuter Handlungsbedarf?
Antwort: Im ersten Szenario haben Sie immer noch eine Pufferzeit von weiteren 5 Tagen. Vorausgesetzt der Lieferant hält den neuen Termin tatsächlich ein, gibt es keine Probleme. Im zweiten Szenario liegt die Zeitverzögerung auf dem kritischen Pfad. Durch die Verspätung in AP06 verzögert sich der Beginn der nachfolgenden Arbeitspakete. Hier sollten Sie unbedingt Maßnahmen ergreifen!
Der Netzplan hat jedoch auch einige entscheidende Nachteile. Selbst wenn Sie mit einem professionellen Projektmanagement-Tool arbeiten, kann der Erstellungs- und Pflegeaufwand sehr groß sein. Außerdem wird das Instrument bei einer sehr große Detaillierung schwerfällig. Bei der Mondlandung soll die NASA übrigens eine komplette Abteilung mit über 20 Mitarbeitern mit der ständigen Aktualisierung und Pflege des Netzplans beschäftigt haben.
Gelbe Klebezettel verwenden
Verwenden Sie zunächst für jedes Arbeitspaket einen gelben Klebezettel und versuchen Sie diese z.B. auf Ihrer Schreibtischunterlage oder an einer Wand in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen. Machen Sie sich dann die Abhängigkeiten bewusst, indem Sie die Zettel mit Pfeilen verbinden.
Der eigentliche Wert der Netzplan-Methode für Sie als Projektleiter kann darin bestehen, dass Sie sich über die inneren Abhängigkeiten in Ihrem Projekt bewusst werden.
Balken- oder Netzplan?
Den Balkenplan sollten Sie einsetzen, wenn Ihr Projekt nicht mehr als 15 - 20 Arbeitspakete umfasst und geringe Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen bestehen.
Der Netzplan empfiehlt sich bei mehr als 15 - 20 Arbeitspaketen und einer hohen Abhängigkeit der Arbeitspakete untereinander.
