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"Wahnsinn" Projektmanagement

Warum Projektmanagement keine Wissenschaft ist

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Stand: 16. Oktober 2007

Projekt und Ziel

"Google weist beim Suchbegriff 'Projektmanagement' mehr Treffer aus als beim Suchbegriff 'Wahnsinn'. Ist Projektmanagement also eine Steigerung des Wahnsinns?" - fragt Mirko Schneider provokant (und plädiert für eine entspannte Sicht auf die Dinge).

Projektmanagement ist Wahnsinn?Das "Projektmanagement" hat es sogar schon zu einer eigenen Industrie-Norm geschafft. Nach DIN 69901 ist "Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes". Das blieb dem Wahnsinn bisher verwehrt. Oder erspart. Fakt ist, dass es kaum einen Begriff in der Wirtschaft gibt, um den ein derartiger Hype veranstaltet wird.

Jeder anständige Chef hat eine ordentliche Loseblattsammlung oder ein dickes Buch zum Thema Projektmanagement im Regal. Könnte man ja irgendwann einmal brauchen. Die einzigen, denen das etwas nutzt, sind die Verlage. Ja, auch ich bin darauf hereingefallen. Ich besitze drei dicke Ringordner. Und ich habe in sechs Jahren auch schon einmal darin gestöbert. Die Tatsache, dass ich nun auch noch zum Thema "Projektmanagement" schreibe, grenzt an Wahnsinn, oder? Womit wir wieder beim Ausgangspunkt wären.

Merke: Wenn jemand ein Problem erkannt hat und nichts zur Lösung des Problems beiträgt, ist er selbst ein Teil des Problems. (Indisches Sprichwort)

Ich möchte Sie im Folgenden nicht mit theoretischen Abhandlungen langweilen, die Sie überall nachlesen können. Vielmehr möchte ich Ihnen aus meiner praktischen Erfahrung jene Dinge näher bringen, auf die es bei der Organisation und erfolgreichen Durchführung eines Projektes besonders ankommt.

Denn bei aller Bedeutung der richtigen Instrumente und Methoden sind in jedem Projekt immer noch Menschen am Werk. Und Menschen werden von Emotionen und Eitelkeiten getrieben. Sie werden nur durch Ziele motiviert. Und nur darum geht es letztlich: ein Ziel zu erreichen.

So überprüfen Sie am schnellsten, ob Sie Ihr Ziel erreichen: Lassen Sie bei einem Projekt einmal bewusst einen Termin verstreichen und verlieren Sie im Anschluss ein paar Tage kein Wort darüber. Je weniger Teammitglieder nachfragen und je länger es bis zur Nachfrage dauert, desto sicherer können Sie sein, dass Sie Ihr Ziel nie erreichen werden.

Das Ziel - Die Mutter des Projektes

Wenn ich Menschen frage, was ein Ziel ist, sehe ich oft in fragende Augen. Das mag wohl daran liegen, dass sich wenige Menschen diese Frage je gestellt haben. Vor dem Start eines Projektes ist das jedoch sehr hilfreich. Egal, ob im privaten oder im beruflichen Bereich.

Zu Beginn eines neuen Jahres hört man an jeder Ecke sogenannte Ziele. Wie gut, dass sich daran nach einem Jahr keiner mehr erinnern kann. So ist es möglich, die gleichen Ziele immer wieder zu nutzen. Altpapier-Recycling ist dagegen ein Witz. Das führt aber auch dazu, dass wenige Ziele erreicht werden.

Auslöser und Voraussetzung eines jeden Projektes ist ein Ziel. Ohne Ziel kein Projekt. Die besten Methoden sind nutzlos, wenn sie keinem konkreten Ziel dienen.

Ein Ziel hat insgesamt einen sehr verbindlichen Charakter mit folgenden Eigenschaften:

Die zehn Merkmale eines Ziels

1. Ein Ziel befindet sich immer in der Zukunft.

2. Ein Ziel ist klar definiert, es ist messbar in Qualität und Quantität.

3. Ein Ziel ist realistisch und es existieren gangbare Wege zu seiner Erreichung - auch wenn sie anfangs schwer sichtbar sind.

4. Ein Ziel enthält die feste Absicht, es wirklich zu erreichen.

5. Ein Ziel hat einen festgelegten Termin zur Erreichung.

6. Ein Ziel ist qualitativ und/oder quantitativ hochwertiger als bereits erreichte Zustände.

7. Ein Ziel wird immer von einem vernünftigen Begehren (Grund, Zweck, Motiv) begleitet.

8. Ein Ziel ist konsistent, das heißt es sind keine Widersprüche enthalten.

9. Ein Ziel ist lösungsneutral, das heißt, es gibt keine Beschränkungen hinsichtlich der Lösungsmöglichkeiten.

10. Ein Ziel ist dokumentiert, das heißt, es ist schriftlich fixiert.

Überprüfen Sie Ihr Ziel auf diese Eigenschaften, ehe Sie starten. Und stellen Sie sicher, dass Ihr Ziel diese drei Bereiche berücksichtigt:

  1. Inhalte,

  2. Termine und

  3. Kosten.

Diese Bereiche sind so aufeinander abzustimmen, dass keine Konflikte zwischen ihnen entstehen.

Ein Konflikt entsteht dann, wenn bereits zu Beginn klar ist, dass die kalkulierte Zeit nicht ausreicht. Oder wenn die geplanten Investitionen im Projekt nicht sicher finanziert und keine Reserven eingeplant sind. Oder aber, wenn das Ziel auf vorhersehbare Widerstände stößt, die nicht beeinflussbar sind. Wir alle neigen dazu, stets optimistisch zu planen und uns hohe Ziele zu stecken. Das ist auch gut so. Solange die Ziele realistisch erreicht werden können.

Nehmen Sie sich unbedingt ausreichend Zeit, um das Ziel des Projektes zu formulieren. Sie ersparen sich dadurch im Verlaufe des Projektes viel Zeit und Ärger. Gehen Sie sicher, dass alle Beteiligten das Ziel kennen! Lassen Sie jeden das Ziel mit seinen eigenen Worten formulieren. Erst, wenn alle Projektbeteiligten ein annähernd gleiches Bild vor Augen haben, werden auch alle in die gleiche Richtung laufen. Die hier zu Beginn investierte Zeit werden Sie später um ein Vielfaches einsparen.

Das Projekt - darf es ein bisschen weniger sein?

Alles, was nun folgt, orientiert sich ausnahmslos an Ihrem Ziel. Je klarer das Ziel, desto weniger Reibungsverluste werden bei der Umsetzung entstehen. Denn ein Projekt wird schließlich gestartet, um auch umgesetzt zu werden.

Der Begriff "Projekt" geht auf das lateinische Verb proiacere (pro = vor, für; iacere = werfen) und dessen Partizip proiectus zurück, die den Vorgang bzw. das Resultat einer negativen oder positiven Heraushebung einer Person oder Sache bezeichneten. Umgangssprachlich ist ein Projekt ein besonderes Vorhaben.

Wir alle haben schon Hunderte dieser besonderen Vorhaben begonnen und irgendwie auch abgeschlossen. Egal, ob Vati am Auto oder Mutti zur Verschönerung der Wohnung.

Alle Projekte haben die gleichen Merkmale:

Die sechs Merkmale eines Projektes

1. Ein Projekt ist zielorientiert und daher auf einen Zeitraum begrenzt.

2. Ein Projekt ist einmalig.

3. Ein Projekt ist interdisziplinär, das heißt es ist stets das Zusammenwirken mehrerer Spezialisten erforderlich.

4. Ein Projekt ist komplex, das heißt die Aufgabe zeichnet sich durch vielfältige Verflechtungen aus.

5. Ein Projekt hat eine eigene Organisation.

6. Ein Projekt hat eine über das Alltägliche hinausgehende Bedeutung.

Ein Projekt ist ein besonderes Vorhaben.Im vollen Bewusstsein des besonderen Vorhabens treiben uns aber nicht diese Merkmale zu Höchstleistungen, sondern das Bild vom dicken Spoiler am Kleinwagen oder der neuen kuscheligen Sitzecke. Dabei wird am Ende auch gern vergessen, dass das Ziel leicht verfehlt wurde. Denn aus geplanten 500 Euro wurden schnell 5.000 Euro und aus Mai wurde Dezember. Aber was soll's? Man lebt nur einmal.

So denkt man zumindest, wenn man nicht sein eigenes Geld verbraten hat. Oder Zeit keine Rolle spielt. Hinzu kommt: Je ungenauer man sein Ziel formuliert hat, desto leichter ist es am Ende, sich das Ergebnis schönzureden.

Die Bedeutung eines Projektes steigt mit der Schwierigkeit des Ziels. Je anspruchsvoller, ehrgeiziger und risikobehafteter das Ziel, desto wichtiger ist es, sich der Besonderheiten eines Projektes bewusst zu sein. Das liegt in der Verantwortung des Projektleiters. Er muss entscheiden, in welcher Form das Projekt gestartet wird, wie es organisiert und besetzt wird.

Ein Projekt ist ein besonderes Vorhaben. Entsprechend Ihrem Ziel. Planen, organisieren und dokumentieren Sie soviel wie nötig und so wenig wie möglich. Oft sind einfache Excel-Projektpläne wirkungsvoller als spezielle Software. Denn auch die tollste Planungssoftware gleicht Führungsschwäche nicht aus! Sorgen Sie dafür, dass Ihr Projekt der Erreichung des Ziels dient und nicht irgendwann eine Eigendynamik entwickelt. Das ist spätestens dann der Fall, wenn Sie mehr Zeit mit Diskussionen und Dokumentationen verbringen als mit der Umsetzung Ihres Ziels. Größe, Organisation und Besetzung des Projektes müssen dem Ziel angemessen sein.

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Projektplanung

Mit den richtigen Tools kann man auch ohne Projektmanagement-Erfahrung relativ einfach in das Thema reinkommen. Ich habe zwar selber mit Excel und Google Docs begonnen und nutze zur Zeit Comindware Project. Wenn ich sehe was die Lösungen heute können und wie intuitiv sie zu bedienen sind im Vergleich zu >5 Jahren, dann ist es mittlerweile für Jeden ein "Kinderspiel" zum Projektmanager zu werden.

Ja na klar doch

... es kommt vor allem auf das Programm an, dann ist man auch super als Projektmanager.

Schlimm ist, dass viele PMler wohl wirklich so denken ...

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Dipl.-Kfm. Mirko Schneider begleitet als Trainer seit zehn Jahren Unternehmer und Führungskräfte in Krisenzeiten und Umbruchphasen. Seine Trainingsmethode ist sehr direkt und ergebnisorientiert. Er ge ...

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