Warum eigentlich Berichte?

Mit Zeitstudien wurde nachgewiesen, dass Projektleiter und andere Führungskräfte einen großen Teil ihrer Zeit mit mündlicher Kommunikation und weit weniger Zeit mit dem Lesen von Berichten verbringen. Der eigentliche Wert der Berichte besteht darin, dass sie den Verfasser zum genauen Denken und Formulieren zwingen und damit zu einer größeren Präzision als beim gesprochenen Wort. Berichte sind damit nicht nur ein Mittel der Informationsverarbeitung sondern auch ein Instrument der Selbstdisziplinierung. Man könnte beinahe behaupten, dass das Schreiben der Berichte wichtiger ist als das Lesen der Berichte.

Struktur der Projektdokumentation

Um aus der Projektdokumentation einen wirklichen Nutzen ziehen zu können, sollten Sie diese so aufbauen, dass ein Dritter sich darin in angemessener Zeit zurecht finden kann. Schließlich wollen Sie als Projektleiter nicht, dass Sie Ihre Mitarbeiter ständig anrufen müssen, um z.B. zu erfahren wo denn diese oder jene Datei abgelegt ist.