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Effizientere IT-Projekte mit Rapid Prototyping

Wie der Einsatz von Prototypen Ihnen zähe Theorie-Diskussionen erspart

IT-Projekte lassen sich deutlich effektiver voranbringen, wenn man mit Prototypen arbeitet. Sobald das Abstrakte konkret wird, lassen sich langatmige theoretische Debatten vermeiden. Lorenz Hölscher zeigt Ihnen Wege durch den Dschungel der Projektentwicklung für IT-Entwickler.

Sie wissen sicherlich, dass ich sehr viel von einem Pflichtenheft halte (zu dem ich mich ausführlich hier äußere: "IT-Projekte? Pflichtenheft erstellen!"). Es ist vielleicht in einem kleinen Kreis hoch motivierter Fachleute nach hartem Ringen um die bestmögliche Lösung entstanden. So weit die Theorie, die ich tatsächlich auch einige Male in der Praxis erlebt habe.

Im wirklichen Leben geht es aber oftmals viel banaler zu: Niemand hat Zeit, sich mit dem Thema zu beschäftigen, wenige sind fachlich ausreichend fit und vor allem kann und mag kaum jemand Visionen entwickeln.

Also drehen wir den Spieß doch einfach um. Wenn der Berg nicht zum Propheten kommt, muss der Prophet eben zum Berg kommen. Soll heißen: Wenn die Arbeitsgruppe nicht funktioniert, dann müssen Sie ihr eben Beine machen.

Das geht mit zwei Techniken, die sich wunderbar ergänzen:

  • die Entwicklung eines Prototypen

  • die zyklische Projektbegleitung

Sie können es zusammenfassend auch so betrachten, dass ein anfänglicher Prototyp in den folgenden Entwicklungszyklen immer weiter verbessert wird.

Abstraktes konkret machen

Sicherlich haben Sie selbst auch schon bemerkt, dass es oft schwierig ist, eine allzu abstrakte Aufgabe zu lösen. Das geht schon los, wenn Sie für Tante Amalie ein Geschenk zu ihrem 80. Geburtstag brauchen. Es ist meistens aussichtslos, daheim am Schreibtisch ein geeignetes Objekt zu ersinnen. Wenn Sie hingegen durch die Geschäfte schlendern, können Sie das vorhandene Angebot in brauchbar, pfui und perfekt einteilen.

Dieses Konzept können Sie sich als Mitglied einer Projektgruppe ebenso zunutze machen, wie wenn Sie im Rahmen Ihrer Selbstständigkeit für einen Kunden arbeiten. Der Ansatz für Ihr Gegenüber lautet: "Wie soll ich wissen, dass ich dagegen bin, bevor ich es gesehen habe?"

Was zunächst eher zynisch klingt, ist durchaus ernst gemeint. Erstens brauchen viele Menschen eine konkrete Vorgabe, die sie dann akzeptieren oder ablehnen können. Und zweitens werden viele Probleme erst bei einer konkreten Umsetzung entdeckt.

Rapid Prototyping

Es gibt übrigens einen speziellen Typ von Programm, der diese Art der Projektentwicklung unterstützt: Rapid Prototyping. Einer der Vorreiter dieses Konzepts war auch Visual Basic, eine Programmiersprache, in der durch ein wenig Herumschubsen von Kontrollelement-Bildchen sehr schnell ein optischer Prototyp des zukünftigen Projekts erstellt werden konnte.

Auch Access gehört in diese Gruppe, weil Formulare und Berichte schnell mal zusammengeklickt werden können, sogar, wenn das zugrundeliegende Datenmodell noch gar nicht existiert.

Entscheidungen fördern

Geben Sie den Entscheidern also etwas zu entscheiden. Statt langer Funktionsaufzählungen und ausführlicher Schnittstellenspezifikationen basteln Sie eine erste Oberfläche, die dem zukünftigen Benutzer bereits den Umgang mit dem Programm vermittelt.

Dieser Funktionsprototyp kann für Software bereits rudimentär reagieren oder beispielsweise als Abfolge von Screenshots in eine PowerPoint-Präsentation eingebettet sein. Wenn Sie (z. B. mit PaintShopPro bzw. dessen AnimationShop) animierte GIF-Bilder erstellen können, ist es auch sehr praktisch, diese im Internet zur Ansicht bereitzustellen. Dann kann die jeder einfach im Browser betrachten, ohne etwas installieren zu müssen.

Manche Dinge, wie Menü-Entwürfe oder neuerdings Office-Ribbons, entwerfe ich in Excel, weil dort gut Kästchen im Raster beschriftet werden können und mehrere Zellen zu großen Schaltflächen zusammenfassbar sind. Außerdem kann ich ziemlich sicher sein, dass jeder Empfänger Excel besitzt.

Nicht zu kompliziert!

Meine Erfahrung zeigt allerdings, dass ein solcher Prototyp umso besser verstanden wird, je weniger er zeigt. Ein paar ausgedruckte Screenshots mit mündlicher Erläuterung sind weitaus effektiver als jede Animation.

Die Diskussion steuern

Werfen Sie einfach einen ersten Prototyp ins Gefecht und gucken Sie mal, was passiert. Sie müssen darauf gefasst sein, dass er nicht unbeschadet daraus zurückkommt. Und natürlich müssen Sie sich darauf einstellen, dass nicht alle Ihre Ideen akzeptiert werden.

Sie können aber taktisch ein wenig steuern, wie mit Ihrem Prototypen umgegangen wird:

  • Vermeiden Sie selbstzerstörerische Formulierungen wie "das gefällt mir noch nicht, aber ich wollte es Ihnen trotzdem mal zeigen". Damit werfen Sie Ihre Arbeit den Kritikern zum Fraß vor.

  • Wird ein früher Entwicklungsstand ausdrücklich als Konzeptstudie gekennzeichnet, diskutieren die Betrachter natürlich auch eher über grundsätzliche Konzepte.

  • Je mehr Details bereits enthalten sind, desto mehr gehen die Diskussionen in Richtung der Nebensächlichkeiten. Konkrete Icons auf Schaltflächen bieten die ideale Grundlage für lange Debatten über die ausgewählte Farbe. Wenn Sie dadurch Diskussionen über das eigentliche Konzept vermeiden wollen, kann das aber durchaus geschickt sein.

In jedem Fall können Sie davon ausgehen, dass Ihr Prototyp Federn lassen muss. Das ist umso schmerzhafter, je intensiver Sie diesen durchdacht haben. Sie sollten also rechtzeitig entscheiden, ob Ihr Kunde oder die Arbeitsgruppe lieber einen frühen Entwicklungsstand sehen darf oder ob es eher um das Abnicken Ihrer Vorschläge geht.

Sie werden häufig beobachten, dass ein solches Abnicken durchaus gerne gemacht wird. Viele Kollegen sind nämlich dankbar dafür, dass sie nicht selbst kreativ werden müssen. Das wird nicht als Bevormundung, sondern als Arbeitsersparnis gesehen.

Zeit sparen

Wenn Sie als Selbstständiger diesen Prototypen entwickeln, statt auf die gemeinsame Arbeit einer Projektgruppe zu warten, kostet das natürlich erst einmal Ihre (meist unbezahlte) Zeit. Trösten Sie sich notfalls mit den Alternativen, die Ihnen sonst blühen:

  • Zähe Diskussionen und geringe Motivation im Arbeitskreis bringen selten Ideen. Es bleibt möglicherweise sowieso an Ihnen hängen. Und wenn Sie sich anschließend doch einzeln engagieren, haben Sie außerdem noch die Sitzungszeit verplempert.

  • Funktioniert so eine Projektgruppe wider Erwarten doch, bewegt sie sich vielleicht in eine Richtung, die Sie fachlich nicht gutheißen. Bevor dort also "falsche" Beschlüsse gefasst werden, können Sie das durch Ihre gezielte Vorarbeit beeinflussen.

Wie Sie es auch drehen und wenden, letzten Endes ist ein Prototyp für alle Beteiligten meistens vorteilhaft. Die Zeit, die Sie durch dessen Entwicklung vorher scheinbar verlieren, gewinnen Sie später bei der eigentlichen Auftragsabwicklung doppelt und dreifach.

Jedes dann vermiedene "Ach, das hatten wir uns aber ganz anders vorgestellt ...!" erspart langwierige Korrekturen, deren Aufwand ja umso größer ist, je später er stattfindet.

Fazit

Der frühe Vogel zeigt dem Wurm, wo es langgeht. Je eher Sie dem Kunden etwas zum Anfassen (als Styropormodell, als Bleistiftskizze oder als Software-Dummy) geben, desto früher werden Missverständnisse vermieden. Das spart viel mehr Zeit, Geld und Nerven, als Sie in diese Vorleistung erst einmal investieren.

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