Auf jede Rechnung muss eine einmalige, fortlaufende Nummer aufgedruckt sein. Wenn Sie die Rechnungsnummer nicht von Hand vergeben, dafür aber auch nicht extra eine Rechnungsverwaltung anschaffen wollen einführen will, dann probieren Sie es doch mal mit dem kostenlosen Add-In "ReNo" für Microsoft Office!.

Zu einer finanzamtstauglichen, korrekten Rechnung gehört gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) eine eimalige, fortlaufende Nummer "mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)."

Organisatorische und technische Lösungen für die Rechnungsnummer-Vergabe

Für viele Unternehmer und Selbstständige sind Rechnungsnummern ohnehin längst eine Selbstverständlichkeit. Wenn Sie bisher darauf verzichtet haben, sollten Sie sich unbedingt über eine technische oder organisatorische Lösung Gedanken machen:

• Wenn Sie sehr viele Rechnungen schreiben, empfiehlt sich die Anschaffung eines Fakturierungs-Programms. Schließlich wird mit einer solchen Rechnungsverwaltung auch die Überwachung offener Posten einschließlich des Mahnwesens viel leichter. Solche Rechnungs-Module finden sich im Lieferumfang oder als Erweiterungen der meisten kommerziellen Buchhaltungsprogramme.

• Bei einer geringen Anzahl von Ausgangsrechnungen genügt die manuelle Vergabe: Dazu können Sie zum Beispiel einer schlichte Liste mit den nächsten 50 bis 100 Nummern nutzen, auf der Sie jeweils die zuletzt vergebene durchstreichen wird.

• Falls Sie Ihre Rechnungen per Textverarbeitung oder Tabellenkalkulationsprogramm erstellen, können Sie die Rechnungsnummer zum Bestandteil des Dateinamens machen, um die doppelte Vergabe einer Nummer auszuschließen. Wenn Sie die Nummer als vordersten Teil des Dateinamens speichern. Dann können Sie Ihre Rechnungen im Handumdrehen nach diesem Kriterium sortieren. Wenn Ihre Rechnungsnummern z.B. 2012A34, 2012A35, 2012A36 ... lauten, wären 2012A34mustermanngmbh.doc, 2012A35ra-meyer.doc, 2012A36-stadtbuxtehude.doc die zugehörigen Dateinamen. Ein doppeltes 2012A334 fällt so schnell auf.

ReNo: Einfacher Nummerngenerator für MS-Office

Besonders einfach, schnell und mit weniger Fehlerquellen können Sie die Nummernvergabe mit dem Word- und Excel-Add-In "ReNo" realisieren. Das Windows-Tool (Microsoft Windows 2000, XP, Vista und Win7) können Sie kostenlos downloaden. Nach Angaben des Anbieters arbeitet das Zusatzprogramm mit den Word- und Excel-Versionen 2000, 2002(XP), 2003, 2007 und 2010 zusammen.

Im Anschluss an die Installation finden Sie ein zusätzliches Menü in den beiden Office-Anwendungen:

ReNo-Ribbon in MS Word

Die Handhabung ist denkbar einfach:

• Ein Mausklick auf das Doppelkreuz-Symbol fügt an der aktuellen Cursor-Position die jeweils nächste Rechnungsnummer ein.

• Über "Einstellungen" können Sie das Format und den Startwert Ihrer Rechnungsnummern festlegen bzw. ändern: Auf diese Weise knüpfen Sie z.b. nahtlos an Ihre bisher manuell vergebenen Rechnungsnummern an und müssen nicht wieder "bei Null" anfangen.

Einstellungen: So legen Sie Ihre Rechnungsnummern fest

Die flexiblen Einstellmöglichkeiten lassen keine Wünsche offen:

Der "Einstellungen"-Dialog für das Rechnungsnummern-Format

Vor die Rechnungsnummern können Sie eine Buchstaben-/Ziffernkombination aus bis zu vier Bestandteilen einfügen:

• Mit "Text vor" legen Sie einen erläuternden Kurztext fest (z. B. "RgNr.:").

• "Datum" übernimmt den Jahres- und / oder Monatswert aus dem aktuellen Datum.

• Im Feld "Trennzeichen" legen Sie fest, wie der Jahres- und Monatswert voneinander abgesetzt werden soll.

• "Text danach" schließt den Vorspann ab: Wenn die eigentliche Ziffernfolge erkennbar abgetrennt werden soll, geben Sie hier am besten ein Leerzeichen oder eine andere Trenn-Markierung ein.

Bitte beachten Sie: Sämtliche Vorspann-Elemente können Sie auch ganz weglassen oder hinter die laufende Rechnungsnummer einfügen.

Den Startwert der eigentlichen Rechnungsnummer bestimmen Sie im Feld "Nächster Zähler".

ReNo-Rechnungsnummern sind maximal achtstellig: Über die Anzahl der "Stellen" legen Sie fest, wie viele Nullen am Anfang ausgegeben werden. Beim Einsatz in Excel müssen Sie allerdings darauf achten, dass diese führenden Nullen unter Umständen automatisch unterdrückt werden.

Das Add-In lässt sich sogar anwendungsübergreifend einsetzen - mal in Word, dann wieder in Excel: Das eindeutige Hochzählen funktioniert auch bei abwechselndem Gebrauch. Das mag bei bestimmungsgemäßer Verwendung des Programms (als Rechnungsnummern-Generator) zwar nur ausnahmsweise Sinn ergeben. Bei der Nutzung für andere Zwecke kann die kontextunabhängige Vergabe einer eindeutigen Nummer aber durchaus hilfreich sein.

Das Rechnungs-Logbuch

Sämtliche per ReNo-Mausklick erzeugten Buchstaben- und Ziffernkombinationen werden zusammen mit Angaben über die genutzte Anwendung sowie den Benutzernamen aufgezeichnet. Per Mausklick auf "Logbuch" lassen Sie sich das Protokoll anzeigen:

Das ReNo-Logbuch

Fazit

Mit ReNo erstellen Sie problemlos fortlaufende Text- und Nummernkombinationen. Die Einsatzzwecke der meisten Kleinunternehmer und Freiberufler dürften sich mit dem Tool abdecken lassen.