Reisekosten 2014: Steuern sparen bei der Reisekostenabrechnung für Dienstreisen

Auslandsreisekosten

Fahrtkosten

Bei Auslandsreisen können die Fahrtkosten ebenso wie bei Inlandsreisen in der nachgewiesenen Höhe ersetzt werden. Für die Benutzung des eigenen Pkws gelten auch die gleichen Kilometersätze (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG ab 2014).

Verpflegungsmehraufwand

Für den Ansatz von Verpflegungsmehraufwendungen bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten nach Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom BMF im BStBl. veröffentlicht werden. Mit Schreiben vom 17.12.2012 (BStBl. I 2013, 60) nimmt das BMF Stellung zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 01.01.2013 und veröffentlicht dabei die Pauschbeträge für Auslandsreisen ab 01.01.2013.

Bei Dienstreisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Für die in der Tabelle nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Beispiel 54:
Handelsvertreter H aus Konstanz besucht am 15.05.2013 Kunden in Österreich, der Schweiz und zum Abschluss des Tages in Deutschland. Dafür ist H mehr als 14 Stunden von zu Hause abwesend.

Lösung 54:
Für die eintägige Reise ins Ausland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend. Im Beispielsfall ist der Verpflegungsmehraufwand für die Schweiz i.H.v. 32 € anzusetzen. Wäre H zunächst in die Schweiz und dann von Österreich nach Deutschland gefahren, wäre der Pauschbetrag für Österreich i.H.v. 20 € anzusetzen.

Übernachtungsgelder

Der Arbeitnehmer kann nur die tatsächlichen Übernachtungskosten geltend machen. Ein Arbeitnehmer kann bei Übernachtungen im Ausland den Differenzbetrag zwischen den vom Arbeitgeber vollständig erstatteten tatsächlichen Kosten und den höheren Übernachtungspauschalen nicht als Werbungskosten geltend machen (BFH-Urteil vom 08.07.2010, VI R 24/09, BStBl. II 2011, 288; Anmerkung vom 25.11.2010. Die im BMF-Schreiben vom 17.12.2012 (BStBl. I 2013, 60) enthaltenen Pauschbeträge 2013 für Übernachtungskosten sind nur in den Fällen der Arbeitgeber-Erstattung anwendbar.

Bei Übernachtungen im Ausland ist in der Hotelrechnung in den meisten Fällen der Preis für das Frühstück nicht enthalten. Es ist daher von einer Kürzung der Übernachtungskosten um das Frühstück abzusehen, wenn der Dienstreisende auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist

Beispiel 55:
Arbeitnehmer B besucht am 17.07.2013 eine Tagung in der Schweiz. Die Anreise findet am Abend zuvor statt. In einer Hoteltagungspauschale von 180 € sind das Frühstück und das Mittagessen enthalten.

Lösung 55:

Hoteltagungspauschale

180,00 €

abzgl. 20 % von 48 € für das Frühstück

./. 9,60 €

abzgl. 40 % von 48 € für das Mittagessen

./. 19,20 €

Übernachtungskosten

151,20 €

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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