Reisekosten 2014: Steuern sparen bei der Reisekostenabrechnung für Dienstreisen

Berufliche Veranlassung

Ertragsteuerliche Behandlung

Von einer beruflichen Veranlassung ist auszugehen, wenn die Auswärtstätigkeit auf einer Weisung des Arbeitgebers beruht. Allerdings ist nicht jede auf Weisung des Arbeitgebers unternommene Reise automatisch beruflich veranlasst. Der Abzug der Reisekosten setzte nach der bisherigen Rechtsprechung des BFH voraus, dass die Reise ausschließlich oder nahezu ausschließlich der beruflichen/betrieblichen Sphäre zuzuordnen ist.

Das ist zum einen der Fall, wenn der Reise ein unmittelbarer beruflicher bzw. betrieblicher Anlass zugrunde liegt (z.B. das Aufsuchen eines Geschäftsfreundes, das Halten eines Vortrages auf einem Fachkongress, die Durchführung eines Forschungsauftrages) und die Verfolgung privater Reiseinteressen nicht den Schwerpunkt der Reise bildet. Gleiches gilt, wenn die berufliche bzw. betriebliche Veranlassung bei Weitem überwiegt und die Befriedigung privater Interessen, wie z.B. Erholung, Bildung und Erweiterung des allgemeinen Gesichtskreises, nach dem Anlass der Reise, dem vorgesehenen Programm und der tatsächlichen Durchführung nicht ins Gewicht fällt und nur von untergeordneter Bedeutung ist. Andernfalls sind die gesamten Reisekosten nicht abziehbar, soweit sich nicht ein durch den Beruf/Betrieb veranlasster Teil nach objektiven Maßstäben sicher und leicht abgrenzen lässt.

Es ist im Zusammenhang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit mit erledigten privaten Angelegenheiten zu trennen. Ist das nicht – auch nicht durch Schätzung – möglich, gehören die gesamten Aufwendungen zu den nicht abziehbaren Aufwendungen der Lebensführung. So hat der BFH einem nebenberuflichen Autor den Abzug von Reiseaufwendungen in südliche Länder versagt, weil die Aufwendungen untrennbar sowohl betrieblich als auch privat veranlasst waren.

Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

Für die ertragsteuer- und umsatzsteuerrechtliche Behandlung der Aufwendungen anlässlich von Auswärtstätigkeiten ist zu unterscheiden, ob bei dem Arbeitnehmer oder beim Unternehmer selbst eine Auswärtstätigkeit vorliegt. Mehraufwendungen wegen doppelter Haushaltsführung fallen nicht unter den lohnsteuerrechtlichen Reisekostenbegriff. Der ertragsteuerrechtliche Reisekostenbegriff spielt allerdings für die Frage des Vorsteuerabzugs aus den Aufwendungen für »Auswärtstätigkeiten« keine Rolle.

Es ist bei Bezug von sonstigen Leistungen die darauf entfallende Steuer entsprechend dem Verwendungszweck in einen abziehbaren und einen nicht abziehbaren Anteil aufzuteilen. Obwohl ertragsteuerrechtlich der nicht abzugsfähige Anteil der Aufwendungen zu Kosten der Lebensführung führt, ist umsatzsteuerrechtlich die nicht abziehbare Vorsteuer auf diesen Anteil nicht zu ermitteln.

Beispiel 14:
Siehe auch Beispiel 12. Ein Arbeitnehmer nimmt während seiner 14-tägigen Urlaubsreise an einem eintägigen Fachseminar teil.

Lösung 14:
Ertragsteuerlich sind die Aufwendungen für die Urlaubsreise nicht abziehbar (Kosten der Lebensführung. Die Aufwendungen, die unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängen (Seminargebühren, Fahrtkosten vom Urlaubsort zum Tagungsort, ggf. Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen), sind als Betriebsausgaben/Werbungskosten abziehbar.

Umsatzsteuerlich sind die Vorsteuerbeträge für die Urlaubsreise nicht abziehbar, da die sonstigen Leistungen nicht für das Unternehmen bezogen wurden. Die Vorsteuerbeträge, die unmittelbar mit dem Fachseminar zusammenhängen, sind abziehbar und auch abzugsfähig.

Beispiel 15:
Ein niedergelassener Arzt besucht einen Fachkongress in München. Er reist Samstag früh an. Die Veranstaltung findet ganztägig von Dienstag bis Donnerstag statt. Am Sonntagabend reist er nach Hause zurück.

Lösung 15:
Die Vorsteuerbeträge für die empfangenen Leistungen sind in einen abziehbaren und in einen nicht abziehbaren Teil aufzuteilen. Dabei kann die ertragsteuerrechtliche Aufteilung auch für die Umsatzsteuer übernommen werden.

Ein Unternehmer kann aus Verpflegungskosten anlässlich einer Geschäftsreise den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen, wenn die Aufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuer-Ausweis auf den Namen des Unternehmers bzw. durch Kleinbetragsrechnungen bis 150 € belegt sind. Somit kann der Unternehmer bei Geschäftsreisen die gesamte in Rechnung gestellte Vorsteuer für seine Verpflegungskosten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Getränke) in Anspruch nehmen. Aus den entsprechenden Rechnungen (insbesondere Restaurantrechnungen) ist somit die gesamte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehbar.

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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