Reisekosten 2014: Steuern sparen bei der Reisekostenabrechnung für Dienstreisen

Fahrtkosten

Als Reisekosten zu berücksichtigende Fahrtkosten

Tatsächliche Aufwendungen bzw. pauschale Wegstreckenentschädigung

In § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG ist eine Abgrenzung zur Berücksichtigung der Entfernungspauschale (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG) dahingehend geregelt, dass bei beruflich veranlassten Fahrten, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte i.S.d. § 9 Abs. 4 EStG oder Familienheimfahrten sind, die Fahrtkosten mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen als Werbungskosten berücksichtigt werden können. Bei der Benutzung eines eigenen oder zur Nutzung überlassenen Fahrzeugs ist dafür ein Kilometersatz aufgrund der für einen Zeitraum von zwölf Monaten ermittelten Gesamtkosten für das genutzte Fahrzeug zu errechnen. Dieser kann so lange angesetzt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Zusätzlich wird nun bei den Fahrtkosten – anstelle der bisherigen Verwaltungsregelungen – gesetzlich klargestellt, dass der Arbeitnehmer anstelle der tatsächlichen Aufwendungen aus Vereinfachungsgründen typisierend je nach Art des benutzten Verkehrsmittels (z.B. Pkw, Motorrad, Fahrrad) auch einen pauschalen Kilometersatz für jeden gefahrenen Kilometer als Werbungskosten ansetzen kann. Dieser pauschale Kilometersatz entspricht dabei dem für das jeweils benutzte Beförderungsmittel als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzten Betrag. Wird der pauschale Kilometersatz angesetzt, ist eine Prüfung der tatsächlichen Kilometerkosten entbehrlich.

Entfernungspauschale auch ohne erste Tätigkeitsstätte

Für die Fahrten zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort, an dem sich der Arbeitnehmer aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Festlegungen regelmäßig einzufinden oder seine dienstlichen Tätigkeiten regelmäßig aufzunehmen hat (z.B. Fahrten zu einem Busdepot oder Fährhafen), sind die Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten zu berücksichtigen.

Hat der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in einem weiträumigen Arbeitsgebiet auszuüben, gilt dies für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls. Hat der Arbeitnehmer das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben Zugang aus zu betreten oder zu befahren, so ist für die Fahrten von der Wohnung bis zu diesem Zugang zu dem weiträumigen Arbeitsgebiet die Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Wird das weiträumige Arbeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist aus Vereinfachungsgründen nur für die Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang die Entfernungspauschale zu berücksichtigen; für die Fahrten von der Wohnung zu den weiter entfernten Zugängen können hingegen für die zusätzlichen Kilometer die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden. Von dieser Vereinfachung betroffen sind z.B. Arbeitnehmer, die in einem Hafengebiet tätig sind, Schornsteinfeger, Forstarbeiter oder Briefzusteller.

Für alle Fahrten innerhalb des weiträumigen Arbeitsgebietes sowie für die zusätzlichen Kilometer bei den Fahrten von der Wohnung zu einem weiter entfernten Zugang sind die tatsächlichen Aufwendungen zu berücksichtigen oder der sich am Bundesreisekostengesetz orientierende maßgebliche pauschale Kilometersatz.

Tatsächliche Gesamtkosten oder pauschale Kilometersätze

Tatsächliche Gesamtkosten

Als Fahrtkosten können die tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden. Benutzt der Arbeitnehmer sein Fahrzeug, ist der Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten dieses Fahrzeugs anzusetzen, der dem Anteil der zu berücksichtigenden Fahrten an der Jahresfahrleistung entspricht. Zu den Gesamtkosten eines Fahrzeugs gehören:

  • die Betriebsstoffkosten,

  • die Wartungs- und Reparaturkosten,

  • die Kosten einer Garage am Wohnort,

  • die Kraftfahrzeugsteuer,

  • die Aufwendungen für die Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherungen,

  • die Absetzungen für Abnutzung,

  • die Zinsen für ein Anschaffungsdarlehen sowie

  • eine Leasingsonderzahlung bei einem geleasten Fahrzeug.

Dagegen gehören nicht zu den Gesamtkosten:

  • Aufwendungen infolge von Verkehrsunfällen,

  • Park- und Straßenbenutzungsgebühren,

  • Aufwendungen für Insassen- und Unfallversicherungen sowie

  • Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

Diese Aufwendungen sind mit Ausnahme der Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder ggf. als Reisenebenkosten abziehbar.

Pauschale Kilometersätze

Ohne Einzelnachweis können folgende Kosten angesetzt werden:

  • bei einem Kraftwagen 0,30 € je Fahrtkilometer,

  • bei einem Motorrad oder einem Motorroller 0,13 € je Fahrtkilometer,

  • bei einem Moped oder Mofa 0,08 € je Fahrtkilometer,

  • bei einem Fahrrad 0,05 € je Fahrtkilometer.

Neben den Kilometersätzen können etwaige außergewöhnliche Kosten angesetzt werden, wenn diese durch Fahrten entstanden sind, für die die Kilometersätze anzusetzen sind. Außergewöhnliche Kosten sind nur die nicht voraussehbaren Aufwendungen für Reparaturen, die nicht auf Verschleiß oder die auf Unfallschäden beruhen, und Absetzungen für außergewöhnliche technische Abnutzung und Aufwendungen infolge eines Schadens, der durch den Diebstahl des Fahrzeugs entstanden ist; dabei sind entsprechende Schadensersatzleistungen auf die Kosten anzurechnen. Kosten, die mit dem laufenden Betrieb eines Fahrzeugs zusammenhängen, wie z.B. Aufwendungen für eine Fahrzeug-Vollversicherung, sind keine außergewöhnlichen Kosten. Mit den pauschalen Kilometersätzen ist auch eine Leasingsonderzahlung abgegolten.

Wird dem Arbeitnehmer von einem Dritten ein Kfz zur Durchführung von Dienstreisen zur Nutzung überlassen, so kann er den pauschalen Kilometersatz nicht als Werbungskosten geltend machen. Dafür ist entscheidend, dass in den Kilometersätzen auch die dem Arbeitnehmer nicht zustehende AfA als wesentlicher Bestandteil enthalten ist. Der Arbeitnehmer kann folglich nur die ihm tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Aufwendungen, z.B. Kraftstoff usw., als Werbungskosten geltend machen.

Fahrtkosten bei ständig wechselnden Tätigkeitsstätten

Allgemeiner Überblick

Fahrten von und zur jeweiligen Einsatzstelle fallen – mangels Aufsuchen einer regelmäßigen Arbeitsstätte bzw. ersten Tätigkeitsstätte – nicht unter die Abzugsbeschränkung des § 9 Abs. 2 EStG. Die Entfernungspauschale ist für diese Fahrten daher grundsätzlich nicht zu berücksichtigen.

Fahrtkosten bei täglicher Rückkehr zur Wohnung

Die Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Einsatzstelle sowie für Fahrten zwischen mehreren Einsatzstellen können als Reisekosten angesetzt werden. Die Fahrtkosten können zeitlich unbegrenzt als Werbungskosten abgezogen oder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Mit Urteil vom 18.12.2008 (VI R 39/07, BStBl II 2009, 475) hat der BFH hinsichtlich der Fahrten zu ständig wechselnden Einsatzstellen Folgendes entschieden:
Für die Wege eines Arbeitnehmers zwischen Wohnung und ständig wechselnden Tätigkeitsstätten ist keine Entfernungspauschale anzusetzen. Die Fahrtkosten sind unabhängig von der Entfernung (ab dem ersten Kilometer) in tatsächlicher Höhe als Werbungskosten zu berücksichtigen.

Fahrtkosten bei auswärtiger Unterbringung

Ein Arbeitnehmer, der typischerweise an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig ist und dabei am Ort einer solchen auswärtigen Tätigkeitsstätte vorübergehend eine Unterkunft bezieht, kann die Entfernungspauschale weder für die Wege zwischen seiner Wohnung und dem Tätigkeitsort noch für die Wege zwischen auswärtiger Unterkunft und Tätigkeitsstätte ansetzen. Die Aufwendungen für solche Fahrten sind in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe abziehbar. Arbeitnehmer, die eine Einsatzwechseltätigkeit ausüben und hierbei eine auswärtige Unterkunft beziehen, begründen keine doppelte Haushaltsführung. Hieraus folgt, dass sowohl Fahrt- als auch Übernachtungskosten in vollem Umfang und zeitlich unbegrenzt als allgemeine Werbungskosten abzugsfähig sind.

Dies gilt sowohl für Fahrten von der Wohnung zur auswärtigen Unterkunft als auch für Fahrten zwischen auswärtiger Unterkunft und auswärtiger Tätigkeitsstätte.

Fahrten mittels Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber

Bei Sammelbeförderungen durch den Arbeitgeber scheidet mangels Aufwands des Arbeitnehmers ein Werbungskostenabzug für diese Fahrten aus. Ab 01.01.2014 ist die Entfernungspauschale nur für Aufwendungen des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Zur Bestimmung der ersten Tätigkeitsstätte s.o. die Erläuterungen zu diesem Gliederungspunkt.

Für Arbeitnehmer mit einer Einsatzwechseltätigkeit kann eine erste Tätigkeitsstätte nur dann angenommen werden, wenn eine dauerhafte Zuordnung zu einer ortsfesten betrieblichen Einrichtung durch den Arbeitgeber erfolgt ist. Ist der Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch anderen Tätigkeitsstätten ausübt. Insoweit wird dem umfassenden Direktionsrecht des Arbeitgebers auch steuerlich Rechnung getragen. So könnte der Betriebssitz des Bauunternehmens arbeitsvertraglich als erste Tätigkeitsstätte festgelegt sein. Zu den arbeits- oder dienstrechtlichen Weisungen/Verfügungen zählen alle schriftlichen, aber auch mündlichen Absprachen oder Weisungen.

Hinweis:
Wichtig ist, dass der Arbeitnehmer in einer vom Arbeitgeber festgelegten Tätigkeitsstätte zumindest in ganz geringem Umfang tätig werden soll.

Die wechselnden Einsatzstellen können nicht als erste Tätigkeitsstätte angesehen werden, weil es sich nicht um eine ortsfeste Einrichtung

  • des Arbeitgebers,

  • eines verbundenen Unternehmens oder

  • eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (in den Fällen des Outsourcings)

handelt und darüber hinaus der Arbeitnehmer auch nicht dauerhaft einer solchen Einrichtung zugeordnet ist.

Beispiele für Fahrtaufwendungen bei Einsatzwechseltätigkeiten:

Abb.: Fahrten bei Einsatzwechseltätigkeit:Bild vergrößernAbb.: Fahrten bei Einsatzwechseltätigkeit:

1. Fahrten Wohnung – Betriebssitz – Tätigkeitsstätte 1 – Wohnung:

a) Betriebssitz ist nicht erste Tätigkeitsstätte:

Da keine erste Tätigkeitsstätte vorliegt, ist auch keine Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Die Aufwendungen für sämtliche Fahrten sind zu ermitteln.

b) Betriebssitz ist nach arbeitsrechtlicher Zuordnung durch den Arbeitgeber erste Tätigkeitsstätte:

Für die Wege zwischen Wohnung und Betriebssitz ist die Entfernungspauschale wie folgt anzusetzen: Die Entfernungspauschale ist nur zur Hälfte anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer den Weg zwischen Wohnung und Betriebssitz nur einmal zurücklegt, da die Rückfahrt nicht im Betrieb, sondern an der Wohnung endet.

Für die Wege zwischen

c) Betriebssitz und Tätigkeitsstätte 1 und umgekehrt sowie zwischen

d) Tätigkeitsstätte 1 und der Wohnung und umgekehrt

sind die tatsächlichen Aufwendungen bzw. die Kostenpauschale des jeweils benutzten Beförderungsmittels anzusetzen.

e) Betriebssitz ist nicht erste Tätigkeitsstätte, muss aber nach Weisung des Arbeitgebers täglich aufgesucht werden, um von dort die Tätigkeit zu beginnen:

Der Betriebssitz ist nicht erste Tätigkeitsstätte. Die Aufwendungen für sämtliche Fahrten sind zu ermitteln. Für die Fahrten von der Wohnung zu dem dauerhaft aufzusuchenden Ort und umgekehrt ist die Entfernungspauschale anzusetzen.

2. Fahrten Wohnung – Tätigkeitsstätte 2 und zurück:

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte 2 und umgekehrt sind die tatsächlichen Aufwendungen bzw. die Kostenpauschale des jeweils benutzten Beförderungsmittels anzusetzen.

3. Fahrten zwischen verschiedenen Tätigkeitsstätten:

Für die Fahrten zwischen Tätigkeitsstätte 2 und 3 und umgekehrt sind die tatsächlichen Aufwendungen bzw. die Kostenpauschale des jeweils benutzten Beförderungsmittels anzusetzen.

Beispiel 16:
Die Nachbarn A und B sind Arbeitskollegen und üben eine »Einsatzwechseltätigkeit« aus. A fährt mit dem eigenen Pkw zu einer Einsatzstelle, die 28 km von seiner Wohnung entfernt liegt, und nimmt B mit.

Lösung 16:
Für A und B gelten danach die Grundsätze der Auswärtstätigkeit. Auch nach Ablauf von drei Monaten handelt es sich weiterhin um Auswärtstätigkeiten, die zu Werbungskosten führen können. A erhält entweder die tatsächlichen Aufwendungen oder die pauschalen Kilometersätze.

Der pauschale Kilometersatz von 0,30 € je Fahrtkilometer erhöht sich für die Mitnahme des B um 0,02 €. Mangels eigenen Aufwands kann B keine Fahrtkosten geltend machen. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können nur für die ersten drei Monate der Tätigkeit in C berücksichtigt werden, wenn es sich täglich um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt.

Beispiel 17:
Der Arbeitnehmer, der eine Einsatzwechseltätigkeit ausübt, ist auf einer Einsatzstelle tätig, die 30 km von seiner Wohnung entfernt liegt. Die Fahrten von der Wohnung zur Einsatzstelle und zurück erfolgen ausschließlich i.d.R. Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber.

Lösung 17:
Es handelt es sich um eine vorübergehende Auswärtstätigkeit an ständig wechselnden Einsatzstellen. Bei Sammelbeförderungen durch den Arbeitgeber scheidet mangels Aufwands des Arbeitnehmers ein Werbungskostenabzug für diese Fahrten aus.

Beispiel 18:
Der Arbeitnehmer ist auf wechselnden Einsatzstellen tätig. Er fährt regelmäßig mit dem eigenen Pkw zum 25 km entfernt liegenden Betrieb des Arbeitgebers. Die Weiterfahrt zur jeweiligen Einsatzstelle erfolgt im Rahmen einer Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber.

Lösung 18:
a) Der Betriebssitz ist nach arbeitsrechtlicher Zuordnung durch den Arbeitgeber erste Tätigkeitsstätte:

Für die Wege zwischen Wohnung und Betriebssitz ist die Entfernungspauschale anzusetzen. Für die Sammelbeförderungen zur Einsatzstelle kann der Arbeitnehmer keine Fahrtkosten geltend machen, da ihm keine entsprechenden Aufwendungen entstehen.

b) Der Betriebssitz ist nicht erste Tätigkeitsstätte, muss aber nach Weisung des Arbeitgebers täglich aufgesucht werden, um von dort die Tätigkeit zu beginnen:

Der Betriebssitz ist nicht erste Tätigkeitsstätte. Die Aufwendungen für sämtliche Fahrten sind zu ermitteln. Für die Fahrten von der Wohnung zu dem dauerhaft aufzusuchenden Ort und umgekehrt ist die Entfernungspauschale anzusetzen.

Beispiel 19:
Der Arbeitnehmer, der eine Einsatzwechseltätigkeit ausübt, ist auf einer Baustelle tätig, die 30 km von seiner Wohnung entfernt liegt. Für die Fahrten zur Baustelle nutzt er einen ihm vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Pkw.

Lösung 19:
Da die beruflich veranlassten Fahrten von der Wohnung nicht zu einer ersten Tätigkeitsstätte führen, kann der Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen als Fahrtkosten geltend machen. Die Pkw-Gesamtkosten können nur berücksichtigt werden, wenn der Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw einsetzt. Bezüglich der Pkw-Gestellung für die dienstlichen Fahrten liegt kein geldwerter Vorteil vor.

Fahrtkosten bei Fahrtätigkeiten

Arbeitnehmer, die ausschließlich auf einem Fahrzeug tätig sind, haben keine erste Tätigkeitsstätte; sie sind mangels ortsfester Einrichtung auswärts tätig.

Beispiel 20:
Der angestellte Linienbusfahrer übernimmt den Bus täglich im Busdepot des Arbeitgebers.

Lösung 20:
Der Arbeitnehmer unterhält keine regelmäßige Arbeitsstätte im Busdepot, da er dort nicht tätig wird. Hat ein Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte und hat er nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen, ist die Entfernungspauschale für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort oder dem zur Wohnung nächstgelegenen Zugang zum Tätigkeitsgebiet ab 01.01.2014 entsprechend anzuwenden.

Hinweis:
Es wird keine erste Tätigkeitsstätte fingiert, sondern lediglich die Anwendung der Entfernungspauschale für die Fahrtkosten von der Wohnung zu diesem dauerhaft bestimmten Ort festgelegt. Die Fahrten zwischen der Wohnung und dem dauerhaft festgelegten Ort fallen im Übrigen aber unter die Reisekostenbestimmungen. Dadurch beginnt die berufliche Abwesenheitszeit für die Gewährung von Verpflegungsmehraufwendungen ab Verlassen der Wohnung und endet auch dort.

Beispiel 21:
Ein Linienbusfahrer war im Kalenderjahr auf drei verschiedenen Linien eingesetzt. Das jeweils zu führende Fahrzeug hat er an zwei unterschiedlichen Busdepots auf Weisung seines Arbeitgebers dort übernommen.

Lösung 21:
a) Busdepot als erste Tätigkeitsstätte:

Die Busdepots sind ortsfeste betriebliche Einrichtungen des Arbeitgebers, die der Arbeitnehmer regelmäßig und immer wieder aufsucht. Eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers wird dann zur ersten Tätigkeitsstätte, wenn der Arbeitnehmer dieser Tätigkeitsstätte durch dienst- oder arbeitsrechtliche Festlegungen dauerhaft zugeordnet ist. So ist es möglich, dass ein Busdepot (z.B. Depot 1) auf Weisung des Arbeitgebers zur ersten Tätigkeitsstätte erklärt wird. Ist der Arbeitnehmer einer bestimmten Tätigkeitsstätte arbeits- oder dienstrechtlich dauerhaft zugeordnet, ist es unerheblich, in welchem Umfang er seine berufliche Tätigkeit an dieser oder auch anderen Tätigkeitsstätten ausübt. Insoweit wird dem umfassenden Direktionsrecht des Arbeitgebers auch steuerlich Rechnung getragen.

Für die Fahrten zwischen Wohnung und Depot 1 und umgekehrt ist dann die Entfernungspauschale anzuwenden. Alle weiteren Fahrten stellen beruflich veranlasste Fahrten dar, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und keine Familienheimfahrten sind.

b) Busdepot ist nicht erste Tätigkeitsstätte:

Ohne arbeitsrechtliche Festlegung auf eine Tätigkeitsstätte werden die Busdepots unter den quantitativen Kriterien nicht zu ersten Tätigkeitsstätten, da der Arbeitnehmer dort nicht dauerhaft

  • typischerweise arbeitstäglich oder

  • je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig werden soll.

Da der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat und er nach den dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie den diese ausfüllenden Absprachen und Weisungen zur Aufnahme seiner beruflichen Tätigkeit dauerhaft dieselben Busdepots typischerweise arbeitstäglich aufsuchen muss, gilt dies für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort oder dem zur Wohnung nächstgelegenen Busdepot entsprechend. Da hier zwei Orte arbeitsrechtlich aufzusuchen sind, kann nur für eine mögliche Fahrt zwischen Wohnung und Busdepot die Entfernungspauschale angesetzt werden.

Pkw-Gestellung durch den Arbeitgeber

Typische Auswärtstätigkeiten

Die Nutzungsüberlassung des betrieblichen Kfz für berufliche Auswärtstätigkeiten ist durch das überwiegende betriebliche Interesse des Arbeitgebers bedingt und führt somit nicht zu Arbeitslohn (Firmenwagenüberlassung an Arbeitnehmer). Wird dem Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit im Rahmen seines Dienstverhältnisses ein Kfz zur Verfügung gestellt, darf der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze nicht – auch nicht teilweise – steuerfrei erstatten. Auch der Arbeitnehmer darf die pauschalen Kilometersätze nicht als Werbungskosten berücksichtigen, da diese nur bei Benutzung eines privaten Fahrzeugs angesetzt werden dürfen.

Entfernungspauschale bei Auswärtstätigkeiten

Für die Fahrten zu einem vom Arbeitgeber dauerhaft festgelegten Ort, an dem sich der Arbeitnehmer aufgrund seiner arbeitsvertraglichen Festlegungen regelmäßig einzufinden oder seine dienstlichen Tätigkeiten regelmäßig aufzunehmen hat (z.B. Fahrten zu einem Busdepot oder Fährhafen), sind die Aufwendungen für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Ort mit der Entfernungspauschale als Werbungskosten zu berücksichtigen. Hat der Arbeitnehmer seine Tätigkeit in einem weiträumigen Arbeitsgebiet auszuüben, gilt dies für die Fahrten von der Wohnung zu diesem Tätigkeitsgebiet ebenfalls.

Hat der Arbeitnehmer das weiträumige Arbeitsgebiet stets von ein und demselben Zugang aus zu betreten oder zu befahren, so ist für die Fahrten von der Wohnung bis zu diesem Zugang zu dem weiträumigen Arbeitsgebiet die Entfernungspauschale zu berücksichtigen. Wird das weiträumige Arbeitsgebiet immer von verschiedenen Zugängen aus betreten oder befahren, ist aus Vereinfachungsgründen nur für die Fahrten von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang die Entfernungspauschale zu berücksichtigen; für die Fahrten von der Wohnung zu den weiter entfernten Zugängen können hingegen die tatsächlichen Kosten geltend gemacht werden.

In § 8 Abs. 2 Satz 3 und 4 EStG wird ab 01.01.2014 der Anwendungsbereich der 0,03-Prozent-Regelung ausgeweitet. Entsprechend der Erstreckung der Entfernungspauschale auf das Aufsuchen von Orten, die keine erste Tätigkeitsstätte darstellen, findet nun auch die 0,03-Prozent-Regelung für Fahrten Anwendung.

Fahrtkostenerstattung durch den Arbeitgeber

Die Erstattung der Fahrtkosten anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit durch den Arbeitgeber ist steuerfrei. Erstattet der Arbeitgeber die pauschalen Kilometersätze, hat er nicht zu prüfen, ob dies zu einer unzutreffenden Besteuerung führt. Bei Sammelbeförderung durch den Arbeitgeber scheidet mangels Aufwands des Arbeitnehmers ein Werbungskostenabzug für diese Fahrten aus. Die als Reisekosten erfassten Fahrtkosten können als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet worden sind.

Die Fiktion einer ersten Tätigkeitsstätte nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a Satz 3 EStG bei Fahrten zu einem arbeitsrechtlich festgelegten Treffpunkt mit der Folge des Ansatzes der Entfernungspauschale hat auch Auswirkung auf den Fahrtkostenersatz durch den Arbeitgeber und die Versteuerung des geldwerten Vorteils bei Benutzung eines Firmenfahrzeugs. Obwohl der Arbeitnehmer keine erste Tätigkeitsstätte hat und somit eine auswärtige berufliche Tätigkeit vorliegt, führt der Ansatz der Entfernungspauschale dazu, dass die Fahrtkosten nicht vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden können.

Für den Ersatz von Aufwendungen des Arbeitnehmers für Fahrten, die mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen sind, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 15 % erheben.

Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

Fahrzeuge im Unternehmensvermögen

Benutzt der Unternehmer für Geschäftsreisen oder der Arbeitnehmer für dienstliche Auswärtstätigkeiten unternehmenseigene Fahrzeuge (Firmenfahrzeuge), wird für Zwecke des Vorsteuerabzugs nicht auf die einzelnen Fahrten abgestellt. Vielmehr ist der Vorsteuerabzug aus den Kfz-Kosten dieser Fahrzeuge nach den allgemeinen Grundsätzen zulässig, die für den Vorsteuerabzug bei Fahrzeugen des Unternehmensvermögens gelten. Dem Unternehmensvermögen können alle Fahrzeuge zugeordnet werden, deren unternehmerische Nutzung mindestens 10 % beträgt.

Fahrzeuge im Privatvermögen

Fahrzeuge, die zu weniger als 10 % unternehmerisch genutzt werden, müssen zwingend dem umsatzsteuerlichen Privatvermögen (nichtunternehmerischer Bereich) zugeordnet werden. Der Unternehmer kann aber bei zu mindestens 10 % unternehmerisch genutzten Fahrzeugen auch freiwillig darauf verzichten, dieses gemischt genutzte Fahrzeug dem Unternehmensvermögen zuzuordnen. Ein Vorsteuerabzug aus den Anschaffungskosten des Fahrzeugs scheidet in diesen Fällen aus. Es können dann lediglich Vorsteuern abgezogen werden, die unmittelbar auf gelegentliche unternehmerisch bedingte Fahrten entfallen, z.B. aus Benzinkosten für eine Geschäftsreise.

Wenn Unternehmer die Betriebsausgaben für unternehmerisch bedingte Fahrten mit einem Fahrzeug des Privatvermögens mit 0,30 € pro gefahrenen Kilometer ermitteln, ist ein Vorsteuerabzug aus den so ermittelten Kfz-Kosten – mangels ordnungsgemäßer Rechnung – nicht zulässig.

Aufwendungen für arbeitnehmereigene Fahrzeuge

Soweit es sich um Fahrtkosten für Fahrzeuge des Personals (arbeitnehmereigene Fahrzeuge) handelt und soweit der Unternehmer Leistungsempfänger ist, wird unter den übrigen Voraussetzungen des § 15 UStG der Vorsteuerabzug zugelassen. Der Vorsteuerabzug wird nur in den Fällen ermöglicht, in denen der Unternehmer – und nicht der Arbeitnehmer – Leistungsempfänger der Kfz-Aufwendungen geworden ist.

Wenn der Unternehmer (Arbeitgeber) seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für die Benutzung des arbeitnehmereigenen Fahrzeugs nicht nach Belegen, sondern nach Reisekostenpauschbeträgen, insbesondere mit dem lohnsteuerfreien Kilometergeld von 0,30 € pro gefahrenen Kilometer, lohnsteuerfrei erstattet, kann er aus derartigen Zahlungen keinen Vorsteuerabzug geltend machen.

Aufwendungen für öffentliche oder sonstige Verkehrsmittel

Lohnsteuerrechtliche Behandlung

Die tatsächlichen Fahrtkosten, die dem Arbeitnehmer für die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel bei Auswärtstätigkeiten entstehen, können als Werbungskosten berücksichtigt werden, sofern diese nicht vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Bei der Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel werden die Fahrauslagen fast immer nachgewiesen werden können.

Umsatzsteuerrechtliche Behandlung

Aus Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuer-Ausweis für unternehmerisch veranlasste Inlandsflugreisen, Bahnfahrten usw. kann der Vorsteuerabzug grundsätzlich in Anspruch genommen werden. Allerdings gelten hierfür die allgemeinen Regelungen für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG. Hierzu gehört insbesondere, dass der Unternehmer (nicht jedoch der die auswärtige Tätigkeit antretende Arbeitnehmer) als Leistungsempfänger des Beförderungsunternehmers anzusehen sein muss.

Hierfür ist grundsätzlich erforderlich, dass der Unternehmer (Arbeitgeber) die Beförderungsleistung im eigenen Namen bestellt und die Rechnung des Beförderungsunternehmers auf den Namen des Unternehmers lautet (z.B. bei der Abrechnung von Reisebüros über Inlandsflugtickets oder Fahrkarten). Bestellt hingegen der Arbeitnehmer, der eine Dienstreise unternimmt oder anderweitig dienstlich auswärts tätig ist, Flugtickets oder Fahrkarten im eigenen Namen und ist die Rechnung des Reisebüros dementsprechend auf den Arbeitnehmer ausgestellt, ist der Vorsteuerabzug nicht zulässig.

Beim Vorsteuerabzug aus Fahrausweisen (Fahrkarten) für unternehmerisch bedingte Fahrten braucht die Frage nach dem im Einzelfall zutreffenden Leistungsempfänger aus Vereinfachungsgründen nicht geprüft zu werden, sodass der Vorsteuerabzug aus Fahrausweisen stets zulässig ist. Bei Fahrausweisen im Nahverkehr (innerhalb einer politischen Gemeinde oder im Umkreis von 50 km) beträgt der Umsatzsteuersatz 7 %, sodass der Vorsteuerbetrag mit 7/107 oder 6,54 % aus dem Bruttobetrag herauszurechnen ist. Bei Fahrausweisen für den Fernverkehr (mehr als 50 km) beträgt der Umsatzsteuersatz 19 %. In diesem Fall ist die abziehbare Vorsteuer mit 19/119 oder 15,96 % oder aus dem Bruttobetrag herauszurechnen. Dies gilt auch für Kleinbetragsrechnungen bis zu 150 €, in denen kein Rechnungs- oder Leistungsempfänger angegeben ist.

Auch bei der Benutzung von Leasing- oder Mietfahrzeugen sowie von Taxen für unternehmerisch bedingte Fahrten ist der Vorsteuerabzug nur zulässig, wenn der Unternehmer als Leistungsempfänger anzusehen ist. Deshalb muss insbesondere bei der Leihe von Mietfahrzeugen darauf geachtet werden, dass die Rechnung des Mietwagenunternehmens auf den Namen des Unternehmers (Arbeitgeber) – und nicht auf den Namen des Arbeitnehmers – lautet.

Unfallkosten, Diebstahl und Kfz-Versicherungen

Unfallkosten und Aufwendungen wegen des Diebstahls des Pkws des Arbeitnehmers gehören nicht zu den Gesamtkosten und können als Reisenebenkosten berücksichtigt werden (Unfallkosten, Verlust von Wirtschaftsgütern).

Die Unfallkosten bzw. der »Restbuchwert« des gestohlenen Pkws kann vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden.

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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