Reisekosten 2014: Steuern sparen bei der Reisekostenabrechnung für Dienstreisen

Kosten der Unterkunft

Ermittlung der Unterkunftskosten

In § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG wird die Abziehbarkeit der beruflich veranlassten Unterkunftskosten während einer Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte (auswärtige berufliche Tätigkeit, Auswärtstätigkeit) gesetzlich geregelt.

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung. Sie können geschätzt werden, wenn sie dem Grunde nach zweifelsfrei entstanden sind. So können Berufskraftfahrer, die in der Schlafkabine des Lkws übernachten, keinen pauschalen Werbungskostenabzug beanspruchen, sondern müssen Übernachtungsnebenkosten für die Benutzung von sanitären Einrichtungen glaubhaft machen. Liegen Einzelnachweise nicht vor, ist zu schätzen. Hierbei ist davon auszugehen, dass typischerweise bestimmte Kosten, wie z.B. für Dusche, Toilette, Reinigung der Schlafgelegenheit, entstehen.

Zu den Unterkunftskosten zählen z.B. Kosten für die Nutzung eines Hotelzimmers, Mietaufwendungen für die Nutzung eines (ggf. möblierten) Zimmers oder einer Wohnung sowie Nebenleistungen (z.B. Kultur- und Tourismusförderabgabe, Kurtaxe bzw. Fremdenverkehrsabgabe, bei Auslandsübernachtungen die besondere Kreditkartengebühr bei Zahlungen in Fremdwährungen).

Kosten für Mahlzeiten gehören zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Verpflegung und sind abziehbar. Wird durch Zahlungsbelege nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung nachgewiesen und lässt sich der Preis für die Verpflegung nicht feststellen (z.B. Tagungspauschale), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten wie folgt zu kürzen:

1. für Frühstück um 20 %,

2. für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 % des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden.

Beispiel 43:
Eine inländische Hotelrechnung lautet:

Übernachtung mit Frühstück

96,50 €

Lösung 43:
Die Übernachtungskosten sind wie folgt zu ermitteln:

Übernachtung mit Frühstück

96,50 €

abzgl. 20 % von 24 €

= ./. 4,80 €

Übernachtungskosten

91,70 €

Beispiel 44:
In einer Hoteltagungspauschale von 150 € sind das Frühstück und das Mittagessen enthalten.

Lösung 44:

Hoteltagungspauschale

150,00 €

abzgl. 20 % von 24 € für das Frühstück

./. 4,80 €

abzgl. 40 % von 24 € für das Mittagessen

./. 9,60 €

Übernachtungskosten

135,60 €

Beispiel 45:
Der Arbeitnehmer übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab: Pauschalarrangement 70,00 €

Lösung 45:
Folgende Möglichkeiten hat der Arbeitgeber:
Zur Ermittlung der Übernachtungskosten kann der Gesamtpreis um 4,80 € (20 % von 24 € für die auf das Frühstück entfallenden anteiligen Kosten) gekürzt werden. Der verbleibende Betrag von 65,20 € kann vom Arbeitgeber dann als Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden. Für den An- und Abreisetag stehen dem Arbeitnehmer Verpflegungspauschalen von 24 € (je 12 € für den An- und Abreisetag) zu. Die Verpflegungspauschale für den Abreisetag ist nicht zu kürzen (um 4,80 € für das Frühstück), wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 65,20 € als Übernachtungskosten erstattet.

Insgesamt kann der Arbeitgeber somit 89,20 € steuerfrei erstatten (65,20 € Unterkunft plus 24 € Verpflegung). Erstattet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer hingegen den Gesamtpreis von 70 € (also einschließlich Frühstück), wären die Verpflegungspauschalen zu kürzen auf einen Betrag von 19,20 € für Verpflegung.

Insgesamt könnte der Arbeitgeber somit 89,20 € steuerfrei erstatten (70 € Unterkunft und Frühstück plus 19,20 € Verpflegung). Die Berechnungen führen somit immer zum gleichen Ergebnis, egal, von welchem Betrag der pauschale Einbehalt bzw. die pauschale Kürzung erfolgt.

Abwandlung:
Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt.

Lösung:
Auch in diesem Fall kann der Arbeitgeber insgesamt höchstens 89,20 € steuerfrei erstatten (65,20 € Unterkunft plus 24 € Verpflegung).

Beispiel 46:
Der Arbeitnehmer übernachtet während einer zweitägigen Auswärtstätigkeit im Hotel. Die Rechnung ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Das Hotel rechnet eine Übernachtung mit Frühstück wie folgt ab:

Übernachtung

60,00 €

Frühstück

10,00 €

Lösung 46:
Die ausgewiesenen Übernachtungskosten von 60 € können vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. Für den An- und Abreisetag stünden dem Arbeitnehmer zusätzlich auch noch Verpflegungspauschalen von 24 € (je 12 € für den An- und Abreisetag) zu. Die Verpflegungspauschale für den Abreisetag ist nicht zu kürzen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lediglich die 60 € Übernachtungskosten erstattet.

Erstattet der Arbeitgeber hingegen auch den Betrag von 10 € für das Frühstück, ist die Verpflegungspauschale für den Abreisetag um 4,80 € wegen des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Frühstücks zu kürzen. Der Arbeitgeber kann dann zusätzlich einen Betrag von 19,20 € für Verpflegung steuerfrei erstatten.

Abwandlung:
Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt.

Lösung:
In diesem Fall kann der Arbeitgeber insgesamt höchstens 84 € steuerfrei erstatten (60 € Unterkunft plus 24 € Verpflegung). Werden keine steuerfreien Erstattungen seitens des Arbeitgebers gezahlt, ist der Betrag von 84 € als Werbungskosten berücksichtigungsfähig.

Die tatsächlichen Übernachtungskosten können bei einer Auswärtstätigkeit als Reisekosten angesetzt und als Werbungskosten abgezogen werden, soweit sie nicht vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden.

Die Anerkennung von Unterkunftskosten im Rahmen einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit erfordert, dass noch eine andere Wohnung besteht, an der der Arbeitnehmer seinen Lebensmittelpunkt hat, ohne dass dort jedoch ein eigener Hausstand vorliegen muss. Für die Berücksichtigung von Unterkunftskosten anlässlich einer Auswärtstätigkeit wird somit – anders als bei der doppelten Haushaltsführung – nicht vorausgesetzt, dass der Arbeitnehmer eine Wohnung aus eigenem Recht oder als Mieter innehat und eine finanzielle Beteiligung an den Kosten der Lebensführung leistet. Es genügt, wenn der Arbeitnehmer z.B. im Haushalt der Eltern ein Zimmer bewohnt.

Ist die Unterkunft am auswärtigen Tätigkeitsort die einzige Wohnung/Unterkunft des Arbeitnehmers, liegt kein beruflich veranlasster Mehraufwand vor. Beruflich veranlasste Unterkunftskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an ein und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum werden sie nur noch bis zur Höhe der vergleichbaren Aufwendungen im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung als Werbungskosten berücksichtigt. Nach Ablauf von 48 Monaten können die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € monatlich als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden.

Eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte liegt nur vor, wenn der Arbeitnehmer an dieser regelmäßig mindestens an drei Tagen wöchentlich tätig werden soll oder tätig wird. Die 48-Monats-Frist ist daher nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an zwei Tagen wöchentlich aufgesucht werden soll oder aufgesucht wird. Eine Unterbrechung von weniger als sechs Monaten, z.B. wegen Urlaubs, Krankheit, beruflicher Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte, führt nicht zu einem Neubeginn der 48-Monats-Frist. Die Prüfung des Unterbrechungszeitraums und des Ablaufs der 48-Monats-Frist erfolgt stets im Nachhinein mit Blick auf die zurückliegende Zeit (Ex-post-Betrachtung).

Nutzt der Arbeitnehmer eine Unterkunft zusammen mit einer oder mehreren Personen, die zu seinem Arbeitgeber in keinem Dienstverhältnis stehen, ist nur der auf den Arbeitnehmer entfallende Anteil beruflich veranlasst und damit als Werbungskosten abziehbar. Bei Nutzung eines Mehrbettzimmers können der Einfachheit halber die Aufwendungen angesetzt werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Haus entstanden wären. Im Rahmen des Werbungskostenabzugs können lediglich die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten und keine Pauschalen berücksichtigt werden.

Beispiel 47:
Ein Arbeitnehmer ist an zwei Tagen in der Woche in seiner am Wohnort befindlichen ersten Tätigkeitsstätte tätig. An den anderen drei Tagen betreut er aufgrund arbeitsrechtlicher Festlegungen eine 200 Kilometer entfernte Filiale. Dort übernachtet er regelmäßig zweimal wöchentlich.

Lösung 47:
Da der Arbeitnehmer längerfristig infolge seiner beruflichen Tätigkeit an drei Tagen in der Woche an derselben Tätigkeitsstätte, die nicht erste Tätigkeitsstätte ist, tätig wird und dort übernachtet, können die ihm tatsächlich entstehenden Übernachtungskosten nach Ablauf von 48 Monaten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € monatlich als Werbungskosten geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden.

Maßgeblich für den Beginn der 48-Monats-Frist ist der jeweilige Beginn der längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte im Inland. Dies gilt auch, wenn dieser vor dem 01.01.2014 liegt. Aus Vereinfachungsgründen ist es allerdings nicht zu beanstanden, wenn die abziehbaren Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monats-Frist endet, auf 1.000 € begrenzt werden.

Beispiel 48:
Der Arbeitnehmer hat seine Tätigkeit am 15.07.2010 an einer auswärtigen Tätigkeitsstätte aufgenommen und soll dort bis zum 31.12.2015 tätig sein.

Lösung 48:
Die 48-Monats-Frist beginnt am 16.07.2010 und endet mit Ablauf des 15.07.2014. Nach Ablauf dieser Frist können grundsätzlich Übernachtungskosten nur noch bis zur Höhe von 1.000 € monatlich berücksichtigt werden. Aus Vereinfachungsgründen ist es jedoch nicht zu beanstanden, wenn diese Begrenzung der Übernachtungskosten erst ab dem ersten vollen Kalendermonat angewendet wird, der auf den Monat folgt, in dem die 48-Monats-Frist endet. Dies wäre dann ab August 2014.

Abwandlung:
Der Arbeitnehmer wird vom 15.03.2014 bis 03.10.2014 wegen eines personellen Engpasses ausschließlich am Stammsitz der Firma tätig. Ab 04.10.2014 kehrt er zu der vorherigen auswärtigen Tätigkeitsstätte zurück.

Lösung:
Die längerfristige Auswärtstätigkeit wurde länger als sechs Monate unterbrochen. Die Übernachtungskosten können daher ab 04.10.2014 für die nächsten 48 Monate (bis 03.10.2018) grundsätzlich wieder unbeschränkt berücksichtigt werden.

Erstattung durch den Arbeitgeber

Die Kosten für die Unterkunft können vom Arbeitgeber stets in der tatsächlich entstandenen und nachgewiesenen Höhe oder – wie bisher – ohne Einzelnachweis mit einem Pauschbetrag von 20 € steuerfrei erstattet werden.

Beispiel 49:
Anlässlich einer zweitägigen Dienstreise bucht der Arbeitnehmer in einem Hotel ein Einzelzimmer mit Frühstück. Er erhält vom Hotel folgende Rechnung:

Übernachtung Einzelzimmer

85,00 €

zzgl. Umsatzsteuer 7 %

5,95 €

Frühstück

12,00 €

zzgl. Umsatzsteuer 19 %

= 2,28 €

Gesamtbetrag

105,23 €

Lösung 49:
Der Arbeitgeber kann die Übernachtungskosten i.H.v. 90,95 € steuerfrei erstatten. Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen:

Pauschbetrag: jeweils 12 € für den An- und Abreisetag = 24,00 €
Die Verpflegungspauschale ist nicht zu kürzen.

Ab 01.01.2014 kann der Arbeitgeber Mehraufwendungen für Verpflegung i.H.v. 24,00 € zzgl. 90,95 € Unterkunft steuerfrei erstatten. Bei Übernachtungen im Ausland dürfen die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen mit Pauschbeträgen (Übernachtungsgelder) steuerfrei erstattet werden. Die Pauschbeträge 2013 sind im BMF-Schreiben vom 17.12.2012 (BStBl. I 2013, 60) enthalten.

Die Erstattung der Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber ist steuerfrei

  • aus öffentlichen Kassen in voller Höhe,

  • bei Arbeitgeber außerhalb des öffentlichen Dienstes bis zur Höhe der tatsächlichen Aufwendungen oder bis zur Höhe der maßgebenden Pauschbeträge.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Die Beherbergungsleistungen sind aus umsatzsteuer- und lohnsteuerrechtlicher Sicht wie folgt zu behandeln:

Übernachtungskosten aus lohn- und umsatzsteuerlicher Sicht

Rechnungserteilungspflicht nach § 14 Abs. 2 Nr. 2 UStG
Aufschlüsselung der Rechnung u.a. nach Steuersätzen (BMF vom 05.03.2010, BStBl. I 2010, 259, Rz.13)

19 %

7 %
(§ 12 Abs. 2 Nr.11 UStG)

Hinweis: Die markierten Positionen können zu einem Sammelposten zusammengefasst werden (s.u. zu b).
Keine Beherbergungsleistungen sind (BMF vom 05.03.2010, BStBl. I 2010, 259, Rz.7 und Abschn.12.16 Abs.5 UStAE):

  • Überlassung von Tagungsräumen;

  • Überlassung von Räumen zur Ausübung einer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit;

  • Gesondert vereinbarte Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen;

  • Überlassung von nicht ortsfesten Wohnmobilen, Caravans, Wohnanhängern, Hausbooten und Yachten.

Die Steuerermäßigung gilt nicht für Leistungen, die nicht unmittelbar der Vermietung dienen, auch wenn es sich um Nebenleistungen zur Beherbergung handelt und diese Leistungen mit dem Entgelt für die Vermietung abgegolten sind (Aufteilungsgebot). Hierzu zählen insbesondere (BMF vom 05.03.2010, BStBl. I 2010, 259, Rz.10 und Abschn.12.16 Abs.8 UStAE):

  • Verpflegungsleistungen (z.B.: Frühstück , Halb- oder Vollpension, *All inclusive*);

  • Getränkeversorgung aus der Minibar;

  • Nutzung von Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet);

  • Nutzung von Fernsehprogrammen außerhalb des allgemein und ohne gesondertes Entgelt zugänglichen Programms („pay per view“)

  • Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden steigern („Wellnessangebote“). Die Überlassung von Schwimmbädern oder die Verabreichung von Heilbädern im Zusammenhang mit einer begünstigten Beherbergungsleistung kann dagegen nach §12 Abs.2 Nr.9 Satz 1 UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen;

  • Überlassung von Fahrberechtigungen für den Nahverkehr, die jedoch nach §12 Abs.2 Nr.10 UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen können;

  • Überlassung von Eintrittsberechtigungen für Veranstaltungen, die jedoch nach §4 Nr.20 UStG steuerfrei sein oder nach §12 Abs.2 Nr.7 Buchst. a oder d UStG dem ermäßigten Steuersatz unterliegen können;

  • Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs;

  • Überlassung von Sportgeräten und -anlagen;

  • Ausflüge;

  • Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice;

  • Transport zwischen Bahnhof/ Flughafen und Unterkunft.

Beherbergungsleistungen (BMF vom 05.03.2010, BStBl. I 2010, 259, Rz.6 und Abschn.12.16 Abs.4 UStAE):

  • Überlassung von möblierten und mit anderen Einrichtungsgegenständen, z.B. Fernsehgerät, Radio, Telefon, Zimmersafe) ausgestatteten Räumen;

  • Stromanschluss;

  • Überlassung von Bettwäsche, Handtüchern und Bademänteln;

  • Reinigung der gemieteten Räume;

  • Bereitstellung von Körperpflegeutensilien, Schuhputz- und Nähzeug;

  • Weckdienst;

  • Bereitstellung eines Schuhputzautomaten;

  • Mitunterbringung von Tieren in den überlassenen Wohn- und Schlafräumen.

a)

Wird für Leistungen, die nicht von der Steuerermäßigung nach §12 Abs.2 Nr.11 Satz 1 UStG erfasst werden, kein gesondertes Entgelt berechnet, ist deren Entgeltanteil zu schätzen. Schätzungsmaßstab kann hierbei beispielsweise der kalkulatorische Kostenanteil zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags sein (BMF vom 05.03.2010, BStBl. I 2010, 259, Rz.14 und Abschn.12.16 Abs.11 UStAE)

b)

Aus Vereinfachungsgründen kann für folgende Leistungen ein Sammelposten gebildet werden (BMF vom 05.03.2010, BStBl. I 2010, 259, Rz.15 und Abschn.12.16 Abs.12 UStAE):

  • Abgabe eines Frühstücks;

  • Nutzung von Kommunikationsnetzen;

  • Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice;

  • Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft;

  • Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs;

  • Überlassung von Fitnessgeräten;

  • Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen.

Die in einem Pauschalangebot enthaltenen nicht begünstigten Leistungen werden in der Rechnung zu einem Sammelposten (z.B. Business-Package, Servicepauschale) zusammengefasst und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen.

c)

Der Sammelposten kann auch mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt werden (BMF vom 05.03.2010, BStBl. I 2010, 259, Rz.15 und Abschn.12.16. Abs.12 Satz 2 UStAE).

Lohnsteuerrechtliche Behandlung

a)

Frühstück, Mittag- und Abendessen sind grundsätzlich in der Rechnung gesondert ausgewiesen. Eine Kürzung ist nicht erforderlich.

b)

Wurde ein Pauschalentgelt (z.B. Tagungspauschale) in der Rechnung ausgewiesen und kein Sammelposten gebildet, ist der Rechnungsbetrag zur Ermittlung der Übernachtungskosten nach R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR entsprechend zu kürzen.

c)

Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen ausgewiesen und liegt keine Mahlzeitenbestellung durch den Arbeitgeber vor, so ist die Vereinfachungsregelung nach R 9.7 Abs. 1 Satz 4 Nr. 1 und 2 LStR auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens ist als Reisenebenkosten i.S.v. R 9.8 LStR zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen). Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln. Bei einer Arbeitgeber-Veranlassung erfolgt die lohnsteuerliche Behandlung nach dem BMF-Schreiben vom 13.07.2009 (BStBl. I 2009, 771) bzw. nach R 8.1 Abs. 8 Nr. 2 LStR). Danach kann die Verpflegung entweder mit dem tatsächlichen Wert oder mit dem Sachbezugswert nach der SvEV angesetzt werden. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind (Höhe des Frühstückspreises oder Sammelposten für Nebenleistungen neben der Beherbergungsleistung).

Beispiel 50:
Arbeitnehmer A tätigt eine Dienstreise. Für vier Übernachtungen mit Frühstück stellt das Hotel 400 € in Rechnung.

Lösung 50:
Soweit eine Rechnungserteilungspflicht besteht, muss die Rechnung u.a. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt, den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag enthalten. Wird für Leistungen, die nicht von der Steuerermäßigung erfasst werden, kein gesondertes Entgelt berechnet, ist deren Entgeltanteil zu schätzen.

Schätzungsmaßstab kann hierbei beispielsweise der kalkulatorische Kostenanteil zuzüglich eines angemessenen Gewinnaufschlags sein. Aus Vereinfachungsgründen wird es – auch für Zwecke des Vorsteuerabzugs des Leistungsempfängers – nicht beanstandet, wenn die in einem Pauschalangebot enthaltenen nicht begünstigten Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z.B. »Business- Package«, »Servicepauschale«) zusammengefasst werden und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird.

Es wird ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt wird. Für Kleinbetragsrechnungen gilt dies für den in der Rechnung anzugebenden Steuerbetrag entsprechend. Die Vereinfachungsregelung gilt nicht für Leistungen, für die ein gesondertes Entgelt vereinbart wird. Im Beispielsfall kann somit der Sammelposten mit (20 % von 400 € =) 80 € geschätzt werden.

Die Rechnung könnte somit auf 320 € Übernachtungskosten zzgl. 7 % Umsatzsteuer = 22,40 € und 80 € Servicepauschale zzgl. 19 % Umsatzsteuer = 15,20 € lauten.

Ist in einer Rechnung neben der Beherbergungsleistung ein Sammelposten für andere, dem allgemeinen Umsatzsteuersatz unterliegende Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen, so ist die Vereinfachungsregelung (für das Frühstück 20 % des maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen = 4,80 €) auf diesen Sammelposten anzuwenden. Der verbleibende Teil dieses Sammelpostens i.H.v. (80 € ./. 4,80 € =) 75,20 € ist als Reisenebenkosten zu behandeln, wenn kein Anlass für die Vermutung besteht, dass in diesem Sammelposten etwaige nicht als Reisenebenkosten anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sind (etwa Pay-TV, private Telefonate, Massagen).

Unschädlich ist insbesondere, wenn dieser Sammelposten auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen, näher bezeichnet wird und der hierzu ausgewiesene Betrag nicht so hoch ist, dass er offenbar den Betrag für Frühstück und steuerlich anzuerkennende Reisenebenkosten übersteigt. Anderenfalls ist dieser Sammelposten steuerlich in voller Höhe als privat veranlasst zu behandeln.

Wenn der Arbeitgeber bei Auswärtstätigkeiten der Arbeitnehmer keinen Einzelnachweis der Übernachtungsaufwendungen durch Hotelrechnungen usw. verlangt, sondern stattdessen sog. Übernachtungsgelder bis 20 € pro Nacht lohnsteuerfrei erstattet, kann er hieraus keinen Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen.

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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