Reisekosten 2014: Steuern sparen bei der Reisekostenabrechnung für Dienstreisen

Telefonkosten

Kosten für Telefongespräche, die während einer Auswärtstätigkeit von mindestens einer Woche Dauer anfallen, können als Werbungskosten abzugsfähig sein. Das hat der BFH mit Urteil vom 05.07.2012 (VI R 50/10, BStBl. II 2013, 282) entschieden.

Beispiel 51:
Arbeitnehmer C führt von Montag 18 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr eine Auswärtstätigkeit durch. Er fährt dabei 500 Kilometer mit dem eigenen Pkw. An Hotelkosten inkl. Frühstück fallen 2 × 80 € an. Ein Sammelposten ist in der Rechnung nicht ausgewiesen.
Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt.
Der Arbeitgeber erstattet folgende Beträge:

Kilometergeld 500 km × 0,30 €

150,00 €

Hotelkosten inkl. Frühstück

160,00 €

Verpflegungsmehraufwand

42,00 €

Insgesamt

352,00 €

Lösung 51:
Der Arbeitgeber kann nach § 3 Nr. 16 EStG insgesamt folgende Beträge steuerfrei erstatten:

Kilometergeld 500 km × 0,30 €

= 150,00 €

Hotelkosten lt. Beleg ohne Frühstück

(80 € ./. 4,80 € =) 75,20 € × 2

= 150,40 €

Verpflegungsmehraufwand für

Montag (Anreisetag)

12,00 €

Dienstag für 24 Stunden

24,00 €

Mittwoch (Abreisetag)

6,00 €

Summe Verpflegungsmehraufwendungen

42,00 €

Kürzung: 2 × 4,80 €

./. 9,60 €

Verpflegungspauschale insgesamt

32,40 €

Insgesamt

332,80 €

Tatsächlich erstattet

342,00 €

Steuerpflichtig

9,20 €

Die zulässigen steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen betragen 32,40 €.
Für die Pauschalierung mit 25 % zulässiger Betrag (100 %): 32,40 €.
Tatsächlich übersteigender Betrag: 9,20 €.

Der Betrag von 9,20 € überschreitet die 100-Prozent-Grenze nicht. Er kann deshalb in voller Höhe mit 25 % pauschal versteuert werden.

Abwandlung:
Der Arbeitgeber erstattet folgende Beträge:

Kilometergeld 500 km × 0,30 €

150,00 €

Hotelkosten ohne Frühstück

150,40 €

Verpflegungsmehraufwand

42,00 €

Insgesamt

342,40 €

Lösung:
Der Arbeitgeber kann nach § 3 Nr. 16 EStG insgesamt folgende Beträge steuerfrei erstatten:

Kilometergeld 500 km × 0,30 €

= 150,00 €

Hotelkosten lt. Beleg ohne Frühstück

(80 € ./. 4,80 € =) 75,20 € × 2

= 150,40 €

Verpflegungsmehraufwand für

Montag (Anreisetag)

12,00 €

Dienstag für 24 Stunden

24,00 €

Mittwoch (Abreisetag)

6,00 €

Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist nicht vorzunehmen:

42,00 €

Insgesamt

332,40 €

tatsächlich erstattet

332,40 €

Abwandlung:
Die Rechnung des Hotels ist auf den Namen des Arbeitnehmers ausgestellt.

Lösung:
Der Arbeitgeber kann insgesamt folgende Beträge steuerfrei erstatten:


Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist nicht vorzunehmen 42,00 € 42,00 €
Insgesamt 332,40 €

Kilometergeld 500 km × 0,30 €

= 150,00 €

Hotelkosten lt. Beleg ohne Frühstück (80 € ./. 4,80 € =) 75,20 € × 2

150,40 €

Verpflegungsmehraufwand für

Montag (Anreisetag)

12,00 €

Dienstag für 24 Stunden

24,00 €

Mittwoch (Abreisetag)

6,00 €

Eine Kürzung der Verpflegungspauschale ist nicht vorzunehmen 42,00 €

42,00 €

Insgesamt

332,40 €

Beispiel 52:
Arbeitnehmer D führt eine eintägige Auswärtstätigkeit aus und ist dabei drei Stunden vom Betrieb abwesend. Der Arbeitgeber zahlt nach der betrieblichen Reisekostenregelung eine Vergütung für Verpflegungsmehraufwand von 5 €.
Weitere Vergütungen werden nicht erstattet.

Lösung 52:

Die zulässigen steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen betragen

0,00 €

für die Pauschalierung mit 25 % zulässiger Betrag (100 %)

0,00 €

tatsächlich übersteigender Betrag

5,00 €

Der Betrag von 5,00 € überschreitet die 100-Prozent-Grenze um 5,00 €.
Eine Pauschalierung mit 25 % ist nicht möglich.

Beispiel 53:
Ein Arbeitnehmer erhält wegen einer Auswärtstätigkeit von Montag 11 Uhr bis Mittwoch 20 Uhr mit kostenloser Übernachtung und Bewirtung (2 × Frühstück, 2 × Mittagessen und 3 × Abendessen) im Gästehaus eines Geschäftsfreundes lediglich pauschalen Fahrtkostenersatz von 250 €, dem eine Fahrstrecke mit eigenem Pkw von 500 Kilometern zugrunde liegt.

Lösung 53:
Der Arbeitgeber kann folgende Beträge steuerfrei erstatten

Fahrtkostenvergütung von (500 km × 0,30 €)

= 150,00 €

Verpflegungspauschalen von

(12 € am Anreisetag + 24 € am Dienstag + 12 € am Abreisetag)

= 48,00 €

Gekürzt um 2 × 20 % von 24 € für Frühstück

./. 9,60 €

Gekürzt um 5 × 40 % von 24 € für Mittag- und Abendessen

./. 48,00 €

Verbleibt als Verpflegungspauschale

0,00 €

Insgesamt

150,00 €

Der Mehrbetrag von 100 € kann nicht pauschal, sondern muss individuell versteuert werden. Der geldwerte Vorteil der Mahlzeiten ist nicht zu versteuern, da der Vorteil durch die Kürzung der Verpflegungspauschalen abgegolten ist.

Mitglied werden, Vorteile nutzen!

  • Sie können alles lesen und herunterladen: Beiträge, PDF-Dateien und Zusatzdateien (Checklisten, Vorlagen, Musterbriefe, Excel-Rechner u.v.a.m.)
  • Unsere Autoren beantworten Ihre Fragen

Downloads zu diesem Beitrag

Über den Autor:

bild117272

Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

Newsletter abonnieren