Reisekosten 2014: Steuern sparen bei der Reisekostenabrechnung für Dienstreisen

Verpflegungsmehraufwand als Reisekosten

Grundsätzliches

Bisher war der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen im Bereich der Betriebsausgaben geregelt und über den Verweis in § 9 Abs. 5 EStG auch im Rahmen der Werbungskosten anwendbar. Da die steuerliche Berücksichtigung von Reisekosten nun umfassend in § 9 EStG geregelt wird, wurde auch der Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen in den neuen Abs. 4a des § 9 EStG überführt und ein entsprechender Verweis in § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG aufgenommen.

In § 9 Abs. 4a EStG wird typisierend der Mehraufwand festgelegt, der über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung ohnehin während eines normalen Arbeitstages an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet; die jedem Arbeitnehmer täglich entstehenden Aufwendungen für Verpflegung stellen Kosten der privaten Lebensführung dar, die steuerlich unberücksichtigt bleiben.

Um den Bereich der Verpflegungsmehraufwendungen zu vereinfachen, wird die gegenwärtig geltende dreistufige Staffelung der abziehbaren Pauschalen und Mindestabwesenheitszeiten durch eine zweistufige Staffelung ersetzt (12 € und 24 €); dabei wird auf einen Teil der Berücksichtigung von Mindestabwesenheitszeiten verzichtet und die Berechnung der Dreimonatsfrist vereinfacht.

Übersicht über die Verpflegungsmehraufwendungen

§ 9 Abs. 4a Satz 3 EStG regelt die Verpflegungsmehraufwendungen folgendermaßen:

§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr.

Pauschbetrag

für jeden Kalendertag, an dem der ArbN 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist

24 €

1

für den An- und Abreisetag, wenn der ArbN an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet

jeweils 12 €

2

für den Kalendertag, an dem der ArbN ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist; beginnt die auswärtige berufliche Tätigkeit an einem Kalendertag und endet am nachfolgenden Kalendertag ohne Übernachtung, werden 12 € für den Kalendertag gewährt, an dem der ArbN den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.

12 € für den Kalendertag

3

Abb.: Verpflegungsmehraufwendungen ab 2014

Eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 12 € berücksichtigt werden.

Darüber hinaus wird geregelt, dass dies auch dann gilt, wenn der Arbeitnehmer seine eintägige auswärtige berufliche Tätigkeit über Nacht ausübt – somit nicht übernachtet – und dadurch ebenfalls insgesamt mehr als 8 Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist. Die Verpflegungspauschale von 12 € ist in diesen Fällen dann für den Kalendertag zu berücksichtigen, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als 8 Stunden abwesend ist.

Mehrtägig auswärtige Tätigkeiten

Für die Kalendertage, an denen der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig ist (auswärtige berufliche Tätigkeit) und aus diesem Grunde 24 Stunden von seiner Wohnung abwesend ist, kann eine Pauschale von 24 € als Werbungskosten geltend gemacht bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden (Zwischentag).

Für den An- und Abreisetag einer solchen mehrtägigen, auswärtigen Tätigkeit mit Übernachtung außerhalb seiner Wohnung kann ohne Prüfung einer Mindestabwesenheitszeit eine Pauschale von jeweils 12 € als Werbungskosten berücksichtigt bzw. vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Tätigkeit von der Wohnung, der ersten oder einer anderen Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers aus begonnen wird. Im Hinblick auf die oftmals auch über Nacht oder mehrere Tage andauernden An- und Abreisen bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten genügt es für die Qualifizierung als An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer unmittelbar nach der Anreise oder vor der Abreise auswärtig übernachtet.

Als Wohnung im vorstehenden Sinn gilt:

  • der Hausstand, der den Mittelpunkt der Lebensinteressen des Arbeitnehmers bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird, oder

  • die Zweitwohnung am Ort einer steuerlich anzuerkennenden doppelten Haushaltsführung (insbesondere zu berücksichtigen, wenn der Arbeitnehmer mehrere Wohnungen hat).

Hinweis:
Wohnung in diesem Sinne kann somit z.B. bei Auszubildenden auch die elterliche Wohnung sein, wenn sich dort noch der Lebensmittelpunkt des Arbeitnehmers befindet.

Beispiel 22:
Der Arbeitnehmer fuhr von Januar bis Mai jeweils montags um 8 Uhr in den Betrieb des Arbeitgebers (9 km), um dort Bericht zu erstatten, und anschließend um 9 Uhr weiter zu dem Kunden A. Nachmittags fuhr er von A zu seiner Wohnung, die er um 16.30 Uhr erreicht.
Dienstags bis freitags fuhr er um 8 Uhr unmittelbar von seiner Wohnung zu A, dessen Büro 15 km vom Betrieb seines Arbeitgeber und 18 km von seiner Wohnung entfernt liegt. Nachmittags fuhr er von A zu seiner Wohnung, die er um 16.30 Uhr erreicht.

Lösung 22:
Der Arbeitnehmer hat keine erste Tätigkeitsstätte. Der Betrieb ist nur dann erste Tätigkeitsstätte, wenn er dem Arbeitnehmer arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet ist. Ohne erste Tätigkeitsstätte sind die Fahrtaufwendungen nicht mit der Entfernungspauschale zu berücksichtigen.

Die wöchentlich einmalige Fahrt zum Betrieb (montags) führt ebenfalls nicht zum Ansatz der Entfernungspauschale, wenn der Betrieb nicht typischerweise arbeitstäglich zur Aufnahme der beruflichen Tätigkeit dauerhaft aufgesucht werden muss.

Die Abwesenheitsdauer für Verpflegungsmehraufwendungen beginnt montags bis freitags um 8 Uhr mit Verlassen der Wohnung, endet mit Erreichen der Wohnung um 16.30 Uhr und beträgt insgesamt 8,5 Stunden. Da die Abwesenheit mehr als 8 Stunden beträgt, sind Verpflegungsmehraufwendungen i.H.v. täglich 12 € zu berücksichtigen.

Beispiel 23:
Der Arbeitnehmer ist wie folgt von seiner Wohnung und seiner regelmäßigen Arbeitsstätte abwesend:

a) Montag 5.00 bis 20.00 Uhr,

b) Dienstag 6.00 bis 11.00 Uhr und 15.00 bis 18.30 Uhr,

c) Dienstag 12.00 bis Mittwoch 18.00 Uhr,

d) Dienstag 20.00 bis Mittwoch 23.00 Uhr,

e) Mittwoch 19.00 bis Donnerstag 5.30 Uhr.

Lösung 23:
a) Bis 31.12.2013:
Es handelt sich um eine eintägige Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mehr als 14 Stunden. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand beträgt 12 €.

Ab 01.01.2014:
Es handelt sich um eine eintägige auswärtige Tätigkeit ohne Übernachtung mit einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Der Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand beträgt 12 €.

b) Ab 01.01.2014:
Der Arbeitnehmer ist an dem Kalendertag mehr als 8 Stunden abwesend. Der Pauschbetrag beträgt 12 €.

c) Ab 01.01.2014:
Ohne Übernachtung ist der Arbeitnehmer sowohl am Dienstag als auch am Mittwoch mehr als 8 Stunden abwesend. Der Pauschbetrag beträgt jeweils 12 €. Mit Übernachtung erhält der Arbeitnehmer jeweils 12 € für den An- und Abreisetag.

d) Ab 01.01.2014:
Ohne Übernachtung ist der Arbeitnehmer am Dienstag 4 Stunden abwesend. Ein Pauschbetrag kann nicht gewährt werden. Mittwochs beträgt der Pauschbetrag 12 € bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden. Mit Übernachtung erhält der Arbeitnehmer jeweils 12 € für den An- und Abreisetag.

e) Ab 01.01.2014:
Die Abwesenheitsdauer beträgt mittwochs 5 Stunden und donnerstags 5,5 Stunden. Es handelt sich somit um eine eintägige Auswärtstätigkeit am Donnerstag. Bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden beträgt der Pauschbetrag 12 €.

Dreimonatsfrist

Grundsätzliches zur Anwendung der Dreimonatsfrist

Bei derselben Auswärtstätigkeit beschränkt sich der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate; dieselbe Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird.

Beispiel 24:
Besuch einer Berufsschule an nur einem oder zwei Tagen pro Woche. Eine längerfristige vorübergehende Auswärtstätigkeit ist noch als dieselbe Auswärtstätigkeit zu beurteilen, wenn der Arbeitnehmer nach einer Unterbrechung die Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt am gleichen Ort ausübt und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht.

Besonderheiten ab 2014

Die Berücksichtigung der Pauschalen für die Verpflegungsmehraufwendungen ist – wie bisher – auf die ersten drei Monate einer beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Die Dreimonatsfrist ist insoweit ein sachgerechtes Kriterium, um den beruflich veranlassten Mehraufwand für die Verpflegung von den allgemein anfallenden Verpflegungskosten abzugrenzen.

Um die Berechnung der Dreimonatsfrist zu vereinfachen, wird eine rein zeitliche Bemessung der Unterbrechungsregelung eingeführt. Eine Unterbrechung der beruflichen Tätigkeit an ein und derselben Tätigkeitsstätte für einen Zeitraum von vier Wochen führt bereits zu einem Neubeginn des Dreimonatszeitraums. Zukünftig ist es somit unerheblich, aus welchem Grund (z.B. Krankheit, Urlaub, Tätigkeit an einer anderen Tätigkeitsstätte) die Tätigkeit unterbrochen wird.

Beispiel 25:
Ein Arbeitnehmer wird für sieben Monate von A nach B abgeordnet.

Lösung 25:
Die Fahrtkosten können insgesamt als Reisekosten berücksichtigt werden. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können nur für die ersten drei Monate der Tätigkeit in B berücksichtigt werden.

Beispiel 26:
Arbeitnehmer A (Bauarbeiter), der typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig wird, ist für acht Monate an einer Baustelle in C eingesetzt. A fährt jeden Tag mit seinem eigenen Pkw von seiner Wohnung in den 25 km entfernt liegenden Ort C.

Lösung 26:
Die Fahrtkosten können insgesamt als Reisekosten berücksichtigt werden. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können nur für die ersten drei Monate der Tätigkeit in C berücksichtigt werden, da es sich täglich um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt.

Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich bei Einsatzwechseltätigkeit nach der Abwesenheit des Arbeitnehmers von seiner Wohnung am Ort des Lebensmittelpunkts. Begründet der Arbeitnehmer allerdings im Betrieb seines Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte, weil er dem Betrieb arbeitsrechtlich dauerhaft zugeordnet ist, und fährt vom Betrieb weiter zur Einsatzstelle, beginnt mit Verlassen des Betriebs die Auswärtstätigkeit. Die Abwesenheitszeiten sind ab Verlassen des Betriebs zu ermitteln.

Beispiel 27:
Arbeitnehmer A besucht für 2 Monate einen Lehrgang in D. Zwei Wochen nach Beendigung des Lehrgangs muss er erneut für sechs Wochen nach D. Der Lehrgang wird fortgesetzt.

Lösung 27:
Die Fahrtkosten sind für zwei Monate und danach für sechs Wochen nach Reisekostengrundsätzen zu gewähren. Bei der zweimaligen Tätigkeit in D handelt es sich insgesamt um dieselbe Auswärtstätigkeit, da diese nach der Unterbrechung von 14 Tagen durch A mit gleichem Inhalt am gleichen Ort ausgeübt wird und ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit besteht. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können nur für die ersten drei Monate berücksichtigt werden. Da die Unterbrechung nicht mindestens vier Wochen gedauert hat, beginnt der Dreimonatszeitraum nicht neu.

Beispiel 28:
Arbeitnehmer A mit Wohnsitz und regelmäßiger Arbeitsstätte in E wird vom 01.03.2011 bis zum 30.06.2011 nach F abgeordnet. Ab 01.07.2011 ist er wieder in seiner regelmäßigen Arbeitsstätte in E eingesetzt. Am

a) 16.07.2011 bzw.

b) 16.08.2011

ist A erneut in F eingesetzt.

Lösung 28:
Der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen beschränkt sich auf die ersten drei Monate (März, April, Mai). Für die Auswärtstätigkeit im Juni können keine Verpflegungsmehraufwendungen gewährt werden.

a) Am 16.07.2011 beginnt eine weitere Auswärtstätigkeit mit gleichem Inhalt am gleichen Ort und es besteht ein zeitlicher Zusammenhang mit der bisherigen Tätigkeit. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist am 31.05.2011 beginnt am 16.07.2011 – also mehr als vier Wochen nach Ablauf der Dreimonatsfrist – eine weitere Auswärtstätigkeit. Maßgeblich für den Neubeginn der Dreimonatsfrist ist jedoch nicht der Unterbrechungszeitraum nach dem Bezug von Verpflegungsmehraufwendungen bis zum Beginn der erneuten Auswärtstätigkeit, sondern der Unterbrechungszeitraum zwischen zwei derselben Auswärtstätigkeiten.

b) Der Unterbrechungszeitraum beginnt mit Beendigung der Auswärtstätigkeit am 01.07.2011 und endet mit Beginn der weiteren Auswärtstätigkeit. Da dieser Zeitraum mehr als vier Wochen beträgt, beginnt mit Beginn der weiteren Auswärtstätigkeit ein neuer Dreimonatszeitraum für den Erhalt von Verpflegungsmehraufwand.

Beispiel 29:
Arbeitnehmer J mit Wohnsitz und regelmäßiger Arbeitsstätte in K wird für sieben Monate in die Filiale in L abgeordnet, und zwar

a) jeweils montags bzw.

b) jeweils montags bis donnerstags.

Lösung 29:
a) Es handelt sich um eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. Die Auswärtstätigkeit beginnt und endet montags jeweils neu, sodass es sich nicht um dieselbe Auswärtstätigkeit handelt. Da der Arbeitnehmer J die Filiale nur einmal wöchentlich aufsucht, ist die Dreimonatsfrist für die Berücksichtigung der Verpflegungsmehraufwendungen nicht anzuwenden.

b) Dieselbe Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an mehr als zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird. Die Gewährung der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate begrenzt. Die Fahrtkosten können jedoch für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen berücksichtigt werden.

Keine Anwendung der Dreimonatsfrist bei Fahrtätigkeit

Der BFH hat mit Urteil vom 24.02.2011 (VI R 66/10, BStBl II 2012, 27) seine Rechtsprechung geändert (bisher s. BFH-Urteil vom 19.12.2005, VI R 30/05, BStBl II 2006, 378) und entschieden, dass die Dreimonatsfrist für den Abzug von Verpflegungspauschalen bei einer Fahrtätigkeit und damit auch bei einer Seereise keine Anwendung findet (Bestätigung durch BFH-Urteil vom 15.05.2013, VI R 41/12).

Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen durch den Arbeitgeber

Steuerfreie Erstattung

Vergütungen des Arbeitgebers für Verpflegung anlässlich einer eintägigen oder mehrtägigen auswärtigen beruflichen Tätigkeit können bis zur Höhe der Pauschalen auch steuerfrei geleistet werden. Steuerfreie Erstattungen für Reisekostenvergütungen oder Trennungsgelder stehen dem Abzug von Verpflegungsmehraufwand als Werbungskostenabzug nur insoweit entgegen, als sie dem Arbeitnehmer tatsächlich ausgezahlt wurden.

Pauschale Versteuerung bei steuerpflichtigen Verpflegungsmehraufwendungen

Nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden für Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen, die anlässlich einer Auswärtstätigkeit gezahlt werden, soweit die Vergütungen die Pauschbeträge um nicht mehr als 100 % übersteigen; die Pauschalversteuerung gilt nicht für die Erstattung von Verpflegungsmehraufwendungen wegen einer doppelten Haushaltsführung.

Die Lohnsteuer-Pauschalierung mit 25 % ist also auf das Doppelte der jeweils maßgebenden steuerfreien Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen begrenzt (100-Prozent-Grenze).

Beispiel 30:
Ein Arbeitnehmer führt im Monat Mai 2013 bzw. 2014 folgende Auswärtstätigkeiten durch:

Anzahl der Auswärtstätigkeiten

Dauer

Steuerfreier Pauschbetrag

tatsächlicher Ersatz

2

weniger als 8 Stunden

0 Euro

(2 * 15 Euro) = 30 Euro

12

zwischen 8 und 14 Stunden

(12 * 6 Euro) 72 Euro

(12 * 15 Euro) = 180 Euro

4

mehr als 14 Std., nicht 24 Std.

(4 * 12 Euro) 48 Euro

(4 * 15 Euro) = 60 Euro

1

24 Stunden

24 Euro

15 Euro

Summe

144 Euro

285 Euro

tatsächlich bezahlt

285 Euro

steuerpflichtig

141 Euro

100-%-Grenze

144 Euro

Der Betrag von 141 € überschreitet die 100-Prozent-Grenze von 144 € nicht. Er kann deshalb in voller Höhe mit 25 % pauschal versteuert werden.

Lösung 30:

Anzahl der Auswärtstätigkeiten

Dauer

Steuerfreier Pauschbetrag

tatsächlicher Ersatz

2

weniger als 8 Stunden

0 Euro

(2 * 15 Euro) = 30 Euro

12

zwischen 8 und 14 Stunden

(12 * 12 Euro) 144 Euro

(12 * 15 Euro) = 180 Euro

(mehr als 8 Std.)

4

mehr als 14 Std., nicht 24 Std.

(4 * 12 Euro) 48 Euro

(4 * 15 Euro) = 60 Euro

(mehr als 8 Std.)

1

24 Stunden

24 Euro

15 Euro

Summe

216 Euro

285 Euro

tatsächlich bezahlt

285 Euro

steuerpflichtig

69 Euro

100-%-Grenze

216 Euro

Der Betrag von 69 € überschreitet die 100-Prozent-Grenze von 216 € nicht. Er kann deshalb in voller Höhe mit 25 % pauschal versteuert werden.

Wie bereits oben erwähnt, werden von der Pauschalierungsvorschrift nur steuerpflichtige Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen erfasst. Eine Pauschalierung der steuerpflichtigen Werte mit einem Pauschsteuersatz von 25 % war für Mahlzeiten, die vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten anlässlich von Auswärtstätigkeiten gewährt wurden, bis 31.12.2013 nicht möglich.

Beispiel 31:
Arbeitnehmer A erhält während einer ununterbrochenen viermonatigen Auswärtstätigkeit von seinem Arbeitgeber Vergütungen für Verpflegungsmehraufwendungen i.H.v. 48 € für jeden vollen Kalendertag. Für An- und Abreisetage reduziert sich diese Vergütung auf 24 € pro Tag. Während seiner Auswärtstätigkeit wird dem Arbeitnehmer kostenlos eine Unterkunft vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt.

Lösung 31:
In den ersten drei Monaten ist die Verpflegungspauschale für die vollen Kalendertage i.H.v. 24 € und für die An- und Abreisetage jeweils i.H.v. 12 € steuerfrei. Der Mehrbetrag von 24 € bzw. 12 € kann mit 25 % pauschal versteuert werden.

Ab dem vierten Monat sind die Verpflegungsvergütungen von täglich 48 € bzw. 24 € wegen des Ablaufs der Dreimonatsfrist als Arbeitslohn individuell zu versteuern.

Verpflegungsgestellung durch den Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten als Arbeitslohn

Bewertung und Besteuerungsverzicht

Wird dem Arbeitnehmer während einer beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, ist diese Mahlzeit mit dem maßgebenden amtlichen Sachbezugswert anzusetzen, wenn der Preis für die Mahlzeit 60 € nicht übersteigt. Hierbei sind auch die zur Mahlzeit eingenommenen Getränke einzubeziehen.

Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 € dürfen nicht mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet werden. Bei einer solchen Mahlzeit wird typisierend unterstellt, dass es sich um ein »Belohnungsessen« handelt. Belohnungsessen sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn anzusetzen.

Die für eine unmittelbar vom Arbeitgeber abgegebene Mahlzeit maßgeblichen Grundsätze gelten auch, wenn eine Mahlzeit auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten an den Arbeitnehmer abgegeben wird. Die Gestellung einer Mahlzeit ist vom Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeitengestellung bestimmt. Das ist insbesondere dann der Fall, wenn

  • er die Verpflegungskosten im Hinblick auf die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet und

  • die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist.

Der Ansatz einer bewerteten Mahlzeit unterbleibt, wenn beim Arbeitnehmer für ihm entstehende Mehraufwendungen für Verpflegung ein Werbungskostenabzug möglich ist, d.h.

  • wenn der Arbeitnehmer mehr als 8 Stunden von der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,

  • bei mehrtägigen auswärtigen beruflichen Tätigkeiten unabhängig von der Abwesenheitszeit und

  • wenn die Dreimonatsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Lohnsteuer-Pauschalierung für Mahlzeiten

Die Lohnsteuer kann mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erhoben werden, wenn der Arbeitgeber oder auf seine Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer anlässlich einer beruflichen Tätigkeit außerhalb der Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte Mahlzeiten zur Verfügung stellt, die mit dem Sachbezugswert anzusetzen sind. Unter diesen Voraussetzungen kommt eine Pauschalierung dann in Betracht, wenn

  • der Arbeitnehmer eine Mahlzeit anlässlich einer auswärtigen beruflichen Tätigkeit von weniger als 8 Stunden erhält; bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden kommt eine Verpflegungspauschale in Betracht und es wird auf die Besteuerung verzichtet (s.o.);

  • dem Arbeitgeber keine Informationen über die Abwesenheitszeiten vorliegen oder

  • die Dreimonatsfrist abgelaufen ist.

Bescheinigungspflichten

Soweit der Arbeitnehmer steuerfreie Erstattungen für Verpflegung erhält, ist ein Werbungskostenabzug ausgeschlossen. Wie bisher muss der Arbeitgeber die steuerfrei gezahlten Verpflegungszuschüsse in der Lohnsteuerbescheinigung bescheinigen.

Ab 01.01.2014 ist geregelt, dass zusätzlich in der Lohnsteuerbescheinigung der Großbuchstabe »M« zu bescheinigen ist, wenn der Arbeitnehmer eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt bekommt, die zu bewerten ist. Das Finanzamt kann bei der Einkommensteuer-Veranlagung des Arbeitnehmers erkennen, dass der Arbeitnehmer lediglich eine gekürzte Verpflegungspauschale beanspruchen darf.

Kürzung der Verpflegungspauschalen

Ermittlung des Kürzungsbetrages

Der Arbeitnehmer kann für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten nach der Abwesenheitszeit von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte gestaffelte Verpflegungspauschalen als Werbungskosten ansetzen oder in entsprechender Höhe einen steuerfreien Arbeitgeberersatz erhalten (s.o.).

Nach § 9 Abs. 4a Satz 8 EStG werden ab 01.01.2014 im Fall der vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellten Mahlzeiten die ermittelten Pauschalen typisierend gekürzt für

  • ein Frühstück um 20 % und

  • für ein Mittag- oder Abendessen jeweils um 40 %

des Betrags der Verpflegungspauschale für eine 24-stündige Abwesenheit. Dies entspricht im Inland einem Frühstück von 4,80 € sowie einem Mittag- und Abendessen von je 9,60 €.

Die Kürzung des Werbungskostenabzugs ist auch dann vorzunehmen, wenn

  • der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt oder

  • der Arbeitgeber den amtlichen Sachbezugswert der Mahlzeit pauschal besteuert hat.

Beispiel 32:
Der Arbeitnehmer nimmt an einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung teil. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer auf dieser Fortbildungsveranstaltung ein Mittagessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitgeber besteuert das Mittagessen pauschal, da er keine Aufzeichnungen über die Abwesenheit des Arbeitnehmers führen kann. Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen.

Lösung 32:
Der Arbeitnehmer kann anhand seiner Bahntickets gegenüber dem Finanzamt nachweisen, dass er für die Fortbildung insgesamt zehn Stunden von seiner Wohnung und seiner ersten Tätigkeitsstätte abwesend war. Er kann für die Fortbildung folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten abziehen:

Eintägige Auswärtstätigkeit

12,00 €

Kürzung

1 Mittagessen

1 × (40 % von 24 € =) 9,60 € ./. 9,60 €

Verbleiben an Werbungskosten

2,40 €

Minderung des Kürzungsbetrages

Hat der Arbeitnehmer für die Mahlzeit ein Entgelt gezahlt, mindert dieser Betrag den Kürzungsbetrag. Nur ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Es ist hierbei nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt im Rahmen eines abgekürzten Zahlungsweges unmittelbar aus dem Nettolohn des Arbeitnehmers entnimmt.

Eine Verminderung der steuerfreien Reisekostenerstattung führt hingegen nicht zu einer Minderung des Kürzungsbetrags.

Beispiel 33:
Der Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Der Arbeitgeber erstattet die vom Arbeitnehmer verauslagten Übernachtungskosten von 100 € inklusive 20 € für ein Frühstück im Rahmen der Reisekostenabrechnung des Arbeitnehmers. Die auf den Arbeitgeber ausgestellte Rechnung des Seminarveranstalters hat der Arbeitgeber unmittelbar bezahlt. Darin enthalten ist für beide Seminartage jeweils ein für derartige Veranstaltungen typisches Mittagessen, dessen Preis in der Rechnung nicht gesondert ausgewiesen ist.

Lösung 33:
Der Arbeitnehmer erhält sowohl das Frühstück als auch die beiden Mittagessen auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für den An- und den Abreisetag steht ihm grundsätzlich jeweils eine Verpflegungspauschale i.H.v. 12 € zu. Obgleich der Preis der Mittagsessen in der Rechnung des Seminarveranstalters nicht beziffert ist, kann aufgrund der Art und Durchführung der Seminarveranstaltung von einer üblichen Beköstigung ausgegangen werden, deren Preis 60 € nicht übersteigt. Die Mahlzeiten sind daher nicht als Arbeitslohn zu erfassen und die Verpflegungspauschale des Arbeitnehmers im Hinblick auf die zur Verfügung gestellten Mahlzeiten zu kürzen.

Beispiel 34:
Der Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie je ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber keine weiteren Reisekostenerstattungen.

Lösung 34:
Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen:

Anreisetag

12,00 €

Abreisetag

12,00 €

Zwischentag

24,00 €

Gesamt

48,00 €

Kürzung

Frühstück: 2 × (20 % von 24 € =)

4,80 € ./. 9,60 €

1 Mittagessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 9,60 €

1 Abendessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 9,60 €

Verbleiben an Werbungskosten

19,20 €

Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten versteuern.

Beispiel 35:
Arbeitnehmer D führt eine eintägige Auswärtstätigkeit aus und ist dabei 3 Stunden vom Betrieb abwesend. Der Arbeitgeber zahlt nach der betrieblichen Reisekostenregelung eine Vergütung für Verpflegungsmehraufwand von 5 €. Weitere Vergütungen werden nicht erstattet.

Lösung 35:

Die zulässigen steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen betragen

0,00 €

für die Pauschalierung mit 25 % zulässiger Betrag (100 %)

0,00 €

tatsächlich übersteigender Betrag

5,00 €

Der Betrag von 5,00 € überschreitet die 100-Prozent-Grenze um 5 €. Eine Pauschalierung mit 25 % ist nicht möglich. Die Vergütung ist individuell zu versteuern.

Beispiel 36:
Ein Arbeitnehmer ist durch eine Auswärtstätigkeit an einem Kalendertag 15 Stunden abwesend. Nach der betrieblichen Reisekostenregelung beträgt die Reisekostenvergütung bei einer 15-stündigen Abwesenheit 15 €, die bei Gewährung einer Mahlzeit um 30 % zu kürzen ist. Der Arbeitnehmer hat deshalb nur Anspruch auf eine Reisekostenvergütung von 10,50 € in bar.

a) Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber eine Mittagsmahlzeit unentgeltlich.

b) Der Arbeitnehmer erhält vom Arbeitgeber eine Mittagsmahlzeit, für die ein Entgelt von 2,93 € (Sachbezugswert 2013) vereinbart ist. Dieses Entgelt wird von der Reisekostenvergütung einbehalten. Statt 10,50 € erhält der Arbeitnehmer nur 7,57 € ausgezahlt.

Lösung 36:
a) Angenommen, der Sachbezugswert 2014 entspricht dem Wert 2013, dann ist die Mahlzeit nach § 8 Abs. 2 Satz 8 EStG mit 2,93 € zu bewerten. Ein lohnsteuerpflichtiger Ansatz unterbleibt, da beim Arbeitnehmer ein Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwendungen nach § 9 Abs. 4a EStG in Betracht kommt.

Pauschbetrag

12,00 €

Kürzung

1 Mittagessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 9,60 €

Verbleiben an Werbungskosten

2,40 €

b) Der Zuschuss von 10,50 € ist i.H.v. 2,40 € steuerfrei. Ein Werbungskostenabzug ist ausgeschlossen. Die steuerfreie Vergütung darf die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen i.H.v. 2,40 € nicht übersteigen. Der übersteigende Betrag von 8,10 € ist steuerpflichtig. Die Lohnsteuer für die Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen kann bis 2,40 € mit 25 % pauschal erhoben werden.

c) Der Arbeitgeber muss keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeit versteuern. Die Kürzung des Werbungskostenabzugs ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt. Nur ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Es ist hierbei nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt im Rahmen eines abgekürzten Zahlungsweges unmittelbar aus dem Nettolohn des Arbeitnehmer entnimmt.

Der Arbeitnehmer kann für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen:

Pauschbetrag

12,00 €

Kürzung

1 Mittagessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 9,60 €

Verbleiben an Werbungskosten

2,40 €

Der Zuschuss von 7,57 € ist i.H.v. 2,40 € steuerfrei. Ein Werbungskostenabzug ist ausgeschlossen. Die steuerfreie Vergütung darf die als Werbungskosten abziehbaren Aufwendungen i.H.v. 2,40 € nicht übersteigen. Der übersteigende Betrag von 5,17 € ist steuerpflichtig. Die Lohnsteuer für die Vergütung für Verpflegungsmehraufwendungen kann mit 25 % von 2,40 € pauschal erhoben werden. Der übersteigende Betrag von 2,77 € ist individuell zu besteuern.

Beispiel 37:
Der Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Zusätzlich zu diesen Leistungen möchte der Arbeitgeber auch noch eine steuerfreie Reisekostenerstattung zahlen. Für die vom Arbeitgeber veranlassten und bezahlten Mahlzeiten soll jeweils ein Betrag i.H.d. geltenden Sachbezugswertes (2013: Frühstück 1,60 € und Mittag-/Abendessen 2,93 €) einbehalten werden.

Lösung 37:
Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern. Der Arbeitgeber kann für die Auswärtstätigkeit höchstens noch folgende Beträge zusätzlich für die Verpflegung steuerfrei erstatten:

Anreisetag

12,00 €

Abreisetag

12,00 €

Zwischentag

24,00 €

Gesamt

48,00 €

Kürzung:

Frühstück: 2 × (20 % von 24 € =)

4,80 € ./. 9,60 €

1 Mittagessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 9,60 €

1 Abendessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 9,60 €

Verbleiben an Werbungskosten

19,20 €

Der Arbeitgeber könnte also höchstens noch 19,20 € steuerfrei auszahlen. Behält der Arbeitgeber den Betrag i.H.d. Sachbezugswerte (also 2 × 1,60 € sowie 2 × 2,93 € = 9,06 €) von den 19,20 € ein (also der Summe der gekürzten Verpflegungspauschalen), könnte der Arbeitnehmer – da er nur 10,14 € steuerfrei erhalten hat – im Rahmen seiner Einkommensteuerveranlagung die 9,06 € noch als Werbungskosten geltend machen.

Würde der Arbeitgeber den Betrag i.H.d. Sachbezugswerte von den ungekürzten Verpflegungspauschalen einbehalten wollen, würde dies im Ergebnis nichts an der Berechnung der steuerfreien Pauschalen ändern. Bis zu 19,20 € könnten steuerfrei erstattet werden; darüber hinausgehende Beträge wären individuell oder pauschal (bis zu 19,20 €) zu besteuern.

Beispiel 38:
Der Arbeitnehmer wird für sechs Monate von seinem Arbeitgeber an einen Tochterbetrieb im Inland entsandt. Für die Zeit der Entsendung übernachtet der Arbeitnehmer während der Woche in einem Hotel in der Nähe des Tochterbetriebs. Das Hotel stellt dem Arbeitgeber pro Übernachtung 70 € zzgl. 10 € für ein Frühstück in Rechnung, die der Arbeitnehmer zunächst verauslagt und dann im Rahmen der Reisekostenabrechnung von seinem Arbeitgeber erstattet erhält.

Lösung 38:
Es liegt eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor. Der Arbeitnehmer erhält das Frühstück jeweils auf Veranlassung seines Arbeitgebers. Für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit stehen dem Arbeitnehmer arbeitstäglich Verpflegungspauschalen zu.

Da es sich bei den zur Verfügung gestellten Mahlzeiten um übliche Mahlzeiten handelt, sind diese nicht als Arbeitslohn zu erfassen und beim Werbungskostenabzug des Arbeitnehmers ist die Verpflegungspauschalen entsprechend zu kürzen – für das Frühstück um 4,80 € pro Tag.
Ab dem vierten Monat der Auswärtstätigkeit stehen dem Arbeitnehmer keine Verpflegungspauschalen mehr zu. Das arbeitstägliche Frühstück ist jeweils mit dem amtlichen Sachbezugswert (1,60 € im Kalenderjahr 2013) als Arbeitslohn zu erfassen, der pauschal besteuert werden kann.

Beispiel 39:
Der Arbeitnehmer ist auf einer dreitägigen Auswärtstätigkeit. Der Arbeitgeber hat für den Arbeitnehmer in einem Hotel zwei Übernachtungen jeweils mit Frühstück sowie am Zwischentag ein Mittag- und ein Abendessen gebucht und bezahlt. Der Arbeitnehmer zahlt für das Mittag- und Abendessen je 10 €.

Lösung 39:

Anreisetag

12,00 €

Abreisetag

12,00 €

Zwischentag

24,00 €

Gesamt

48,00 €

Kürzung:

Frühstück: 2 × (20 % von 24 € =)

4,80 € ./. 9,60 €

1 Mittagessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 10,00 € ./. 0,00 €

1 Abendessen: 1 × (40 % von 24 € =)

9,60 € ./. 10,00 € ./. 0,00 €

Verbleiben an Werbungskosten

38,40 €

Beispiel 40:
Arbeitnehmer C führt von Montag 18 Uhr bis Mittwoch 12 Uhr eine Auswärtstätigkeit durch. Er fährt dabei 500 km mit dem eigenen Pkw. An Hotelkosten inklusive Frühstück fallen 2 × 80 € an. Die Hotelrechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt. Ein Sammelposten ist i.H.v. 32 € (20 % von 160 €) in der Rechnung ausgewiesen. Das Mittag- und Abendessen hat der Arbeitnehmer selbst bezahlt.

Der Arbeitgeber erstattet folgende Beträge:

Kilometergeld 500 km × 0,28 €

= 140,00 €

Hotelkosten inkl. Frühstück

160,00 €

Verpflegungsmehraufwand

42,00 €

Insgesamt

342,00 €

Lösung 40 (ab 01.01.2014):
Der Arbeitgeber hat keinen geldwerten Vorteil für die Mahlzeiten zu versteuern, da beim Arbeitnehmer für bei ihm entstandene Mehraufwendungen für Verpflegung ein Werbungskostenabzug in Betracht käme.

Der Arbeitnehmer könnte folgende Reisekosten geltend machen:

Kilometergeld 500 km × 0,30 €

= 150,00 €

Hotelkosten lt. Beleg ohne Frühstück (160 € abzgl. Sammelposten von 32 €) 128

= 128,00 €

Sammelposten 32 € abzgl. Frühstück (20 % von 24 € = 4,80 € × 2), Reisenebenkosten

= 22,40 €

Verpflegungsmehraufwand für: Montag 6 Stunden; Anreisetag (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG)

12,00 €

Dienstag für 24 Stunden

24,00 €

Mittwoch 12 Stunden; Abreisetag (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG)

12,00 €

Verpflegungsmehraufwand insgesamt

48,00 €

Kürzung Frühstück (§ 9 Abs. 4a Satz 8 Nr. 1 EStG) 2 × 4,80 €

./. 9,60 €

verbleiben als Mehraufwendungen für Verpflegung

38,40

Werbungskosten des Arbeitnehmers insgesamt

338,80 €

Der Arbeitgeber kann insgesamt folgende Beträge steuerfrei erstatten:

Kilometergeld 500 km × 0,30 €

= 150,00 €

Hotelkosten lt. Beleg ohne Frühstück (160 € abzgl. Sammelposten von 32 €) 128

128,00 €

Sammelposten 32 € abzgl. Frühstück (20 % von 24 € = 4,80 € × 2), Reisenebenkosten

= 22,40 €

Verpflegungsmehraufwand

38,40 €

Insgesamt

338,80 €

tatsächlich erstattet

342,00 €

Steuerpflichtig

3,20 €

Die zulässigen steuerfreien Verpflegungsmehraufwendungen betragen 38,40 €

für die Pauschalierung mit 25 % zulässiger Betrag (100 %) 38,40 €

tatsächlich übersteigender Betrag 3,20 €.

Der Betrag von 3,20 € überschreitet die 100 %-Grenze nicht. Er kann deshalb in voller Höhe mit 25 % pauschal versteuert werden.

Gemischt veranlasste Reisen mit Mahlzeitengestellung

Bei gemischt veranlassten Reisen sind die Kosten in einen beruflich veranlassten Anteil und einen den Kosten der Lebensführung zuzurechnenden Anteil aufzuteilen (s.o.). Dies gilt auch für die Verpflegungsmehraufwendungen. Stellt der Arbeitgeber im Rahmen einer gemischt veranlassten Reise Mahlzeiten zur Verfügung, ist die Kürzung der Verpflegungspauschalen nach Ermittlung des beruflich veranlassten Teils der Verpflegungspauschalen vorzunehmen.

Beispiel 41:
Arbeitnehmer A nimmt an einer einwöchigen, vom Arbeitgeber organisierten und finanzierten Reise im Inland teil. Das Programm sieht morgens eine Fortbildungsmaßnahme vor, der Nachmittag steht für touristische Aktivitäten zur Verfügung. Frühstück und Abendessen sind inklusive (Halbpension). Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind unstreitig zu 50 % als Werbungskosten zu berücksichtigen.

Lösung 41:
Folgende Auswirkungen ergeben sich durch die gemischte Veranlassung der Reise auf die steuerliche Berücksichtigung des Verpflegungsmehraufwands:

Die Verpflegungsmehraufwendungen sind – wie die übrigen Reisekosten – nur zu 50 % beruflich veranlasst.

Anreisetag: 12,00 € × 50 %

= 6,00 €

Kürzung:

9,60 €

verbleibt

0,00 €

5 Zwischentage je 24,00 € × 50 %

= je 12,00 €

Kürzung je 4,80 € und je 9,60 €

= je 14,40 €

verbleibt 5 × 0,00 €

= 0,00 €

Abreisetag: 12,00 € × 50 %

6,00 €

Kürzung:

4,80 €

verbleibt

1,20 €

Umsatzsteuerliche Behandlung

Der Arbeitgeber kann den Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten seiner Arbeitnehmer nur in solchen Fällen in Anspruch nehmen, in denen die Verpflegungsleistungen anlässlich einer unternehmerisch bedingten Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers vom Arbeitgeber empfangen und in voller Höhe getragen werden. Außerdem müssen die Verpflegungsaufwendungen durch Rechnungen mit gesondertem Umsatzsteuer-Ausweis auf den Namen des Unternehmers bzw. durch Kleinbetragsrechnungen bis 150 € belegt sein.

Das bedeutet, dass der Unternehmer – und nicht der Arbeitnehmer – Leistungsempfänger der Verpflegungsleistungen der Restaurants usw. sein muss. Damit der Unternehmer Leistungsempfänger wird, ist es erforderlich, dass der Unternehmer die Speisen und Getränke entweder selbst bestellt oder aber – bei einer Bestellung durch den Arbeitnehmer –, dass die Speisen und Getränke mit rechtlicher Wirkung für das Unternehmen bestellt werden. Wenn das Unternehmen die Aufwendungen für die Verpflegung der Arbeitnehmer nicht in voller Höhe trägt, geht die Verwaltung offensichtlich davon aus, dass die Speisen und Getränke vom Arbeitnehmer – nicht jedoch vom Unternehmen – empfangen worden sind, und lässt in diesen Fällen den Vorsteuerabzug nicht zu. Deshalb reicht es für die Inanspruchnahme des Vorsteuerabzugs nicht aus, dass Rechnungen über die Verpflegungskosten vorliegen. Die darin in Rechnung gestellten Beträge müssen außerdem in voller Höhe vom Arbeitgeber getragen (bezahlt) worden sein (Abschn. 1.8 Abs. 13 UStAE).

Wenn die vorstehend beschriebenen Voraussetzungen erfüllt sind, kann der Unternehmer den Vorsteuerabzug aus Restaurantrechnungen usw. in voller Höhe in Anspruch nehmen. Die fiktive Weitergabe der Speisen und Getränke vom Arbeitgeber an den Arbeitnehmer braucht nicht als unentgeltliche Wertabgabe (Sachleistung) besteuert zu werden. Die Finanzverwaltung sieht die in voller Höhe übernommenen Verpflegungsleistungen des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer während einer Auswärtstätigkeit offensichtlich – der Höhe nach unbegrenzt – als eine nicht umsatzsteuerbare Leistung im überwiegend betrieblichen Interesse des Arbeitgebers an. Dies gilt allerdings nur für Verpflegungsleistungen während einer Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers.

Beispiel 42:
Der Arbeitgeber bucht und zahlt für seinen Arbeitnehmer anlässlich einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit eine Übernachtung mit Frühstück. Die an den Arbeitgeber adressierte Hotelrechnung lautet über 100 € brutto, davon werden 80 € als Gegenleistung für die Übernachtung und 20 € für ein sog. »Business-Package« fakturiert.

Reisebeginn ist am Vortag um 18 Uhr, Reiseende am nächsten Tag um 13 Uhr. Der Arbeitgeber leistet einen Verpflegungszuschuss von 6,00 €, von dem er den nach der SvEV (Verordnung über die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Zuwendungen des Arbeitgebers als Arbeitsentgelt) für ein Frühstück anzusetzenden Wert von 1,60 € einbehält. Dem Arbeitnehmer werden durch seinen Arbeitgeber noch 4,40 € Verpflegungszuschuss ausgezahlt.

Lösung 42:
Für die Hotelrechnung besteht für den Arbeitgeber der volle Betriebsausgaben- und Vorsteuerabzug. Ab 01.01.2014 kann der Arbeitnehmer für die Auswärtstätigkeit folgende Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen:

Pauschbeträge: jeweils 12 € für den An- und Abreisetag

= 24,00 €

Kürzung:

1 Frühstück: 1 × (20 % von 24 € =) 4,80 €

./. 4,80 €

verbleiben an Werbungskosten

19,20 €

steuerfreie Erstattung (§ 9 Abs. 4a Satz 11 EStG)

./. 4,40 €

verbleiben als Werbungskosten

14,80 €

Die Kürzung des Werbungskostenabzugs ist auch dann vorzunehmen, wenn der Arbeitgeber die dem Arbeitnehmer zustehende Reisekostenvergütung lediglich gekürzt ausbezahlt. Nur ein für die Gestellung der Mahlzeit vereinbartes und vom Arbeitnehmer tatsächlich gezahltes Entgelt mindert den Kürzungsbetrag. Es ist hierbei nicht zu beanstanden, wenn der Arbeitgeber das für die Mahlzeit vereinbarte Entgelt im Rahmen eines abgekürzten Zahlungsweges unmittelbar aus dem Nettolohn des Arbeitnehmers entnimmt.

Eine Verminderung der steuerfreien Reisekostenerstattung führt hingegen nicht zu einer Minderung des Kürzungsbetrags. Ab 01.01.2014 kann der Arbeitgeber Mehraufwendungen für Verpflegung i.H.v. 19,20 € steuerfrei erstatten. Der Arbeitgeber braucht für das Frühstück keinen geldwerten Vorteil zu versteuern, da der Vorteil durch die Kürzung der Verpflegungspauschale abgegolten ist.

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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