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Selbstständige und Reisekosten - So machen Sie alle Ausgaben korrekt geltend!

Rechtslage

2008 kam es zu einer grundlegenden Reform des Reisekostenrechts. Die bisherigen Begriffe "Dienstreise", "Einsatzwechseltätigkeit" und "Fahrtätigkeit" sind nunmehr unter dem Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" zusammengefasst.

Eine Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Unternehmer

  • vorübergehend

  • außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Betriebsstätten

  • beruflich

tätig wird.

Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Unternehmer bei seiner individuellen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird.

Das Vorliegen einer Auswärtstätigkeit ist dabei

  • weder von einer bestimmten Kilometer-Grenze

  • noch von einer bestimmten Abwesenheitsdauer abhängig.

Die Dauer der Abwesenheit spielt jedoch für die Höhe des pauschalen Verpflegungsmehraufwands eine entscheidende Rolle: Der Unternehmer muss sowohl von der Wohnung als auch von einer etwaigen regelmäßigen Arbeitsstätte eine gewisse Zeit abwesend sein (mindestens 8 Stunden), damit überhaupt ein Verpflegungsmehraufwand als Betriebsausgabe geltend gemacht werden kann.

Der Begriff der Auswärtstätigkeit erfordert es, dass der Unternehmer aus geschäftlichem Anlass außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Betriebsstätten vorübergehend tätig wird. Eine geschäftliche Veranlassung wird bspw. angenommen, wenn Sie einen Kunden aufsuchen, wenn Sie mit Geschäftspartnern verhandeln, eine Fachmesse besuchen oder einen Vortrag auf einer Fortbildungsveranstaltung halten.

Allerdings muss nicht jede unternommene Reise (weitaus überwiegend) geschäftlich veranlasst sein. Dies gilt insbesondere für Studienreisen ins Ausland, wenn diese mit einem Privataufenthalt verbunden werden oder der Ehegatte mitgenommen wird. Soweit einzelne Aufwendungen im Rahmen einer privat durchgeführten Reise ausschließlich geschäftlich veranlasst sind, können Sie sie als Betriebsausgaben abziehen. (Hierzu auch das Kapitel "Abziehbarkeit gemischt veranlasster Aufwendungen".)

Der Begriff der "regelmäßigen Betriebsstätte" ist auch weiterhin im Reisekostenrecht von herausragender Bedeutung, da von einer geschäftlich veranlassten Auswärtstätigkeit nur dann auszugehen ist, wenn der Unternehmer außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Betriebsstätten tätig wird. Dies hat Folgeauswirkungen für die Berücksichtigung der Fahrtkosten (Entfernungspauschale oder Reisekosten) und für die Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (Abwesenheitsdauer von der Wohnung und/oder von der regelmäßigen Arbeitsstätte).

Die Definition des Begriffs der "regelmäßigen Betriebsstätte" entspricht weitestgehend der Verwaltungsauffassung, die auf Grund der neueren Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs auch für Lohnzahlungszeiträume bis einschließlich Dezember 2007 zur Auslegung des Begriffs "regelmäßige Arbeitsstätte" vertreten wird.

Die "Dreimonatsfrist", wonach eine auswärtige Tätigkeitsstätte nach Ablauf von drei Monaten grundsätzlich als neue/weitere regelmäßige Arbeitsstätte angesehen wurde, ist abgeschafft.

Die Fahrten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte im Rahmen einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit werden nun zeitlich unbegrenzt - also auch über drei Monate hinaus - als Reisekosten behandelt. Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können hingegen bei derselben Auswärtstätigkeit stets nur für die ersten drei Monate als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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