Bei Übernachtungen im Ausland konnten bis Ende 2007 anstelle der tatsächlichen Kosten auch die länderspezifischen Übernachtungspauschalen geltend gemacht werden. Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Länder war der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend, für nicht erfasste Übersee- und Außengebiete eines Landes der für das Mutterland geltende Pauschbetrag. Stets war dabei eine Vergleichsrechnung durchzuführen. Diese sollte nachweisen, ob es für ein Unternehmen günstiger war, Verpflegungspauschalen oder die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben anzusetzen.

Beispiel: Übernachtungskosten (Ausland)

Ein Unternehmer befindet sich 6 Tage lang in Griechenland auf einer Geschäftsreise. Die Pension verlangt 50 Euro für 1 Übernachtung mit Frühstück. Der Preis des Frühstücks konnte nicht bestimmt werden.

Vergleichsrechnung:

Der Ansatz der Übernachtungspauschale ist somit günstiger.

Die Pauschbeträge waren (ausnahmsweise) jedoch nicht anzuwenden, wenn ihre Anwendung zu einer offensichtlich unzutreffenden Besteuerung führte. Dies war immer dann der Fall, wenn die tatsächlich gezahlten Übernachtungskosten extrem geringer ausfielen als die Pauschalen.

Seit 2008 können vom Arbeitnehmer nur noch die tatsächlichen Übernachtungskosten und nicht mehr die pauschalen Übernachtungsgelder als Werbungskosten abgezogen werden. Dies gilt auch für den Betriebsausgabenabzug bei Selbständigen. Das bedeutet, dass ein Betriebsausgabenabzug nur noch möglich ist, wenn eine Übernachtungsrechnung vorliegt. Die pauschalen Übernachtungsgelder dürfen nicht mehr als Betriebsausgaben abgezogen werden.

Ist im Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten ausnahmsweise auch ein Mittag- und/oder Abendessen enthalten (z.B. bei Tagungspauschalen), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten - ggf. neben der vorstehend beschriebenen Kürzung für das Frühstück - um jeweils 40% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Für das Inland ergibt sich somit in diesen Fällen ein zusätzlicher Kürzungsbetrag von jeweils 9,60 Euro (40% von 24 Euro pro Mittag- oder Abendessen).