Selbstständige und Reisekosten - So machen Sie alle Ausgaben korrekt geltend!

Übernachtungskosten

Übernachtungskosten (Inland)

Aufwendungen für Übernachtungen, die im Inland anfallen, können nur in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Es existieren keine Pauschalsätze.

Seit 01.01.2010 gilt für Beherbergungsleistungen der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 %, während für Nebenleistungen wie das Frühstück weiterhin der volle Umsatzsteuersatz von 19 % gilt. Das bedeutet, dass seit 2010 das Frühstück in Hotelrechnungen gesondert aufgeführt werden muss.

Zu den begünstigten Beherbergungsleistungen (7 % USt) gehören:

  • Überlassung von möblierten und mit anderen Einrichtungsgegenständen (z.B. Fernsehgerät, Radio, Telefon, Zimmersafe) ausgestatteten Räumen

  • Stromanschluss

  • Überlassung von Bettwäsche, Handtüchern, und Bademänteln

  • Reinigung der gemieteten Räume

  • Bereitstellung von Körperpflegeutensilien, Schuhputz- und Nähzeug

  • Weckdienst

  • Bereitstellung eines Schuhputzautomaten

  • Mitunterbringung von Tieren in den überlassenen Wohn- und Schlafräumen

Keine Beherbergungsleistungen und damit nicht begünstigt (19 % USt) sind folgende Leistungen:

  • Überlassung von Tagungsräumen

  • Überlassung von Räumen zur Ausübung einer beruflichen oder gewerblichen Tätigkeit

  • Gesondert vereinbarte Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen

  • Beförderungen in Schlafwagen der Eisenbahnen

  • Überlassung von Kabinen auf der Beförderung dienenden Schiffen

  • Umsätze von Tierpensionen

  • Unentgeltliche Wertabgaben (z.B. Selbstnutzung von Ferienwohnungen)

Auch Nebenleistungen zur Beherbergung sind nicht begünstigt und unterliegen somit dem Regelsteuersatz von 19 %. Hierzu zählen:

  • Verpflegungsleistungen (z.B. Frühstück, Halb- oder Vollpension, "All inclusive")

  • Getränkeversorgung aus der Minibar

  • Nutzung von Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet)

  • Nutzung von Fernsehprogrammen außerhalb des allgemein und ohne gesondertes Entgelt zugänglichen Programms ("pay per view")

  • Leistungen, die das körperliche, geistige und seelische Wohlbefinden steigern ("Wellnessangebote"). Die Überlassung von Schwimmbädern oder die Verabreichung von Heilbädern im Zusammenhang mit einer begünstigten Beherbergungsleistung kann dagegen dem ermäßigten Steuersatz unterliegen.

  • Überlassung von Fahrberechtigungen für den Nahverkehr, die jedoch dem ermäßigten Steuersatz unterliegen

  • Überlassung von Eintrittsberechtigungen für Veranstaltungen, die jedoch steuerfrei sein oder dem ermäßigten Steuersatz unterliegen können

  • Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs

  • Überlassung von Sportgeräten und -anlagen

  • Ausflüge

  • Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice

  • Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft Werden solche nicht begünstigte Nebenleistungen nicht gesondert in Rechnung gestellt, ist der Entgeltanteil zu schätzen.

Außerdem ist folgende Vereinfachungsregelung zulässig: Nachfolgend genannte nicht begünstigte Leistungen können in einem Pauschalangebot zu einem Sammelposten zusammengefasst werden:

  • Abgabe des Frühstücks

  • Nutzung von Kommunikationsnetzen

  • Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice

  • Transport zwischen Bahnhof/Flughafen und Unterkunft

  • Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs

  • Überlassung von Fitnessgeräten

  • Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen

Der auf diese Leistung entfallende Preis kann mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt werden.

Wird in einer Beherbergungsrechnung ein Sammelposten ausgewiesen, kann der Wert des Frühstücks mit 20 % des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen (4,80 Euro) angesetzt werden. Bei dem verbleibenden Anteil des Sammelpostens handelt es sich in der Regel um Reisenebenkosten. Voraussetzung ist jedoch, dass keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vorliegt.

Beispiel: Übernachtungskosten (Inland)

Ein Unternehmer befindet sich auf einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit. Das Hotel stellt für 2 Übernachtungen mit Frühstück eine Gesamtrechnung über 150 Euro + 28,50 Euro USt aus (bis 31.12.2009). Der Wert eines Frühstücks kann nicht ermittelt werden. Folglich muss für jeden Tag eine Pauschale in Höhe von 20 % des Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden, also 20 % von 24 Euro = 4,80 Euro x 2 = 9,60 Euro für Frühstück abgezogen werden. Die Vorsteuer muss nicht korrigiert werden, da eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Ist im Gesamtpreis für Übernachtung und Verpflegung bei Auswärtstätigkeiten ausnahmsweise auch ein Mittag- und/oder Abendessen enthalten (z.B. bei Tagungspauschalen), ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten - ggf. neben der vorstehend beschriebenen Kürzung für das Frühstück - um jeweils 40% des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwendungen mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden zu kürzen. Für das Inland ergibt sich somit ab 2008 in diesen Fällen ein zusätzlicher Kürzungsbetrag von jeweils 9,60 Euro (40% von 24 Euro pro Mittag- oder Abendessen).

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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