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Dienstreisen und Reisekosten bis 2013: So sparen Sie Steuern

Begriff der Dienstreise - beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

Seit Januar 2008 ist die bisherige Unterscheidung zwischen Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit aufgegeben und unter dem neuen Begriff "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit" vereinheitlicht worden.

Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt nun immer dann vor, wenn der Arbeitnehmer

  • vorübergehend

  • außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten

  • beruflich tätig wird.

Eine Auswärtstätigkeit liegt auch vor, wenn der Arbeitnehmer bei seiner individuellen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig wird. Aufgrund der zuletzt genannten Regelung in den Lohnsteuer-Richtlinien ist die bisherige Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit in die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit mit einbezogen worden.

Das Vorliegen einer Auswärtstätigkeit ist weder von einer bestimmten Kilometer-Grenze noch von einer bestimmten Abwesenheitsdauer abhängig. Die Dauer der Abwesenheit spielt jedoch für die Höhe des pauschalen Verpflegungsmehraufwands eine entscheidende Rolle, wobei zu beachten ist, dass der Arbeitnehmer sowohl von der Wohnung als auch von einer etwaigen regelmäßigen Arbeitsstätte eine gewisse Zeit abwesend sein muss (mindestens acht Stunden), damit überhaupt ein Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend gemacht werden kann.

Zur vorübergehenden Abwesenheit aus beruflichen Gründen gilt Folgendes:

Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer nach Beendigung der auswärtigen Tätigkeit voraussichtlich an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird. In Abgrenzung hierzu ist eine Auswärtstätigkeit nicht "vorübergehend", wenn gar keine Rückkehrabsicht vorhanden ist (wie z. B. bei einer Versetzung). In diesen Fällen wird die auswärtige Tätigkeitsstätte vom ersten Tag an zur (neuen) regelmäßigen Arbeitsstätte.

Bei befristeten Abordnungen(z. B. an eine andere betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers oder zu einem verbundenen Unternehmen) wird in aller Regel - auch über die ersten drei Monate hinaus - von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen sein. Da die frühere Regelung, wonach die auswärtige Tätigkeitsstätte nach Ablauf der Dreimonatsfrist grundsätzlich als neue regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen ist (vgl. R 37 Abs. 3 Satz 3 LStR 2005), ab 2008 nicht mehr fortgeführt wurde und eine andere zeitliche Frist in den Lohnsteuer-Richtlinien nicht vorgesehen ist, muss ggf. anhand der Gesamtumstände des Einzelfalles entschieden werden, ob die Auswärtstätigkeit noch als vorübergehend angesehen werden kann oder ob am Beschäftigungsort eine neue regelmäßige Arbeitsstätte begründet wird. Allein durch Zeitablauf führen aber befristete Tätigkeiten (z. B. in Form von Abordnungen) an einer betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder bei einem verbundenen Unternehmen nicht zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte. Aus Nachweisgründen wird empfohlen, die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher Form zeitlich zu befristen.

Da die Finanzverwaltung den Betrieb des Entleihers oder Kunden (= außerbetriebliche Einrichtungen) nur noch in seltenen Ausnahmefällen als regelmäßige Arbeitsstätten ansieht (vgl. nachfolgende Nr. 3 Buchstabe b), handelt es sich bei den Tätigkeiten der Arbeitnehmer im Betrieb des Entleihers oder Kunden regelmäßig um vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten. Dies gilt auch bei einer mehrjährigen Dauer (vgl. BFH-Urteil vom 13.6.2012, BFH/NV 2012 S. 1861).

Beispiel:

  • Beispiel A

    Arbeitnehmer A erhält im März 2013 den Auftrag, bei einem ausländischen Kunden die Installation einer technisch aufwendigen Maschine zu leiten. Aufgrund nicht vorhersehbarer Montageprobleme vor Ort nehmen die Arbeiten statt der ursprünglich geplanten zwölf Monate zwanzig Monate in Anspruch.

    Es ist für die gesamten zwanzig Monate von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. Der ausländische Tätigkeitsort wird somit nicht - auch nicht nach Ablauf von drei Monaten - zur regelmäßigen Arbeitsstätte.

  • Beispiel B

    Arbeitnehmer B ist von seinem Arbeitgeber C (Verleiher) seit 1.1.2005 ununterbrochen an dessen Auftraggeber D (Entleiher) verliehen worden. Nach den vertraglichen Vereinbarungen kann B jederzeit abberufen und von C anderweitig eingesetzt werden. Der Fortbestand seines Arbeitsverhältnisses zu C ist zudem von den vertraglichen Beziehungen zwischen C und D unabhängig.

    Obwohl B in dem Betrieb des Entleihers D im Jahr 2013 bereits seit fast 10 Jahren tätig ist, handelt es sich um eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit. B hat im Betrieb des Entleihers D (= außerbetriebliche Einrichtung) keine regelmäßige Arbeitsstätte, weil er von seinem Arbeitgeber C nicht für die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses dem Entleiher D überlassen wird. Sollte nämlich die vertragliche Beziehung zwischen C und D beendet werden, besteht das Arbeitsverhältnis zwischen B und C dennoch weiter.

    Auch bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese andere betriebliche Einrichtung nicht - auch nicht nach Ablauf von drei Monaten - zur regelmäßigen Arbeitsstätte (R 9.4 Abs. 3 Satz 4 LStR). Die Aufwendungen des Arbeitnehmers sind daher grundsätzlich für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen zu behandeln. Das gilt aber nicht, wenn der Arbeitnehmer für die Dauer der Entsendung mit dem aufnehmenden Unternehmen einen eigenständigen Arbeitsvertrag abschließt, da dies zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte führt.

  • Beispiel C

    Arbeitnehmer C wird ab April 2013 für fünf Monate von seinem Arbeitgeber zu einer Tochtergesellschaft abgeordnet.

    Ab April 2013 liegt bei C für fünf Monate eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor. Der Betriebssitz der Tochtergesellschaft wird für C auch nach Ablauf von drei Monaten nicht zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Da für den gesamten Zeitraum eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Reisekosten) gegeben ist, liegt auch keine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vor (R 9.11 Abs. 1 Satz 2 LStR).

  • Beispiel D

    Wegen Inanspruchnahme der Elternzeit einer Kollegin wird Arbeitnehmerin D befristet für ein Jahr an eine andere Geschäftsstelle des Unternehmens abgeordnet. Die anschließende Rückkehr auf ihren ursprünglichen Arbeitsplatz ist ihr schriftlich zugesichert worden. Aufgrund der getroffenen Vereinbarungen ist für den gesamten Zeitraum von einem Jahr von einer "vorübergehenden" beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. Die Fahrtkosten können daher für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen behandelt werden.

  • Beispiel E

    Arbeitnehmer E wird für zwei Jahre an ein verbundenes Unternehmen abgeordnet.

    Es ist für die gesamten zwei Jahre von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. Die Fahrtkosten können daher für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen behandelt werden.

  • Beispiel F

    Arbeitnehmer F wird ab April 2013 von seinem Arbeitgeber von der Hauptniederlassung zu einer Zweigniederlassung auf Dauer versetzt.

    Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, da F "nicht vorübergehend" außerhalb seiner Wohnung an keiner regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Vielmehr ist die Zweigniederlassung ab April 2013 als (neue) regelmäßige Arbeitsstätte des F anzusehen. Ggf. liegt eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vor, falls F neben dem eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt auch am auswärtigen Beschäftigungsort wohnt.

  • Beispiel G

    Arbeitnehmer G wird ab Juli 2013 unbefristet (auf unbestimmte Dauer) an eine andere Betriebsstätte seines Arbeitgebers "abgeordnet". Eine Rückkehr an seine bisherige Tätigkeitsstätte ist nicht geplant und daher auch nicht absehbar.

    M.E. liegt eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nicht vor, da die Abordnung des G an die andere Betriebsstätte nicht befristet und daher eine voraussichtliche Rückkehr an seine bisherige regelmäßige Arbeitsstätte zur Fortsetzung seiner beruflichen Tätigkeit nicht absehbar ist. Ggf. liegt aber eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vor, falls G neben dem eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt auch am auswärtigen Beschäftigungsort wohnt.

    Zur Vermeidung dieses Ergebnisses wird empfohlen, in die Abordnung eine zeitliche Befristung bzw. die Möglichkeit der jederzeitigen Beendigung zwecks eines anderweitigen Einsatzes aufzunehmen.

Berufliche Veranlassung

Der Begriff der Dienstreise erfordert es, dass ein Arbeitnehmer aus beruflichem Anlass außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte vorübergehend tätig wird. Äußeres Merkmal der beruflichen Veranlassung einer Reise ist die Weisung des Arbeitgebers. Aber nicht jede auf Weisung des Arbeitgebers unternommene Reise muss (weitaus überwiegend) beruflich veranlasst sein. Dies gilt insbesondere für Studienreisen ins Ausland, wenn diese mit einem Privataufenthalt verbunden werden oder der Ehegatte mitgenommen wird. Soweit einzelne Aufwendungen im Rahmen einer privat durchgeführten Reise ausschließlich beruflich veranlasst sind, können sie von Ihnen als Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Im Einzelnen gilt zur beruflichen Veranlassung der vorübergehenden Abwesenheit von der regelmäßigen Arbeitsstätte Folgendes:

Studien- und Gruppeninformationsreisen

Aufwendungen eines Arbeitnehmers für Gruppeninformations- und Studienreisen sind im Allgemeinen den Kosten der Lebensführung zuzurechnen, und zwar auch dann, wenn durch die Reise zugleich das berufliche Wissen erweitert wird. Dementsprechend gehören Zuschüsse zu den Kosten oder die Übernahme aller Kosten durch Sie als Arbeitgeber im Allgemeinen zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Eine berufliche Veranlassung und damit das Vorliegen einer Dienstreise wird von der Finanzverwaltung dann anerkannt, wenn die Reise im weitaus überwiegenden beruflichen oder betrieblichen Interesse unternommen wird. Ein Indiz dafür, ob die Reise im weitaus überwiegenden beruflichen oder betrieblichen Interesse unternommen wird, kann die Veranlassung durch den Arbeitgeber (z. B. Beurlaubung usw.) sein. Liegen diese Voraussetzungen vor, so kann der Arbeitgeber die Kosten der Reise nach den für Dienstreisen maßgebenden Grundsätzen steuerfrei erstatten.

Ein weitaus überwiegendes berufliches Interesse kann im Allgemeinen bei einer lehrgangsmäßigen Organisation, die eine private Betätigung weitestgehend ausschließt, angenommen werden.

Für ein erhebliches privates Interesse sprechen dagegen Reisen, die in ihrem Ablauf den von Touristikunternehmen üblicherweise angebotenen Besichtigungsreisen entsprechen. Auch das Aufsuchen allgemein bekannter touristischer Zentren oder Sehenswürdigkeiten spricht gegen ein berufliches Interesse. Letztlich kann auch die Zusammensetzung des Teilnehmerkreises für eine überwiegende private Veranlassung sprechen, z. B. wenn Arbeitnehmer unterschiedlicher Fachrichtungen verschiedene Veranstaltungen oder Einrichtungen aufsuchen, die jeweils nur für wenige Arbeitnehmer von Interesse sind.

Aufteilung der Aufwendungen bei teils beruflich, teils privat veranlassten Tagungen

Im sog. Kreta-Urteil hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass die Frage, ob Zuwendungen an den Arbeitnehmer z. B. in Form einer Auslandsreise im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegen oder für den Arbeitnehmer steuerpflichtigen Arbeitslohn darstellen, einheitlich zu würdigen ist, das heißt, eine Aufteilung der Zuwendung in einen steuerpflichtigen und einen steuerfreien Teil kommt im Normalfall nicht in Betracht. Eine Aufteilung ist ausnahmsweise dann möglich, wenn eine leichte und eindeutige Abgrenzbarkeit gegeben ist (BFH-Urteil vom 9.8.1996, BStBl. 1997 II S. 97-99).

Der VI. Senat des Bundesfinanzhofs vertritt nunmehr die Auffassung, dass bei einer gemischt veranlassten Reise (sowohl betriebliche Zielsetzung als auch Zuwendung eines steuerpflichtigen geldwerten Vorteils) eine Aufteilung nach objektiven Gesichtspunkten grundsätzlich durchgeführt werden müsse, weil § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG, in dem das Aufteilungsverbot bei gemischt veranlassten Aufwendungen für die Lebensführung geregelt ist, auf der Einnahmeseite, das heißt für die Beurteilung der Frage, ob Arbeitslohn zufließt oder nicht, keine Anwendung finden könne. Denn Vorteile, die der Arbeitgeber aus ganz überwiegend eigenbetrieblichem Interesse gewährt, gehören nicht zum Arbeitslohn. Aus der Gesamtwürdigung muss sich ergeben, dass der mit der Vorteilsgewährung verfolgte betriebliche Zweck ganz im Vordergrund steht. Dabei ist zu beachten, dass die Intensität des eigenbetrieblichen Interesses des Arbeitgebers und das Ausmaß der Bereicherung des Arbeitnehmers in einer Wechselwirkung stehen. Je höher aus der Sicht des Arbeitnehmers die Bereicherung anzusetzen ist, desto geringer zählt das eigenbetriebliche Interesse des Arbeitgebers. Bei gemischt veranlassten Reisen muss deshalb eine Aufteilung nach objektiven Gesichtspunkten vorgenommen werden.

Auch bei einer gemischt veranlassten Reise müssen jedoch zuerst diejenigen Aufwendungen herausgerechnet werden, die sich leicht und eindeutig entweder dem betriebsfunktionalen Bereich (z. B. Miete für Tagungsräume) oder dem Bereich, dessen Zuwendung sich als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil darstelle (z. B. touristisches Programm, gemeinsame Feiern), zuordnen ließen. Nur diejenigen Kosten, die nicht direkt zugeordnet werden können (Flugkosten, Hotel, Verpflegung usw.) müssen gem. § 162 AO aufgeteilt werden, wobei als sachgerechter Aufteilungsmaßstab grundsätzlich das Verhältnis der Zeitanteile der unterschiedlichen Reisebestandteile heranzuziehen ist. Bei den Verpflegungsmehraufwendungen ist dieser Aufteilungsmaßstab aber nur auf die steuerlich abzugsfähigen Reisekostenpauschalen anzuwenden; der übersteigende Betrag gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Die Aufteilung der Kosten bei gemischt veranlassten Reisen in einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil und Leistungen im ganz überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers soll anhand des nachfolgenden Schaubilds verdeutlicht werden:

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Verbindung eines Privataufenthalts mit einer "echten" Dienstreise

Liegt der Reise Ihres Arbeitnehmers - anders als bei einer Gruppeninformations- oder Studienreise - ein unmittelbarer betrieblicher Anlass zugrunde, so ist die Reise auch dann beruflich veranlasst, wenn sie vor oder nach Abschluss der beruflichen Tätigkeit auch zu privaten Unternehmungen genutzt wird.

Beispiel: A

Der Arbeitnehmer wird für Sie als Arbeitgeber bis zum Freitag auswärts tätig. Er bleibt jedoch in der Stadt, um sich die Baudenkmäler anzusehen. Mit der Beendigung der Tätigkeit am Freitag ist auch die berufliche Veranlassung entfallen. Alle danach entstehenden Aufwendungen für Unterkunft, Verpflegung usw. sind dem privaten Bereich des Arbeitnehmers zuzuordnen. Die Fahrkosten nach Abschluss dieses Wochenendes sind jedoch beruflich veranlasst, weil diese sowieso - nämlich auch bei einer Rückreise am Freitag - angefallen wären.

Verbringt der Arbeitnehmer also im Zusammenhang mit einer unmittelbar beruflich veranlassten Reise vor oder nach Abschluss der beruflichen Tätigkeit weitere private Reisetage (Urlaub) am Ort/im Land der beruflichen Tätigkeit, so sind diese Reisetage nicht beruflich veranlasst. Bei den Übernachtungs- und Verpflegungskosten handelt es sich insoweit nicht um Reisekosten. Die Bahn- oder Flugkosten sind jedoch Reisekosten, da sie durch einen unmittelbaren (konkreten) betrieblichen Anlass bedingt sind. Das gilt allerdings nicht, wenn die privat veranlassten Reisetage zu einer nicht abgrenzbaren Erhöhung der Flug(Fahr)kosten führen.

Beispiel: B

Der Arbeitnehmer nimmt im Auftrag seines Arbeitgebers an Verkaufsverhandlungen mit einem Kunden in Mailand teil. Die Verhandlungen erstrecken sich über eine Woche. Der Arbeitgeber trägt die Aufwendungen für Flug, Unterkunft und Verpflegung. Im Hinblick darauf, dass der Arbeitnehmer ohnehin einmal in Italien seinen Urlaub verbringen wollte, ihm dies aber bisher zu teuer war, nimmt er unmittelbar im Anschluss an die Verkaufsverhandlungen seinen Jahresurlaub. Höhere Flugkosten entstehen dadurch nicht. Die durch den anschließenden Urlaub bedingten Übernachtungs- und Verpflegungskosten sind keine Reisekosten. Den Flugkosten liegt eine konkrete berufliche Veranlassung zugrunde. Sie sind deshalb als Reisekosten steuerfrei.

Mitreisende Ehepartner

Bei Arbeitnehmern in leitender Funktion kann es vorkommen, dass sie bei den Dienstreisen - insbesondere bei Auslandsdienstreisen - von ihrem Ehemann oder ihrer Ehefrau begleitet werden. Die Mitnahme beruht häufig auf gesellschaftlicher Grundlage, weil sich die Arbeitnehmer erfahrungsgemäß gewissen Repräsentationspflichten nicht entziehen können. Soweit Aufwendungen (Flug-, Hotel-, Verpflegungs- oder Nebenkosten) für den mitreisenden Ehepartner vom Arbeitgeber übernommen werden, gehören diese in vollem Umfang zum steuerpflichtigen Arbeitslohn, soweit nicht ausnahmsweise durch die Ehefrau oder den Ehemann eine fremde Arbeitskraft ersetzt wird. Übernachten die Ehegatten in einem Doppelzimmer, können dem Arbeitnehmer diejenigen Übernachtungskosten steuerfrei erstattet werden, die bei Inanspruchnahme eines Einzelzimmers im selben Hotel entstanden wären (der Arbeitnehmer muss sich diese Kosten vom Hotel schriftlich bestätigen lassen).

Abgrenzung der Dienstreisen von den Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

Es kommt häufig vor, dass Arbeitnehmer bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte die Post des Arbeitgebers abholen oder abliefern. Solche Fahrten werden dadurch nicht zu Dienstreisen, weil sich der Charakter der Fahrt (= Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte) nicht wesentlich ändert und nur ein geringer Umweg erforderlich ist. Lediglich die erforderliche Umwegstrecke ist als Dienstreise zu werten. Anders ist es hingegen, wenn der Arbeitnehmer auf der Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte bereits einen auf dem Wege liegenden Kunden des Arbeitgebers aufsucht und dadurch eine wesentliche Änderung des Charakters der Fahrt eintritt mit der Folge, dass die gesamte Fahrt zur Dienstreise wird.

Vorübergehende Abwesenheit

Zur vorübergehenden Abwesenheit aus beruflichen Gründen gilt:

  • Eine Auswärtstätigkeit ist vorübergehend, wenn der Arbeitnehmer nach Beendigung der auswärtigen Tätigkeit voraussichtlich an seine regelmäßige Arbeitsstätte zurückkehren und dort seine berufliche Tätigkeit fortsetzen wird. In Abgrenzung hierzu ist eine Auswärtstätigkeit nicht "vorübergehend", wenn gar keine Rückkehrabsicht vorhanden ist (wie z. B. bei einer Versetzung). In diesen Fällen wird die auswärtige Tätigkeitsstätte vom ersten Tag an zur (neuen) regelmäßigen Arbeitsstätte.

  • Bei befristeten Abordnungen (z. B. zum Kunden) wird regelmäßig - auch über die ersten drei Monate hinaus - von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen sein. Da die bisherige Regelung, wonach die auswärtige Tätigkeitsstätte nach Ablauf der Dreimonatsfrist grundsätzlich als neue regelmäßige Arbeitsstätte anzusehen ist, entfällt, muss ggf. anhand der Gesamtumstände des Einzelfalles entschieden werden, ob die Auswärtstätigkeit noch als vorübergehend angesehen werden kann oder ob am Beschäftigungsort eine (weitere, neue) regelmäßige Arbeitsstätte begründet wird. Aus Nachweisgründen wird empfohlen, die beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher Form zeitlich zu befristen.

Wie lange ist von einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit auszugehen?

Die Finanzverwaltung hat nun erstmals eine zeitliche Grenze zum Merkmal "vorübergehend" genannt. Bei einem Monteur ohne regelmäßige Arbeitsstätte, der an einem Ort einen fest umrissenen Arbeitsauftrag ausführt, kann davon ausgegangen werden, dass diese Tätigkeit vorübergehend ausgeübt wird, wenn sie sich über einen Zeitraum von nicht mehr als 18 Monaten erstreckt. In gleich gelagerten Fällen - auch anderer Branchen - ist entsprechend zu verfahren.

Die Fahrtkosten zur Tätigkeitsstätte können folglich für den gesamten Zeitraum von 18 Monaten in tatsächlicher Höhe vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bzw. vom Arbeitnehmer als Werbungskosten abgezogen werden. Für den steuerfreien Arbeitgeberersatz bzw. Werbungskostenabzug der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen ist aber die Dreimonatsfrist zu beachten.

Beispiel:

Arbeitnehmer A erhält im März 2013 den Auftrag, bei einem ausländischen Kunden die Installation einer technisch aufwendigen Maschine zu leiten. Aufgrund nicht vorhersehbarer Montageprobleme vor Ort nehmen die Arbeiten statt der ursprünglich geplanten acht Monate vierzehn Monate in Anspruch.

Es ist für die gesamten vierzehn Monate von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. Der ausländische Tätigkeitsort wird somit nicht - auch nicht nach Ablauf von drei Monaten - zur (weiteren) regelmäßigen Arbeitsstätte.

Auch bei einer vorübergehenden Auswärtstätigkeit (befristete Abordnung) an einer anderen betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers oder eines verbundenen Unternehmens wird diese andere betriebliche Einrichtung nicht - auch nicht nach Ablauf von drei Monaten - zur regelmäßigen Arbeitsstätte. Die Aufwendungen des Arbeitnehmers sind daher grundsätzlich für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen zu behandeln.

Beispiel:

Beispiel B
Arbeitnehmer B wird ab April 2013 für fünf Monate von seinem Arbeitgeber zu einer Tochtergesellschaft abgeordnet. Ab April 2013 liegt bei B für fünf Monate eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vor. Der Betriebssitz der Tochtergesellschaft wird für B auch nach Ablauf von drei Monaten nicht zu einer weiteren regelmäßigen Arbeitsstätte. Da für den gesamten Zeitraum eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (=Reisekosten) gegeben ist, liegt auch keine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vor.

Beispiel C
Wegen Inanspruchnahme der Elternzeit einer Kollegin wird Arbeitnehmerin C befristet für ein Jahr an eine andere Geschäftsstelle des Unternehmens abgeordnet. Die anschließende Rückkehr auf ihren ursprünglichen Arbeitsplatz ist ihr schriftlich zugesichert worden. Aufgrund der getroffenen Vereinbarungen ist für den gesamten Zeitraum von einem Jahr von einer "vorübergehenden" beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. Die Fahrtkosten können daher für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen behandelt werden.

Beispiel D
Arbeitnehmer D wird für zwei Jahre an ein verbundenes Unternehmen abgeordnet. Es ist für die gesamten zwei Jahre von einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. Die Fahrtkosten können daher für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen behandelt werden.

Beispiel E
Arbeitnehmer E wird ab April 2013 von seinem Arbeitgeber von der Hauptniederlassung zu einer Zweigniederlassung auf Dauer versetzt. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt nicht vor, da E "nicht vorübergehend" außerhalb seiner Wohnung und einer regelmäßigen Arbeitsstätte tätig wird. Vielmehr ist die Zweigniederlassung ab April 2013 als (neue) regelmäßige Arbeitsstätte des E anzusehen. Ggf. liegt eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vor, falls E neben dem eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt auch am auswärtigen Beschäftigungsort wohnt.

Beispiel F
Arbeitnehmer F wird ab Juli 2013 bis auf Weiteres an eine andere Betriebsstätte seines Arbeitgebers abgeordnet. U. E. liegt eine vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit nicht vor, da die Abordnung des F an die andere Betriebsstätte nicht befristet und daher eine voraussichtliche Rückkehr an seine bisherige regelmäßige Arbeitsstätte zur Fortsetzung seiner beruflichen Tätigkeit nicht absehbar ist. Ggf. liegt aber eine beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführung vor, falls F neben dem eigenen Hausstand am Lebensmittelpunkt auch am auswärtigen Beschäftigungsort wohnt.

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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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