Dienstreisen und Reisekosten bis 2013: So sparen Sie Steuern

Von: Josef Ellenrieder
Stand: 20. Juni 2013
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Über den Autor:

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Josef Ellenrieder, Jahrgang 1943, Diplom Betriebswirt FH, lehrt an diversen Fachhochschulen, Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern die Themen: Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft, Rechnungs ...

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Regelmäßige Arbeitsstätte

Regelmäßige Arbeitsstätte

Der Begriff der "regelmäßigen Arbeitsstätte" ist seit 2008 im Reisekostenrecht von herausragender Bedeutung, da von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit nur dann auszugehen ist, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und an keiner seiner regelmäßigen Arbeitsstätten tätig wird. Dies hat Folgewirkungen für die Berücksichtigung der Fahrtkosten (Entfernungspauschale oder Reisekosten) und für die Höhe der Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen (Abwesenheitsdauer von der Wohnung und/oder von der regelmäßigen Arbeitsstätte).

Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers. Eine regelmäßige Arbeitsstätte ist insbesondere jede ortsfeste dauerhafte betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, der der Arbeitnehmer zugeordnet ist und die er mit einer gewissen Nachhaltigkeit immer wieder aufsucht. Nicht maßgebend sind Art, zeitlicher Umfang und Inhalt der Tätigkeit. Von einer regelmäßigen Arbeitsstätte wird ausgegangen, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr einmal in der Woche aufgesucht wird. Es kommt nicht darauf an, ob und in welchem zeitlichen Umfang der Arbeitnehmer in der betrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers beruflich tätig wird. Es genügt bereits, wenn der Arbeitnehmer die betriebliche Einrichtung stets nur aufsucht, um dort die täglichen Aufträge entgegenzunehmen, abzurechnen und Bericht zu erstatten oder er dort ein Dienstfahrzeug übernimmt, um damit anschließend von der regelmäßigen Arbeitsstätte aus eine Auswärtstätigkeit anzutreten.

Als betriebliche Einrichtungen und damit als regelmäßige Arbeitsstätten im vorstehenden kommen z. B. auch Bus-/Straßenbahndepots oder Verkaufsstellen für Fahrkarten in Betracht. Hingegen sind öffentliche Haltestellen oder Schiffsanlegestellen ohne weitere Arbeitgebereinrichtungen keine regelmäßigen Arbeitsstätten. Auch ein Schiff selbst ist keine regelmäßige Arbeitsstätte, da es sich nicht um eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers handelt. Ebenfalls keine regelmäßige Arbeitsstätte ist ein nicht ortsfester (transportabler) Baucontainer des Arbeitgebers auf einer Baustelle.

Der Nachweis, dass die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers nicht einmal wöchentlich aufgesucht wird und daher keine regelmäßige Arbeitsstätte ist, kann z. B. erbracht werden durch:

  • lückenlose Arbeitszeitnachweise im Betrieb,

  • Reisekostenabrechnungen,

  • ordnungsgemäße Fahrtenbücher oder

  • Bescheinigungen des Arbeitgebers über die Anwesenheitstage im Betrieb.

Beispiel:

Beispiel A: Die Außendienstmitarbeiter der Firma kommen jeden Freitagnachmittag in den Betrieb, um die erledigten Aufträge abzugeben und neue Aufträge in Empfang zu nehmen. Die Außendienstmitarbeiter haben im Betrieb des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte, da sie diesen durchschnittlich mindestens einmal in der Woche und damit nachhaltig aufsuchen. Bei den Fahrten von zu Hause zur Firma bzw. umgekehrt handelt es sich um Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und nicht um Reisekosten.

Beispiel B: Wie Beispiel A. Die Außendienstmitarbeiter kommen lediglich alle 14 Tage in den Betrieb, um die erledigten Aufträge abzugeben und neue Aufträge in Empfang zu nehmen. Die Außendienstmitarbeiter haben im Betrieb des Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte, da sie den Betrieb nicht durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufsuchen. Auch bei den Fahrten zum Betrieb und nach Hause handelt es sich um Fahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit und damit um Reisekosten.

Da von einer regelmäßigen Arbeitsstätte auszugehen ist, wenn die betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer "durchschnittlich im Kalenderjahr" an einem Arbeitstag der Woche aufgesucht wird, kann auch eine zusammenhängende Tätigkeit im Betrieb von mindestens 46 Tagen im Kalenderjahr (52 Kalenderwochen abzüglich 6 Wochen Urlaub) zu einer regelmäßigen Arbeitsstätte führen. Entsprechendes gilt, wenn die 46 Tage im Kalenderjahr durch mehrere Aufenthalte über einen längeren Zeitraum erreicht werden.

Beispiel:

Beispiel C: C ist bei einer Vertriebsgesellschaft im Außendienst beschäftigt. In der Zeit von Juni bis September eines jeden Jahres verbringt er ca. 60 Tage am Firmensitz seines Arbeitgebers.

Der Firmensitz der Vertriebsgesellschaft ist als regelmäßige Arbeitsstätte des A anzusehen, weil er dort durchschnittlich mindestens einen Wochenarbeitstag im Kalenderjahr tätig ist; C ist mit 60 Tagen mehr als 46 Tage im Kalenderjahr (52 Kalenderwochen abzüglich 6 Wochen Urlaub) im Betrieb des Arbeitgebers.

Beispiel D: Wie Beispiel C. D ist im Frühjahr und im Herbst jeweils ca. 30 Tage am Firmensitz seines Arbeitgebers.

Der Firmensitz der Vertriebsgesellschaft ist als regelmäßige Arbeitsstätte des D anzusehen, weil er dort durchschnittlich mindestens einen Wochenarbeitstag im Kalenderjahr tätig ist; D ist mit zweimal 30 Tagen (= 60 Tagen) mehr als 46 Tage im Kalenderjahr (52 Kalenderwochen abzüglich 6 Wochen Urlaub) im Betrieb des Arbeitgebers.

Bei Ausübung einer anderen Tätigkeit (z. B. Wechsel vom Innen- in den Außendienst oder umgekehrt) ist allerdings eine getrennte Beurteilung der jeweiligen Zeiträume innerhalb des Kalenderjahres erforderlich.

Beispiel: E

E ist Mitarbeiter einer Versicherungsgesellschaft und wechselt zum 1.10.2013 vom Innen- in den Außendienst. Ab diesem Zeitpunkt sucht er den Sitz der Versicherungsgesellschaft nur noch in einem Abstand von zwei bis drei Wochen auf. E hat bis zum 30.9.2013 eine regelmäßige Arbeitsstätte im Betrieb seines Arbeitgebers und übt ab Oktober 2013 ausschließlich eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (ohne regelmäßige Arbeitsstätte am Betriebssitz des Arbeitgebers) aus.

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