Reisekosten von der Steuer absetzen

Wie Sie bei Geschäftsreisen Kosten und Vorsteuern geltend machen

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Stand: 12. Dezember 2013 (aktualisiert)

Fahrt- und Übernachtungskosten

Weil die Abrechnung von Reisekosten als mühselig gilt, verschenken Selbstständige oft beträchtliche Steuerabzüge. Wir zeigen, welche Kosten und Vorsteuern Sie bei "Auswärtstätigkeiten" geltend machen können, und erläutern die Folgen der Mehrwertsteuersenkung im Hotelgewerbe. Außerdem stellen wir die ab 2014 geltenden Reisekosten-Neuregelungen vor.

"Wenn einer eine Reise tut, dann soll er was notieren …" … und zwar seine Ausgaben. Schließlich wollen (und müssen) Sie Ihre betrieblich veranlassten Reisekosten ja nicht aus der eigenen Tasche bezahlen. Für bestimmte Kostenarten gibt es zwar Pauschalen (z. B. für Verpflegung) – bei den meisten Aufwendungen kommen Sie jedoch nicht darum herum, jeden einzelnen Beleg zu sammeln.

Immerhin: Die früher übliche Unterscheidung zwischen "Geschäftsreise" und "Geschäftsgang" gibt es nicht mehr. Auf eine Mindestdauer oder Mindestentfernung müssen Sie also nicht achten. Jede vorübergehende betrieblich veranlasste Entfernung von der "ersten Betriebsstätte" stellt eine Auswärtstätigkeit dar – Hin- und Rückfahrt inbegriffen. Sofern Sie Ihren Geschäften im heimischen Arbeitszimmer nachgehen, ist das "Home Office" Ihre Betriebsstätte.

Um eine Auswärtstätigkeit handelt es sich zum Beispiel, wenn Sie

  • sich mit Geschäftspartnern treffen (Kunden- und Lieferantenbesuche, Planungstreffen mit Kooperationspartnern),

  • Waren ausliefern und abholen oder

  • an Messen, Ausstellungen, Konferenzen oder Weiterbildungen teilnehmen.

Einkaufs-"Reisen"

Auch die Fahrt vom Büro zum Schreibwarenladen zwecks Einkauf von Kopierpapier ist eine Auswärtstätigkeit. Sofern Sie nicht ohnehin Ihren Geschäftswagen nutzen, dürfen Sie in diesem Fall Fahrtkosten als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen – Nebenkosten (z. B. Parkgebühren) inbegriffen.

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Erstattung von Fahrtkosten durch Dritte

Als Selbständiger setze ich den Privat-Pkw ein und mache pauschal 0,30 €/km geltend. Einige Kunden zahlen neben meinem Honorar auch diese pauschalen Kosten wenn ich diese bei meiner Rechnungsstellung geltend mache. Müssen die Fahrtkosten der USt. unterworfen werden? Ich denke nein, da keine Vorsteuer für das Fahrzeug geltend gemacht wird.

Antwort: Erstattung von Fahrtkosten durch Dritte

Guten Tag,
Sie haben grundsätzlich Recht: Sofern Sie mit Ihrem Kunden die Erstattung von Spesen in Form eines Auslagenersatzes vereinbart haben, müssen Sie Ihre Reisekosten nicht der Umsatzsteuer unterwerfen. Eine etwas differenziertere Antwort auf Ihre Frage finden Sie im Beitrag "Spesen richtig abrechnen"
http://www.akademie.de/wissen/spesen-richtig-abrechnen
... unter der Überschrift "Variante 2: Auslagenersatz".
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Hallo Herr Chromow,
vielen Dank, das ist schon mal etwas... Leider ist alles so kompliziert, dass es eben doch ohne Experten nicht geht.
Viele Grüße,
Michael Gommel.

Hallo Herr Gommel,
bitte haben Sie Verständnis, dass eine Einzelfallberatung an dieser Stelle nicht möglich ist. Generell lässt sich sagen: Solange private Zwecke von untergeordneter Bedeutung sind, stellen die Ausgaben für die Geschäftsreise betrieblichen Aufwand dar. Zeitanteile und Kosten, die auf den privaten Anteil zurückzuführen sind, dürfen dabei allerdings nicht berücksichtigt werden.
Bitte beachten Sie: Die genaue Abgrenzung von privaten und betrieblich veranlassten Aufwendungen ist ein besonders heikles Kapitel bei der Gewinnermittlung und bevorzugtes Streitobjekt bei Betriebsprüfungen. Bitte klären Sie deshalb im konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater, welche Abrechung vom zuständigen Finanzamt erfahrungsgemäß anerkannt wird.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Lieber Herr Chromow,

hier nun mit einem ganz anderen Anliegen (keine überlangen Namen...): seit kurzem bin ich als selbständiger Organisationsberater und ab-und-zu-Dozent an Akademien von meinem Home Office in Berlin aus des öfteren in Deutschland unterwegs auf Fahrten zu meinen Kunden oder in eine Tagungsstätte, wo ich ein Seminar, einen Workshop o.ä. veranstalte. Wenn ich es recht verstehe, sind dies alles Geschäftsreisen, für die ich Reisekosten als (nicht vollständig abziehbare) Betriebskosten gewinnmindernd geltend machen kann mit Pauschalen oder tatsächlichen Beträgen.

Ich fahre allerdings nicht immer direkt hin und wieder zurück, sondern verbringe den einen oder anderen Tag zB bei Bekannten, die in der Nähe des Kunden wohnen. Das sind natürlich private Anteile, die ich nicht geltend machen darf.

Konkret würde ich gerne wissen, wie ich solche kombinierten Fahrten aus vollkommen beruflicher Veranlassung - ohne Auftrag und Kunden würde ich ja überhaupt nicht fahren - und privaten Anteilen "berechne".

- Die reine Fahrtzeit, zB vom Office in Berlin in die Nähe von München, ist das eine "Abwesenheit", für die ich einen Verpflegungsmehraufwand ansetzen darf, selbst wenn die eigentliche berufliche Veranlassung (Seminar beim Kunden) erst am dritten Tag nach der Fahrt eintritt?

- Wenn ich an einem Tag sechs Stunden beim Kunden tätig bin, aber bei Freunden privat ohne weiteren Aufwand wohne, gelten dann die sechs Stunden (plus eventuelle kurze Fahrtzeiten von der Wohnung meines Gastgebers zum Kunden) als weniger als 8 Stunden "Abwesenheit", so dass ich keinen Verpflegungsmehraufwand ansetzen darf, oder gelten dann die 24 Stunden des Tages als "Abwesenheit", weil ich ja nicht in Berlin logiere?

- Wenn ich an einem Tag mehrere Besprechungen mit Kunden und Kollegen zur Planung von Veranstaltungen, dazu zwei Stunden Unterricht sowie diverse Fahrten habe und insgesamt auf 9 Stunden "Abwesenheit" komme, würde dies dann einen Verpflegungsmehraufwand von 6 Euro rechtfertigen oder wiederum einen von 24, weil ich ja den ganzen Tag weg von Berlin bin?

- Wenn ich innerhalb von einigen Tagen mehrere Veranstaltungen und Gespräche mit Kollegen habe und dafür eine Wochenkarte des örtlichen ÖPNV kaufe, kann ich die dann komplett anrechnen, auch wenn sie nur an vier Tagen von mir genutzt wurde?

Ich hoffe, dass ich Sie nicht überlaste bzw. dass die Antworten ganz einfach sind...

Für Ihre Hilfe danke ich Ihnen.

Viele Grüße,

Michael Gommel.

Nein, Sie müssen nicht darauf achten, mit welchem Zahlungsmittel bezahlt wird. Sie brauchen den Nachweis des betrieblichen Anlasses der Reise und Belege für die entstandenen Reisekosten.
Freundliche Grüße
Robert Chromow

Wie wird das gehandhabt, wenn ich nicht selber diese Diestreise antrete, sondern meine auf 400,-€ Basis angestellte Mitarbeiterin?
Ich kann aus verschiedenen Gründen nicht weg und sie würde die reise übernehmen.Muss man da aufpassen mit welchem Zahlungsmittel bezahlt wird, oder ist das egal. Ich kann ihr ja schlecht meine Keditkarte von der Firma mitgeben.

Hallo rsoriawo,
das kommt darauf an, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind oder nicht: Wenn ja, trennen Sie bei den Reisekosten (wie bei allen anderen betrieblichen Ausgaben) den Umsatzsteueranteil vom eigentlichen betrieblichen Aufwand (Netto-Betrag). Bei umsatzsteuerlichen "Kleinunternehmern" laut §19 UStG
http://bundesrecht.juris.de/ustg_1980/__19.html
gehört der Umsatzsteueranteil mit zum betrieblichen Aufwand. In dem Fall buchen Sie den Bruttobetrag.
Gute Reise(n) wünscht
Robert Chromow

Vielen Dank für die Tipps.
Was mich noch interessiert ist: Als Selbständiger arbeitet man doch immer mit Netto Beträgen.
Sollman dann Hotelrechung und Bahnrechnung netto angeben?

nochmals: sehr gut!

sehr gut

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