DruckversionVerpflegungskosten, Reisekosten-Rechner
Verpflegungskosten
Als Verpflegungsaufwendungen bei Geschäftsreisen akzeptiert der Fiskus nur Pauschalen, den so genannten "Verpflegungsmehraufwand". Hintergrund: Auch als Privatmensch muss der Unternehmer schließlich essen und trinken. Insofern stellen anfallende Verzehr-Rechnungen keine Betriebsausgaben dar.
Vorsteuerabzug erlaubt
Sammeln sollten Sie diese Unterlagen aber trotzdem - und zwar vor allem dann, wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind: Den Vorsteueranteil Ihrer Restaurant-Quittungen können Sie nämlich - ebenso wie den der Übernachtungskosten - von Ihrer Umsatzsteuerschuld abziehen!
Davon abgesehen: Ganz gleich, ob Selbstständige unterwegs im "Vier Jahreszeiten" speisen, bei McDonald's einkehren oder sich von Aldi-Produkten ernähren, dürfen sie nur die folgenden spartanischen Pauschalen in Anrechnung bringen:
Verpflegungsmehraufwand
Etwas anders verhält es sich bei Reisen ins Ausland: Hier werden je nach Zielland Verpflegungsmehraufwendungen pro Person und Tag von bis zu 77 Euro (Island) anerkannt. Bei Auslandsreisen gibt es darüber hinaus auch Pauschalen für Übernachtungen. Eine Übersicht entnehmen Sie der Aufstellung des Bundesfinanzministeriums (PDF, 33 KB, Stand: 1/2010). Für Länder, die dort keine Erwähnung finden, gelten ersatzweise die Luxemburg-Pauschalen.
Nebenkosten
Nicht zu vergessen: "Kleinvieh macht auch (Steuer-)Mist." Auf Reisen greifen Sie zwangsläufig oft in die Tasche, denken Sie nur an:
Park- und Garagengebühren,
Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
Telefonate und Trinkgelder,
Teilnahmegebühren, Eintrittskarten und Kataloge von Messen, Konferenzen, Ausstellungen, Weiterbildungsmaßnahmen etc.
Nicht abzugsfähig sind hingegen Buß- und Verwarnungsgelder. Auch der vermeintliche Trick, Knöllchen mit Briefmarken zu bezahlen, ist rechtswidrig. Sie dürften Strafmandate, die Sie sich auf einer Dienstreise eingehandelt haben, auch dann nicht mit Porto bezahlen, wenn es sich dabei um ein amtliches Zahlungsmittel handeln würde (was nicht der Fall ist und zumindest in jüngerer Vergangenheit auch nicht war). Denn laut § 4 Abs. 5 Nr. 8 Einkommensteuergesetz dürfen "von einem Gericht oder einer Behörde [...] festgesetzte Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder" den Gewinn nicht mindern.
Hallo rsoriawo,
das kommt darauf an, ob Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind oder nicht: Wenn ja, trennen Sie bei den Reisekosten (wie bei allen anderen betrieblichen Ausgaben) den Umsatzsteueranteil vom eigentlichen betrieblichen Aufwand (Netto-Betrag). Bei umsatzsteuerlichen "Kleinunternehmern" laut §19 UStG
http://bundesrecht.juris.de/ustg_1980/__19.html
gehört der Umsatzsteueranteil mit zum betrieblichen Aufwand. In dem Fall buchen Sie den Bruttobetrag.
Gute Reise(n) wünscht
Robert Chromow
Wie wird das gehandhabt, wenn ich nicht selber diese Diestreise antrete, sondern meine auf 400,-€ Basis angestellte Mitarbeiterin?
Ich kann aus verschiedenen Gründen nicht weg und sie würde die reise übernehmen.Muss man da aufpassen mit welchem Zahlungsmittel bezahlt wird, oder ist das egal. Ich kann ihr ja schlecht meine Keditkarte von der Firma mitgeben.
Nein, Sie müssen nicht darauf achten, mit welchem Zahlungsmittel bezahlt wird. Sie brauchen den Nachweis des betrieblichen Anlasses der Reise und Belege für die entstandenen Reisekosten.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
Lieber Herr Chromow,
hier nun mit einem ganz anderen Anliegen (keine überlangen Namen...): seit kurzem bin ich als selbständiger Organisationsberater und ab-und-zu-Dozent an Akademien von meinem Home Office in Berlin aus des öfteren in Deutschland unterwegs auf Fahrten zu meinen Kunden oder in eine Tagungsstätte, wo ich ein Seminar, einen Workshop o.ä. veranstalte. Wenn ich es recht verstehe, sind dies alles Geschäftsreisen, für die ich Reisekosten als (nicht vollständig abziehbare) Betriebskosten gewinnmindernd geltend machen kann mit Pauschalen oder tatsächlichen Beträgen.
Ich fahre allerdings nicht immer direkt hin und wieder zurück, sondern verbringe den einen oder anderen Tag zB bei Bekannten, die in der Nähe des Kunden wohnen. Das sind natürlich private Anteile, die ich nicht geltend machen darf.
Konkret würde ich gerne wissen, wie ich solche kombinierten Fahrten aus vollkommen beruflicher Veranlassung - ohne Auftrag und Kunden würde ich ja überhaupt nicht fahren - und privaten Anteilen "berechne".
- Die reine Fahrtzeit, zB vom Office in Berlin in die Nähe von München, ist das eine "Abwesenheit", für die ich einen Verpflegungsmehraufwand ansetzen darf, selbst wenn die eigentliche berufliche Veranlassung (Seminar beim Kunden) erst am dritten Tag nach der Fahrt eintritt?
- Wenn ich an einem Tag sechs Stunden beim Kunden tätig bin, aber bei Freunden privat ohne weiteren Aufwand wohne, gelten dann die sechs Stunden (plus eventuelle kurze Fahrtzeiten von der Wohnung meines Gastgebers zum Kunden) als weniger als 8 Stunden "Abwesenheit", so dass ich keinen Verpflegungsmehraufwand ansetzen darf, oder gelten dann die 24 Stunden des Tages als "Abwesenheit", weil ich ja nicht in Berlin logiere?
- Wenn ich an einem Tag mehrere Besprechungen mit Kunden und Kollegen zur Planung von Veranstaltungen, dazu zwei Stunden Unterricht sowie diverse Fahrten habe und insgesamt auf 9 Stunden "Abwesenheit" komme, würde dies dann einen Verpflegungsmehraufwand von 6 Euro rechtfertigen oder wiederum einen von 24, weil ich ja den ganzen Tag weg von Berlin bin?
- Wenn ich innerhalb von einigen Tagen mehrere Veranstaltungen und Gespräche mit Kollegen habe und dafür eine Wochenkarte des örtlichen ÖPNV kaufe, kann ich die dann komplett anrechnen, auch wenn sie nur an vier Tagen von mir genutzt wurde?
Ich hoffe, dass ich Sie nicht überlaste bzw. dass die Antworten ganz einfach sind...
Für Ihre Hilfe danke ich Ihnen.
Viele Grüße,
Michael Gommel.
Hallo Herr Gommel,
bitte haben Sie Verständnis, dass eine Einzelfallberatung an dieser Stelle nicht möglich ist. Generell lässt sich sagen: Solange private Zwecke von untergeordneter Bedeutung sind, stellen die Ausgaben für die Geschäftsreise betrieblichen Aufwand dar. Zeitanteile und Kosten, die auf den privaten Anteil zurückzuführen sind, dürfen dabei allerdings nicht berücksichtigt werden.
Bitte beachten Sie: Die genaue Abgrenzung von privaten und betrieblich veranlassten Aufwendungen ist ein besonders heikles Kapitel bei der Gewinnermittlung und bevorzugtes Streitobjekt bei Betriebsprüfungen. Bitte klären Sie deshalb im konkreten Fall mit Ihrem Steuerberater, welche Abrechung vom zuständigen Finanzamt erfahrungsgemäß anerkannt wird.
Freundliche Grüße
Robert Chromow
Hallo Herr Chromow,
vielen Dank, das ist schon mal etwas... Leider ist alles so kompliziert, dass es eben doch ohne Experten nicht geht.
Viele Grüße,
Michael Gommel.