Schwierige Geschäftspost: Reklamieren, beschweren, erinnern, absagen, entschuldigen

Wie Sie schwierige Geschäftskorrespondenz professionell erledigen

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Stand: 18. September 2015

Schwierige Korrespondenz

Reklamationen, Entschuldigungen, Absagen – solche Korrespondenz ist oft nicht nur für den Empfänger unangenehm, sondern auch für den Verfasser. Unser Beitrag zeigt, wie Sie schwierige Korrespondenz professionell meistern. Mit Tipps und Beispielen.

Das Problem mit schwieriger Korrespondenz

Was macht diese Korrespondenz eigentlich so schwierig? Es geht dabei um ein Problem, das gelöst werden, eine unangenehme Nachricht, die übermittelt werden soll. Das erschwert es, die richtigen Worte zu finden. Auch die zwischenmenschliche Ebene mit ihren Unwägbarkeiten macht es nicht einfacher: Als Absender einer Reklamation oder einer Absage wissen Sie, dass der Empfänger darüber nicht erbaut sein wird. Hinzu kommt, dass Sie den Empfänger oft nicht kennen und an einen Unbekannten schreiben.

Wenn Sie allerdings Nachrichten dieser Art an jemanden schreiben, den Sie sehr gut kennen, ist es erst recht unangenehm, ihm etwas Negatives mitzuteilen. Schließlich kann Ihr Schreiben zu Verstimmungen und zu einer schlechteren Zusammenarbeit führen, oder der Empfänger reagiert anders, als Sie gedacht haben.

Drei Grundregeln für sensible Geschäftskorrespondenz

Wie gehen Sie also mit diesen Schwierigkeiten um? Sie lösen sie, wenn Sie die folgenden Grundregeln beherzigen:

Grundregel 1: Fingerspitzengefühl zeigen – höflich und korrekt bleiben, sich Zeit nehmen

Bleiben Sie taktvoll, gehen Sie mit Fingerspitzengefühl an die Sache heran und bewahren Sie die Etikette. Das heißt, formulieren Sie höflich und korrekt und schreiben Sie so, dass es Ihnen weder vor Dritten noch nach einigen Monaten peinlich sein muss. So vermeiden Sie Ärger und Unstimmigkeiten – und es erleichtert Ihnen den weiteren Kontakt mit dem Empfänger.

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Über die Autorin:

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Christiane Kauer beschäftigt sich den ganzen Tag mit Texten: Sie schreibt, korrigiert und lektoriert Texte und gibt auch Seminare dazu.

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