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Kaum jemand überbringt gerne schlechte Nachrichten. Wenn es sich aber schon nicht vermeiden lässt, sollten Sie es wenigstens richtig machen. Etwa, indem Sie zugleich eine Lösung des Problems präsentieren.
Kein Witz: Das Überbringen schlechter Nachrichten lässt sich erlernen. Dazu brauchen Sie weniger Empathie oder Gespür; gefragt sind eher Professionalität und gute Gesprächsführung.
Der Unglücksbote
Egal, ob Sie selbst Verursacher der schlechten Nachricht sind oder nur der Überbringer, Sie müssen (vorübergehend) Ihren Kopf dafür hinhalten. Nicht mehr so wörtlich wie im Mittelalter, wo die Unglücksboten angeblich getötet wurden, aber doch wenigstens emotional.
Projektverspätung eingestehen
Ihr Projekt läuft schleppend, Ihre Termine sind gefährdet und es klappt alles nicht so wie versprochen? Verschleppen Sie dieses Wissen nicht, denn erst die (zu) späte Nachricht macht es so brisant. Melden Sie sich so früh wie möglich beim Projektleiter oder Ihrem Auftraggeber, nur dann sind noch Korrekturen möglich.
Für den Empfänger der schlechten Nachricht sind Sie das erste Ziel, um seine Wut oder Enttäuschung oder Trauer loszuwerden. Wenn Sie wissen, was auf Sie zukommt, können Sie sich vorbereiten. Und damit sind Sie dem Empfänger einen großen Schritt voraus, denn für diesen kommt es typischerweise überraschend.
Vorbereitung
Gerade bei schwierigen Gesprächssituationen ist es besonders notwendig, gut vorbereitet zu sein. Überlegen Sie vorher, wie Ihr Gegenüber wahrscheinlich reagieren wird. Am besten versetzen Sie sich in seine Lage und prüfen, welche Fragen Sie selbst hätten.
Höhere Kosten erläutern
Wenn Sie als Architekt einem Bauherrn erklären müssen, dass die Schlussabrechnung höher als erwartet ausfallen wird, können Sie diese klassischen Fragen erwarten:
Wie viel höher? Nennen Sie möglichst schnell eine konkrete Summe, damit Sie beide wissen, über welche Zahlen Sie überhaupt diskutieren.
Warum überhaupt teurer? Sie sollten schlüssig erklären können, was jetzt anders ist als bei Ihrer ursprünglichen Kostenplanung. Beispielsweise, dass die Materialpreise unerwartet gestiegen sind (so war vor einigen Jahren mit Einführung der Energiespar-Verordnung Styropor knapp und also teuer geworden; Ende letzten Jahres stiegen Solarzellen wegen einer geänderten Förderung vorübergehend stark im Preis) oder neue Tarifabschlüsse auf dem Bau die Personalkosten erhöht haben.
Fakten bereithalten
Das Gespräch wird möglicherweise in angespannter Atmosphäre stattfinden. Daher sollten Sie es nicht zusätzlich belasten, indem Sie auf konkrete Rückfragen die Daten erst heraussuchen müssen.
