Als Unternehmen Beileid oder Glückwünsche aussprechen

Einfühlsam und seriös: So schaffen Sie den Spagat in der Geschäftskorrespondenz

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Stand: 31. Juli 2015

Freude und Leid als Geschäftspost: Allgemeine Tipps

Wenn ein Unternehmen Mitgefühl oder Glückwünsche aussprechen will, wird daraus oft ein Spagat zwischen formeller Ausdrucksweise und emotionaler Botschaft. Unser Beitrag hilft dabei: Er liefert zahlreiche Beispiele und Tipps für gelungen formulierte Glückwünsche, Grüße, Danksagungen und Einladungen, aber auch für den Ausdruck von Mitgefühl bei Krankheit oder Tod.

Eine Gratulation zum Firmenjubiläum, Genesungswünsche an den Geschäftspartner, ein Kondolenzschreiben an die Witwe eines Mitarbeiters – Freud und Leid gilt es auch im Geschäftsleben zu teilen. Die Herausforderung, die hier zu meistern ist: Freude oder Anteilnahme ausdrücken, aber trotzdem die Professionalität wahren.

Die Grundregel: Authentisch und am Anlass orientiert

Ob Sie gratulieren oder kondolieren: Wichtig ist, dass Sie ehrlich und authentisch bleiben und aufrichtig zum Empfänger sind. Verwenden Sie nicht einfach irgendwelche wohlmeinenden Phrasen und Worte, die vielleicht gar nicht ihre eigene Einstellung ausdrücken. Denken Sie an den Empfänger – was verbindet Sie mit ihm? Eine rein geschäftliche Beziehung? Freundschaft? Konkurrenz? Nehmen Sie dies als Ausgangspunkt für Ihr Schreiben, beherzigen Sie die folgenden Grundregeln und schon fällt Ihnen das Formulieren leichter. Einige Grundregeln:

  • Nennen Sie den konkreten Anlass, aus dem Sie schreiben.

  • Zeigen Sie Fingerspitzengefühl, formulieren Sie wertschätzend und persönlich.

  • Verwenden Sie keine Plattitüden, Phrasen oder Floskeln.

  • Formulieren Sie – der Art der Beziehung und dem Anlass angemessen – so persönlich wie möglich, heben Sie den Betroffenen und seine guten Seiten hervor.

  • Schreiben Sie in einem dem Anlass angemessenen Ton. Der darf persönlicher sein als bei rein geschäftlichen Angelegenheiten.

  • Runden Sie Ihr Schreiben mit guten Wünschen ab.

Papier, E-Mail, andere Kanäle – was eignet sich wann?

Welchen Kanal Sie für Ihr Bekunden von Freud oder Leid wählen, sollte gut überlegt sein. Ein Geburtstagsgruß über WhatsApp ist kein Problem – wenn es kein runder Geburtstag ist und der Empfänger ein reger WhatsApp-Nutzer ist. Bei einem Jubiläum sollte es aber schon eine Karte oder ein Brief sein.

Das Medium, das Sie wählen, zeigt Ihre Wertschätzung dem Empfänger gegenüber. Auch die Gestaltung prägt die Erwartungen des Empfängers: Eine E-Mail mit nichtssagendem Betreff lockt nicht, sie gleich zu lesen. Ein gefütterter Umschlag mit ausgewählter Briefmarke hingegen macht neugierig und wird sicher gleich geöffnet.

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Über die Autorin:

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Christiane Kauer beschäftigt sich den ganzen Tag mit Texten: Sie schreibt, korrigiert und lektoriert Texte und gibt auch Seminare dazu.

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