Schriftlichkeit (Teil A und S von ASPEKTE)

• Planung heißt Schriftlichkeit. Alles, wirklich alles ist ab sofort schriftlich festzuhalten. Ihr Vorteil: kurze Gedanken, Ideen, Einfälle, ein Anruf, der zu erledigen ist, gehen nicht mehr unter. Gerade die kleinen und wirksamen Einfälle sind meist genauso schnell vergessen, wie sie erschienen sind, wenn sie nicht festgehalten werden. Was schriftlich notiert ist, ist aus dem Kopf weg und der wieder frei für Neues. Sie haben sozusagen wieder Platz zum Denken.

• Lösen Sie sich von den kleinen Notizzetteln, die man vielfach auf Schreibtischen, am Bildschirm, am Kühlschrank, dem Küchentisch und anderen Plätzen findet. Diese Zettel haben die unangenehme Eigenschaft, genau dann zu verschwinden, wenn man sie benötigt. Notizzettel als Memo auf einem Vorgang sind weiterhin erlaubt. Auch erlaubt ist, wenn Sie ein Memo auf eine Seite Ihres nachfolgend beschriebenen Notizbuch kleben, um sie hervorzuheben. Lassen Sie bitte alle übrigen Notizzettel verschwinden.

• Besorgen Sie sich ein Notizbuch, Ringbuch, gebundene Kladde o. ä. Wichtig ist nur, dass Ihr neues Notizbuch nicht aus losen Blättern besteht. Damit Sie Ihr Hilfsmittel auch wirklich anwenden, achten Sie auf die Optik und Handhabbarkeit. Sind Ihnen DIN A5-Größen oder DIN A4-Größen, karierte, linierte oder unlinierte Seiten am liebsten? Sollen die Seiten ggfs. herausgetrennt werden können, um sie einem Vorgang zuzusortieren? Berücksichtigen Sie diese Punkte bei der Auswahl.

• Im Laufe des Tages fallen Ihnen sicherlich nicht nur berufliche Aufgaben, sondern auch private Dinge ein. Halten Sie auch diese schriftlich in ihrem Notizbuch fest. Eine Trennung der Auflistung zwischen Privat/Beruf ist zu diesem Zeitpunkt noch nicht notwendig. Dies erfolgt, wenn Sie abends Ihre Aufgaben auflösen und für den/die nächsten Tag/e einteilen. Ist Ihnen die sofortige Trennung lieber, legen Sie sich ein privates Notizbuch an.

• Haben Sie eine Seite bearbeitet und/oder Aufgaben bestimmten Tagen zugeordnet, so vernichten Sie diese Seite. Befindet sich hier eine Notiz, die Sie aufgrund von Nachprüfbarkeit oder aus Gründen des Nachweises nicht vernichten wollen, so übertragen Sie diese auf ein neues Blatt und ordnen Sie es dem Vorgang zu, den es betrifft.

• Kommen wir gleich zu den To-Do-Listen. Im Unterschied zu Ihrem Notizbuch, das die täglichen Ideen auffängt, stehen hier Ihre Aufgaben.

Gestaltung von To-Do-Listen

Eine To-Do-Liste enthält die Aufgaben für den aktuellen Tag. Alle anderen Aufgaben, die einen späteren Erledigungstermin haben oder gar keinen, stehen nicht auf der Tages-To-Do-Liste. Die terminierten Aufgaben vermerken Sie am besten als Termin im Kalender oder der Wiedervorlage. Für langfristige Projekte ist eine Masterliste sinnvoll.

Die To-Do-Liste ist immer nach Prioritäten sortiert. Die wichtigsten stehen an erster Stelle, die unwichtigsten an letzter. Die To-Do-Liste wird täglich, als Feierabendritual, aktualisiert. Führen Sie Ihre komplette Aufgabenliste in Outlook oder Lotus Notes. Sie können Termine, Priorisierung, Kategorien vergeben. Und: Sie können sich für jeden Tag die entsprechende Liste ausdrucken. Kommen dann noch ein paar Aufgaben dazu, notieren Sie diese einfach handschriftlich auf Ihrer To-Do-Liste. Outlook bietet eine ganze Reihe von Möglichkeiten zur Gestaltung und Darstellung der Aufgabenlisten. Es lohnt sich in diesem Fall, ein wenig tiefer einzusteigen.

Listen Sie in Outlook alle Aufgaben, auch die langfristigen, und die Projekte auf. Die Filterfunktion in 'aktuelle Ansicht ändern' ermöglicht Ihnen die Selektion z.B. nach Kategorien und den entsprechenden Ausdruck.

Die ausgedruckte Liste können Sie nach Ihren Wünschen gestalten. Zusätzliche Markierung wichtiger Aufgaben durch Symbole oder per Textmarker. Gerade für rechtsdominante Gehirntypen eine Möglichkeit, sich besser zu orientieren. Linksdominante Gehirntypen kommen wahrscheinlich auf Anhieb mit der gedruckten, unbearbeiteten Version zurecht. Außerdem haben Sie mit einer Papierliste, ob manuell erstellt oder gedruckt, das befriedigende Gefühl, einen Haken hinter eine Aufgabe zu machen, wenn sie erledigt ist. Oder natürlich einfach streichen.

Möchten Sie Software aber nicht Outlook nutzen, können Sie auch auf Excel oder Word zurückgreifen. Sie können sich hier individuelle Listen erstellen. Für den schnellen Zugriff legen Sie die Datei auf den Desktop.

Selbstverständlich kann die To-Do-Liste auch ganz konventionell per Hand erstellt werden. Für diejenigen, die sich optisch orientieren, kann eine manuelle Liste hilfreich sein. Vielleicht erinnern Sie sich an die eine Aufgabe ganz genau, weil sie mit einem blauen, statt dem üblichen schwarzen Stift notiert wurde? Oder haben Sie sich verschrieben und erinnern sich an die Korrektur und damit an die Wichtigkeit der Aufgabe?

Beobachten Sie Ihre Gewohnheiten. Fällt es Ihnen leichter, sich an Handschrift zu erinnern, weil Ihnen Gedrucktes zu "glatt" ist? Dann sollten Sie die manuelle Form beibehalten. Ist es Ihnen möglich, durch Nacharbeit der gedruckten Liste mit Textmarker o.ä. diese "mit Leben" zu füllen, wählen Sie einfach diese Variante. Oder ist Ihnen der einfache Ausdruck am liebsten? Dann greifen zu dieser Möglichkeit. Und wenn Sie gar keinen Ausdruck benötigen und lieber am Bildschirm Ihre Aufgaben prüfen? Dann ist das vorher gesagte natürlich hinfällig und Sie wählen die papierlose Form.

Am Ende des Tages, überarbeiten Sie Ihre To-Do-Liste und Ihre Notizen und planen den nächsten Tag. Haben Sie die Aufgaben vom Wichtigen zum Unwichtigem auf Ihrer Tagesliste notiert, konnten Sie sicher die wichtigen Aufgaben bearbeiten. Es bleibt, wenn überhaupt, nur noch ein Rest mit weniger wichtigen Aufgaben übrig. Für diese suchen Sie sich einen neuen Termin. Dieser muss nicht gleich am nächsten Tag sein. Einiges haben Sie für diesen Tag ja bereits eingeplant. Nehmen Sie den nächstmöglichen, passenden freien Zeitraum, den Sie für diese Aufgaben planen möchten. Dazu sind einige neue Aufgaben gekommen, für die Sie auch einen Erledigungstermin planen. Sobald Sie alles übertragen haben, können Sie die heutige Liste vernichten.